Inleiding #

Deze toelichting is geschreven om de penningmeesters en financieel- en administratieve krachten van de voedselbanken te ondersteunen bij het opstellen van de jaarrekening van de eigen voedselbank en/of RDC. Een jaarrekening bestaat uit drie onderdelen: een Balans, een Staat van baten en lasten en een Toelichting daarop. In een jaarrekening worden ook altijd de cijfers van het voorgaande jaar opgenomen en de begroting van het jaar waarover de jaarrekening wordt gemaakt. De jaarrekening geeft inzicht in de openingsbalans per 1 januari, vaak weergegeven als de eindejaar balans van het vorige jaar, en de eindejaar balans van het jaar waarover de jaarrekening wordt gemaakt. Daartussen zit dan het totaal van inkomsten en uitgaven die tot een resultaat leiden. De Staat van baten en lasten moet goed aansluiten op de administratie, waarin je bewijzen van inkomsten en uitgaven bewaart (denk aan facturen, bankafschriften en losse bonnetjes). Door het opstellen van de Staat van baten en lasten krijg je meer inzicht in hoe de voedselbank financieel gepresteerd heeft. Wat zijn de belangrijkste bronnen van inkomsten en welke kosten zijn het afgelopen jaar gemaakt?

De Balans #

De balans is altijd een momentopname. Het is gebruikelijk, en voor bedrijven en fondsenwervende ANBI instellingen zelfs verplicht, om aan het einde van elk kalenderjaar zo’n momentopname te
maken. Daarom kiezen we er voor om per 1 januari en 31 december van elk kalenderjaar deze momentopname te maken. In vakjargon noemen we dat ook wel dat het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar. De balans is per definitie in evenwicht. Aan de linkerzijde staan de activa, het bezit. Aan de rechterzijde de passiva, de schulden, voorzieningen en reserves. Hierna zal nader worden ingegaan op de indeling van de balans en hoe veel voorkomende zaken bij voedselbanken worden onderscheiden en zichtbaar gemaakt in de balans.

Activa #

Bij de activa worden twee hoofdgroepen onderscheiden, vaste en vlottende activa:
– Vaste activa, zijn bezittingen van de voedselbank die voor langere tijd (meer dan 1 jaar) dienstbaar zijn aan de voedselbank. Te denken valt aan vrachtauto’s, busjes, koelcellen en (kantoor) inventaris. Deze worden meestal in de volgende subhoofdgroepen onderverdeeld: machines, transportmiddelen en inventaris.
– Vlottende activa zijn alle bezittingen van de voedselbank die korter dan 1 jaar dienstbaar zijn aan de voedselbank. Te denken valt aan het geld op de bankrekening, voorraden -niet zijnde voedsel- en debiteuren (partijen van wie nog geld moet worden ontvangen). Je kunt activa als donatie ontvangen hebben; denk aan een koelcel die geschonken werd. Daarbij is niet altijd duidelijk wat de aanschafwaarde (wat er voor betaald is) is geweest. Je zult hierbij een inschatting of navraag van de waarde moeten doen, om de afschrijving op de juiste manier te registeren (de uitleg hiervan staat verder in het document beschreven). Wanneer deze effecten van de donatie niet met voldoende betrouwbaarheid zijn in te schatten worden ze uitgedrukt als ‘pro memorie’ (pm), wat betekent ‘om niet te vergeten’. Er kan dan later, eventueel met behulp van vaststelling door een accountant, alsnog een juiste waarde worden gegeven. Indien je hiermee te maken hebt, kun je de activa omschrijven op de balans en bij het bedrag ‘pm’ noteren.

Afschrijvingskosten van (vaste) activa #

Vaste activa (zoals gebouwen, verbouwing, inventaris, machines en transportmiddelen) gaan in de regel vele jaren mee, maar dalen wel ieder jaar in waarde. Die waardedaling wordt gezien als (afschrijvings-)kosten en deze kosten moet je verantwoorden in de ‘Staat van baten en lasten’. De resterende waarde van activa blijft op de balans (dat noemen we de boekwaarde), totdat ze geen waarde meer hebben. De afschrijvingstermijnen verschillen per activa. Voor de voedselbanken hanteren en adviseren we de volgende goedgekeurde accountantsrichtlijnen:
Zie document)

Passiva #

De passiva zijn te onderscheiden in de volgende subgroepen: het eigen vermogen, het vreemde vermogen (schulden) en voorzieningen. Het eigen vermogen wordt gevormd uit de resultaten die de
voedselbank in voorgaande jaren heeft gehad. Een positief resultaat wordt aan het eigen vermogen toegevoegd, een negatief resultaat wordt aan het eigen vermogen onttrokken.
– Eigen vermogen: de activa van de voedselbank na aftrek van de schulden en voorzieningen

– Schulden: geld dat de voedselbank nog moet betalen voor ontvangen leningen, diensten en/of
goederen.

Staat van baten en lasten #

Uitgangspunten

• Het belangrijkste uitgangspunt dat voor de voedselbank wordt gehanteerd, is dat de goederen en diensten die “om niet” (gratis) worden verstrekt, buiten de Staat van baten en lasten worden gehouden. Dit betekent dat we het gekregen en uitgegeven voedsel volledig buiten de financiële administratie laten. Wel is het aan te bevelen om de kengetallen van deze voedselstromen in de toelichting op te nemen.

• Het is essentieel dat de splitsing tussen de fysieke goederenstroom en de geldstroom, die nodig is om het werk te kunnen doen, heel strikt is. We noteren daarom uitsluitend de lasten (kosten/uitgaven) die de voedselbank maakt om het werk te kunnen doen en daartegenover uitsluitend de baten (opbrengsten/inkomsten) die de voedselbank krijgt om die lasten te betalen).

• Er kunnen naast de fysieke goederenstroom ook giften in natura binnenkomen (anders dan voedsel). Denk bijvoorbeeld aan het ter beschikking stellen van een loods of kantoorruimte. Dit verantwoorden we niet als ‘baten’, maar nemen het in de toelichting mee als ‘niet uit Staat van baten en lasten blijkende baten’.

Baten #

Bij alle baten nemen we de brutobedragen op. Aan de lastenzijde noteren we alle kosten die zijn gemaakt om die baten te kunnen realiseren.
We onderscheiden een aantal categorieën voor de baten:
– Baten uit eigen fondsenwerving
o Acties en werkzaamheden die jullie als voedselbank hebben uitgevoerd
– Baten uit gezamenlijke acties
o Acties en activiteiten die onder leiding van Voedselbanken Nederland zijn geïnitieerd.
– Baten uit acties derden
o Onder baten uit acties van derden horen thuis de giften van (lokale) weldoeners die het gevolg zijn van door hen georganiseerde acties. Een voorbeeld daarvan is een kerk die uit eigen beweging een fancy fair organiseert om geld in te zamelen voor de voedselbank.
– Financiële baten
o Hierbij moet je voornamelijk denken aan renteopbrengsten van betaal- en spaarrekeningen.

Lasten #

Bij de lasten nemen we de brutobedragen op die betaald zijn en aan de batenzijde de donaties die bij deze lasten zijn verkregen. Ook hier zijn er een aantal categorieën gedefinieerd waarin we de kosten plaatsen:
– Fondsenwerving
– Beheer en administratie
– Besteed aan doelstellingen met bijbehorende subcategorieën

o Communicatie
o Transport
o Vrijwilligers
o Huisvesting
o Exploitatie
o Aanschaf voedsel

Toelichting #

Cijfers alleen vertellen maar een klein deel van het verhaal. Naast de cijfers is het ook gebruikelijk om een goede toelichting op te nemen waarin de cijfers (en de afwijkingen) worden beschreven. Voor de verantwoording naar derden, adviseren we jullie in de toelichting op de jaarstukken nadrukkelijk de door jullie gehanteerde afschrijvingstermijn te vermelden. Mocht je uitgaven hebben gedaan voor de verwerving van andere zaken (zoals een adressenbestand, de bouw van een website, of andere niet vaste activa) en je wilt deze activeren, dan ook deze in de balans opnemen. Twijfel je over de juiste afschrijvingstermijn die moete worden gehanteerd, bel of mail dan even met het VBServicecentrum in Houten.