DE NVP SOLLICITATIECODE

DÉ GEDRAGSCODE VOOR WERVING & SELECTIE

De NVP Sollicitatiecode (hierna te noemen: ‘de
code’) is een gedragscode en bevat basisregels die
organisaties en sollicitanten, naar het oordeel van
NVP, Netwerk voor HR-Professionals, in acht behoren
te nemen bij de werving en selectie ter vervulling
van vacatures. Het doel van de code is een norm te
bieden voor een transparante en eerlijke werving en
selectieprocedure.
Een organisatie kan de (toepassing van de) code aan haar
eigen specifieke situatie aanpassen, zo daartoe aanleiding
bestaat. NVP zal de praktijk van werving en selectie door
organisaties volgen en hun invloed aanwenden om deze
op peil te brengen en te houden. De code is opgesteld in
overleg met de Stichting van de Arbeid.
1. Uitgangspunten
1.1 De code is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:
• een eerlijke kans op aanstelling voor de sollicitant, dat
betekent gelijke kansen bij gelijke geschiktheid en de
organisatie bepaalt haar keuze op basis van geschiktheid
voor de functie;
• de sollicitant wordt volledig geïnformeerd over de
procedure, de inhoud van de vacante functie en de plaats
daarvan in de organisatie;
• de organisatie vraagt én gebruikt alleen die informatie die
relevant is voor de beoordeling van de geschiktheid voor de
functie;
• de sollicitant verschaft aan de organisatie de informatie
die deze nodig heeft om een juist beeld te krijgen van
de geschiktheid voor de vacante functie en van de
vakbekwaamheid (opleiding, kennis en ervaring); de
sollicitant houdt geen informatie achter waarvan de
sollicitant weet of behoort te begrijpen dat deze van
belang is voor de vervulling van de vacante functie; van de
sollicitant wordt geen salarisstrook van de huidige of vorige
werkgever verlangd;
• de organisatie verstrekt de sollicitant naar waarheid alle
informatie die deze nodig heeft om zich een zo volledig
mogelijk beeld te vormen van de vacature, het werken in
Nederland en van de organisatie;
• alle van de sollicitant verkregen informatie wordt
vertrouwelijk en zorgvuldig behandeld en in alle gevallen
wordt de privacy van de sollicitant overeenkomstig de
wettelijke bepalingen gerespecteerd;
• de sollicitant en de organisatie zijn zich ervan bewust
dat beschikbare informatie van openbare bronnen, zoals
internet en informatie via derden verkregen, niet altijd
betrouwbaar is. De verkregen informatie zal met vermelding
van de bron met de sollicitant worden besproken en de
organisatie is transparant over de verkregen informatie;
• op een door de sollicitant schriftelijk bij de organisatie
ingediende klacht over de wijze van werving en selectie in
strijd met de code wordt door de betrokken organisatie
schriftelijk gereageerd.
1.2 De code is van toepassing op een procedure om een
vacature binnen een organisatie te vervullen en waarvoor
de werving en selectie van kandidaten plaatsvindt.
1.3 De code sluit aan bij bestaande Europese wet- en
regelgeving.
2. Werving
2.1 Indien de komt, maakt waarin de vermeld. taken, verantwoordelijkheden plaats in arbeidsomvang 2.2 Functie-vakbekwaamheid gedrag en van persoonlijke vermeden behandelingswetgeving. kunnen de goede toelaatbaar 2.3 Een wervingsprofiel kenmerken en de termijn de door de opleiding, indien van middelen assessment), overeenstemming of een verplicht 2.4 De organisatie over de sollicitatieprocedure. organisatie dit aan de kan wegens procedure 2.5 Externe bemiddelingsbureaus gegevens dienen bij bemiddelingsdoeleinden kennis te leven.

2. Werving
2.1 Indien de organisatie besluit dat er een vacature is of
komt, maakt zij voor de functie een wervingsprofiel
waarin de relevante kenmerken van de functie worden
vermeld. Daartoe behoren in elk geval: functie-eisen,
taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden,
plaats in de organisatie, aard van het dienstverband,
arbeidsomvang en standplaats.
2.2 Functie-eisen kunnen betrekking hebben op
vakbekwaamheid (opleiding, kennis en ervaring),
gedrag en persoonlijke kwaliteiten. Eisen ten aanzien
van persoonlijke kenmerken dienen te worden
vermeden omdat deze mogelijk in strijd zijn met gelijke
behandelingswetgeving. In uitzonderlijke gevallen
kunnen persoonlijke kenmerken noodzakelijk zijn voor
de goede vervulling van de functie, mits dat wettelijk
toelaatbaar is.
2.3 Een wervingsprofiel vermeldt, naast de relevante
kenmerken van de vacature, de wijze van solliciteren
en de termijn waarbinnen moet worden gesolliciteerd,
de door de sollicitant te verschaffen informatie (zoals
opleiding, diploma’s, arbeidsverleden en ervaring) en
indien van toepassing: aanvullende selectieprocedures/-
middelen (zoals psychologisch onderzoek en/of
assessment), een aanstellingskeuring, voor zover in
overeenstemming met de Wet Medische Keuringen, en/
of een verplicht antecedentenonderzoek.
2.4 De organisatie verschaft de sollicitant duidelijkheid
over de sollicitatieprocedure. Dit betekent dat indien de
organisatie afwijkt van de eenmaal gekozen procedure, zij
dit aan de sollicitant meedeelt en toelicht. De sollicitant
kan wegens gegronde redenen om een afwijking van de
procedure verzoeken.
2.5 Externe bemiddelingsbureaus en organisaties die
gegevens van vacaturesites en/of internet halen,
dienen bij het gebruik hiervan in databases of voor
bemiddelingsdoeleinden de betrokkene(n) hiervan in
kennis te stellen en daarbij de wettelijke bepalingen na te
leven.
2.6 Het stellen van een leeftijdsgrens of het voeren van een
voorkeursbeleid ten behoeve van bepaalde groepen
mag alleen indien dit wettelijk is toegestaan. Indien dit
het geval in de vacature voetnoot).
3. Selectie
3.1 De organisatie maar uiterlijk • of de • of de • of de de termijn Indien of indien de organisatie vermelding sollicitatieprocedure 3.2 Indien video zetten, gewaarborgd andere sollicitaties van de verzoeken.
3.3 De organisatie allen tijde legitimatiebewijs.
3.4 Indien van data assessment, dienen organisatie dienen duidelijk vertrouwelijkheid vragen sollicitant wanneer 3.5 Indien kosten procedure,

3. Selectie
3.1 De organisatie bericht de sollicitant zo spoedig mogelijk,
maar uiterlijk binnen twee weken na de sluitingsdatum:
• of de sollicitant wordt afgewezen;
• of de sollicitant wordt uitgenodigd;
• of de sollicitatie wordt aangehouden onder vermelding van
de termijn waarbinnen nader bericht volgt.
Indien de sollicitant voor een gesprek wordt uitgenodigd
of indien de sollicitatie wordt aangehouden, stuurt
de organisatie hiervan bericht aan de sollicitant met
vermelding van de binnen de organisatie geldende
sollicitatieprocedure en de verwachte duur daarvan.
3.2 Indien een organisatie ervoor kiest het gebruik van internet,
video sollicitaties of een ander selectie-middel in te
zetten, zal de zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid daarbij
gewaarborgd blijven. In het geval een confrontatie met
andere sollicitanten daarbij plaatsvindt of gebruik van video
sollicitaties wordt gemaakt, mag de sollicitant in het kader
van de vertrouwelijkheid om afwijking van de procedure
verzoeken.
3.3 De organisatie kan tijdens de procedure de sollicitant te
allen tijde verzoeken zich te legitimeren met een geldig
legitimatiebewijs.
3.4 Indien de organisatie bij een voorselectie gebruik maakt
van data recruitment, zoals bijvoorbeeld een digitaal
assessment, Artificiële Intelligentie (A.I.) of algoritmes,
dienen deze gevalideerd en transparant te zijn. Bij de
organisatie die gebruik maakt van A.I en algoritmes
dienen de mogelijke risico’s en tekortkomingen daarvan
duidelijk te zijn. Te allen tijde dient de zorgvuldigheid en
vertrouwelijkheid te worden gewaarborgd en mogen geen
vragen gesteld worden met betrekking tot gezondheid. De
sollicitant ontvangt na deelname een gemotiveerde uitslag,
wanneer de sollicitant daarom verzoekt.
3.5 Indien een organisatie bereid is de in redelijkheid gemaakte
kosten van de sollicitant te vergoeden, in het kader van de
procedure, maakt de organisatie dit vooraf bekend.
4. Nader onderzoek
4.1 De organisatie informatie bewust en/of relevant De verkregen relevant, uitdrukkelijke wordt in Indien een indien nader aan de sollicitant tenzij deze nadere regelgeving 4.2 Het, in de van een verwachtingen aansluiting vaststellen, belang is arbeid met 4.3 Een psychologisch plaatsvinden van een de beroepscode van Psychologen voorafgaande om de resultaten opdrachtgever 4.4 Een medisch kan slechts de bedrijfsarts, bijzondere geschiktheid nadat alle hebben
melding gemaakt

4. Nader onderzoek
4.1 De organisatie die via internet en/of sociale media
informatie over de sollicitant verkrijgt, is zich ervan
bewust dat deze informatie niet altijd juist, accuraat
en/of relevant is.
De verkregen openbare informatie zal, indien
relevant, met de sollicitant worden besproken, met
uitdrukkelijke vermelding van de bron. De sollicitant
wordt in de gelegenheid gesteld hierop te reageren.
Indien een referentie wordt opgevraagd bij derden of
indien nader onderzoek noodzakelijk is, wordt daartoe
aan de sollicitant vooraf om toestemming gevraagd,
tenzij deze toestemming op grond van de wet of
nadere regelgeving niet vereist is.
4.2 Het, in de eindfase van het selectieproces, toepassen
van een meeloopdagdeel om zo wederzijds de
verwachtingen met betrekking tot de functie en
aansluiting van de sollicitant daarop te kunnen
vaststellen, is toegestaan mits daarbij een wederzijds
belang is en dit redelijkerwijs niet leidt tot verkapte
arbeid met loonwaarde.
4.3 Een psychologisch onderzoek of assessment kan
plaatsvinden door of onder verantwoordelijkheid
van een psycholoog met inachtneming van
de beroepscode van het Nederlands Instituut
van Psychologen (NIP). De psycholoog heeft
voorafgaande toestemming nodig van de sollicitant
om de resultaten van het onderzoek aan de
opdrachtgever te kunnen verstrekken.
4.4 Een medisch onderzoek in verband met de aanstelling
kan slechts plaatsvinden indien er, op advies van
de bedrijfsarts, aan de vervulling van de functie
bijzondere eisen op het punt van de medische
geschiktheid moeten worden gesteld en uitsluitend
nadat alle overige beoordelingen van geschiktheid
hebben plaatsgevonden aan het einde van de
selectieprocedure. een dergelijk voetnoot).
5. Eindselectie 5.1 Indien sollicitatieprocedure, aanmerking ontvangt schriftelijk motivatie sollicitatie 5.2 5.3 6. Klachtenbehandeling
6.1 De menen van ontvangt gemotiveerde selectieprocedure. Het onderzoek wordt verricht door
een keurend arts, met inachtneming van de voor een
dergelijk onderzoek geldende wettelijke regels (II –
voetnoot).
5. Eindselectie en beslissing
5.1 Indien de organisatie, in enige fase van de
sollicitatieprocedure, besluit dat een sollicitant niet in
aanmerking komt voor de vervulling van de vacature,
ontvangt deze binnen twee weken na dit besluit
schriftelijk en gemotiveerd bericht. De inhoud van die
motivatie kan afhankelijk zijn van de fase waarin de
sollicitatie zich bevindt.
5.2 De sollicitatieprocedure wordt als afgerond
beschouwd indien de vacature is vervuld of de
organisatie heeft besloten dat de vacature vervalt.
Allen die op dat moment nog deelnemen aan de
procedure, ontvangen hierover binnen twee weken
bericht.
5.3 Voor zover van toepassing worden gegevens
afkomstig van een sollicitant binnen vier weken
na de afwijzing teruggezonden of vernietigd, tenzij
expliciet anders met de sollicitant is overeengekomen.
Indien anders is overeengekomen, dient de
sollicitant tijdig na de periode van een jaar te worden
benaderd voor het verlengen van de expliciete
toestemming en het actualiseren van die gegevens.
Externe bemiddelingsbureaus kunnen de sollicitant
toestemming vragen de sollicitatiegegevens
gedurende de bemiddelingsperiode te bewaren. Nadat
de bemiddelingsperiode is beëindigd, door het vinden
van een baan of op verzoek van de sollicitant, dienen
deze gegevens te worden vernietigd.
6. Klachtenbehandeling
6.1 De organisatie behandelt klachten van sollicitanten die
menen dat de organisatie in strijd met de bepalingen
van deze code heeft gehandeld. De sollicitant
ontvangt uiterlijk binnen een maand een schriftelijke,
gemotiveerde reactie van de organisatie.
6.2 De organisatie ondernemingsraad personeelsvertegenwoordiging, aard en klachten, van de Sollicitatiecode 6.3 Een sollicitant over de tot de betrokken een onbevredigende zich met de Klachteninstantie Klachteninstantie vervolgens bepalingen De Klachteninstantie de organisatie gelegenheid de klager de Klachteninstantie toegezonden betrokken 6.4 De Klachteninstantie oordeel de organisatie, werving- de Sollicitatiecode Arbeid op over het van de ingediende 6.5 Klachten – voetnoot) de Sollicitatiecode wordt gewezen leggen aan (www.mensenrechten.wanneer betreft, een aanstellingskeuring Klachtenbehandeling aanstellingskeuringen.over de verwezen (www.autoriteitpersoonsgegevens.

6.2 De organisatie informeert jaarlijks de
ondernemingsraad respectievelijk de
personeelsvertegenwoordiging, over het aantal, de
aard en de wijze van afhandeling van de ingediende
klachten, en de eventueel door de Klachteninstantie
van de Sollicitatiecode gedane aanbeveling.
6.3 Een sollicitant die zich met een schriftelijke klacht
over de werving- en selectieprocedure heeft gericht
tot de betrokken organisatie en daarop geen of
een onbevredigende reactie heeft gekregen, kan
zich met deze (schriftelijke) klacht wenden tot
de Klachteninstantie van de Sollicitatiecode. De
Klachteninstantie toetst deze schriftelijke klacht
vervolgens aan deze code, met inachtneming van de
bepalingen van het klachtenreglement.
De Klachteninstantie van de Sollicitatiecode stelt
de organisatie waartegen de klacht zich richt in de
gelegenheid om schriftelijk te reageren op hetgeen
de klager naar voren heeft gebracht. De uitspraak van
de Klachteninstantie van de Sollicitatiecode wordt
toegezonden aan de klager en in afschrift aan de
betrokken organisatie.
6.4 De Klachteninstantie van de Sollicitatiecode zal haar
oordeel vergezeld doen gaan van een aanbeveling aan
de organisatie, om bij te dragen aan een zorgvuldig
werving- en selectiebeleid. De Klachteninstantie van
de Sollicitatiecode zal jaarlijks de Stichting van de
Arbeid op basis van anonieme gegevens informeren
over het aantal, de aard en de wijze van afhandeling
van de ingediende klachten.
6.5 Klachten wegens inbreuk op een wettelijke regeling (III
– voetnoot) worden niet door de Klachteninstantie van
de Sollicitatiecode in behandeling genomen. Klager
wordt gewezen op de mogelijkheid de klacht voor te
leggen aan het College voor de Rechten van de Mens
(www.mensenrechten.nl), respectievelijk de rechter,
wanneer het (wettelijk verboden) discriminatie
betreft, en wanneer het een klacht met betrekking tot
een aanstellingskeuring betreft ook aan de Commissie
Klachtenbehandeling Aanstellingskeuringen (www.
aanstellingskeuringen.nl). In geval van klachten
over de bescherming van persoonsgegevens wordt
verwezen naar de Autoriteit Persoonsgegevens
(www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Voor informatie een klacht opnemen Klachteninstantie Voor informatie met het secretariaat info@nvp-hrnetwerk.nl/I. Het voeren grenzen. (De verstrekt hierover 38 88).
II. Bij een aanstellingskeuring en het Besluit richtsnoer. Er dienen bij de aan de hand is (www.aanstellingskeuringen.Aanstellingskeuringen III. Het betreft van godsdienst, nationaliteit, Wet gelijke behandeling keuringen met en klachtenbehandeling genoemd de ziekte en de Het College voor 888 38 88 op mensenrechten.Voor informatie terecht bij de autoriteitpersoonsgegevens.over de bescherming telefonisch spreekuur 2001 201 op 12.00 uur. Een Persoonsgegevens NVP, HR-netwerk de Sollicitatiecode mw. Ir. R.J.B. mw. I. Verweij, dhr. drs. M.P. Alle inhoud van eigendom van
ecifieke bestaat. NVP organisaties op peil te overleg met