Zoals besloten in afgelopen ALV bijeenkomsten staan 2025 en 2026 in het teken van de implementatie van een nieuw klantregistratie- systeem voedselbanken. Via deze nieuwsflits delen wij hier graag meer informatie over.
Waarom een nieuw klantregistratie- systeem?
In Nederland leven nog steeds te veel mensen onder de armoedegrens. Wij helpen als Voedselbanken degenen die het financieel echt even niet redden door ze tijdelijk te voorzien van voedselhulp. Zo zorgen we er samen voor dat armoede wordt bestreden, voedseloverschotten verdwijnen en het milieu minder wordt belast. Om dit proces zo goed mogelijk te laten verlopen, maken we gebruik van een klantregistratiesysteem. Al 18 jaar maken wij hiervoor gebruik van Voedselbank.nu in ons klantregistratieproces. Hoewel dit platform onze proces sen goed ondersteunt, ondervinden we nu technische en functionele grenzen die ons belemmeren om het verder te ontwikkelen. Om deze reden hebben we besloten om, in goed overleg met de huidige provider, Voedselbank.nu te vervangen. Met het nieuwe systeem beogen we niet langer de intake centraal stellen, maar de klant. Deze verandering is cruciaal om onze dienstverlening te verbeteren en zo nóg beter aan te sluiten bij de behoeften van onze klanten. Over het nieuwe Klantregistratiesysteem Graag willen wij deze overgang voor jullie zo soepel mogelijk laten verlopen. Daarom behouden we, waar mogelijk, de bestaande processen in hun huidige vorm zodat het systeem herkenbaar blijft en jullie dagelijkse werkzaamheden gemakkelijk kunnen voortzetten.
Bovendien profiteren we met het nieuwe systeem van de volgende voordelen:
- Gebruiksvriendelijkheid Het nieuwe systeem biedt meer flexibiliteit in inrichting en gebruiksvriendelijkheid, waarbij wij meer eigen regie hebben.
- Beveiliging Het nieuwe systeem voldoet aan hoge standaarden voor databeveiliging, zodat verbeterde beveiliging van klantinformatie verzekerd wordt
- Data beschikbaarheid Het nieuwe systeem resulteert in meer data, in lijn met de AVG. Hierdoor kunnen we kunnen straks beter rapporteren en analyseren, wat ons helpt bij het nemen van beslissingen.
- Externe verantwoording Het nieuwe systeem stelt ons in staat om betere verantwoording af te leggen aan externe partijen, aangezien we transparanter kunnen rapporteren naar externe partijen zoals donateurs en de Belastingdienst.
Hoe gaan we dit bereiken?
De implementatie vindt niet gelijktijdig bij alle voedsel banken plaats. We starten met een pilotfase waarbij vijf voedselbanken deelnemen, dit zijn: Amersfoort, Groningen, Waalwijk, Rotterdam en Amsterdam. Met deze diverse voedselbanken hebben we een representatieve afspiegeling van de verscheidenheid in het land aan boord. De pilotfase loopt naar verwachting tot eind augustus. Na afronding en evaluatie daarvan, starten we met de uitrol van het nieuwe systeem van de overige voedselbanken. Uiteraard infomeren we je tijdig over wanneer jullie aan de beurt zijn en wat dit zo betekent.
Tijdens de pilotfase, en straks ook tijdens de verdere uitrol, vindt de besluitvorming plaats in nauwe samen werking met de betrokken voedselbank. We zullen jullie op de hoogte houden van de voortgang door middel van verschillende communicatiekanalen, zoals de Meedeler-Nieuwsfits en Voedingsbodem. Daarnaast wordt het gebruikersoverleg opnieuw opgestart met kerngebruikers vanuit elke regio om belangrijke informatie te delen en – nog belangrijker – informatie vanuit jullie op te halen. Ook worden de over leggen van de bestaande kerngroep voortgezet. In ons volgend bericht geven we meer informatie over de gehele projectorganisatie.
Deze implementatie wordt uitgevoerd samen met ons team van vrijwilligers, Xperity en Bartosz, ondersteund door onze partners Deloitte en PwC, die ons voorzien van hun expertise en ervaring. Hun ondersteuning richt zich niet alleen op de ontwikkeling van het nieuwe systeem, maar ook op de begeleiding van de vrijwilligers bij de lokale voedselbanken. Op deze manier zorgen we ervoor dat iedereen zich straks comfortabel voelt in het gebruik van het nieuwe systeem.
Conclusie: Samen naar de toekomst
Met de implementatie van het nieuwe systeem versterken we de Voedselbank en zorgen we ervoor dat we onze klanten en vrijwilligers nog beter kunnen ondersteunen. Samen met jullie, onze vrijwilligers en partners, zetten we deze belangrijke stap naar een klantvriendelijke en toekomstbestendige organisatie!
