Beste vrijwilligers,
Zoals besloten in afgelopen ALV bijeenkomsten
staan 2025 en 2026 in het teken van de
implementatie van een nieuw klantregistratiesysteem voedselbanken. Via deze nieuwsflits
delen wij hier graag meer informatie over.
Waarom een nieuw klantregistratiesysteem?
In Nederland leven nog steeds te veel mensen onder de
armoedegrens. Wij helpen als Voedselbanken degenen
die het financieel echt even niet redden door ze tijdelijk
te voorzien van voedselhulp. Zo zorgen we er samen
voor dat armoede wordt bestreden, voedseloverschotten
verdwijnen en het milieu minder wordt belast.
Om dit proces zo goed mogelijk te laten verlopen, maken
we gebruik van een klantregistratiesysteem. Al 18 jaar
maken wij hiervoor gebruik van Voedselbank.nu in ons
klantregistratieproces. Hoewel dit platform onze processen goed ondersteunt, ondervinden we nu technische en
functionele grenzen die ons belemmeren om het verder
te ontwikkelen. Om deze reden hebben we besloten om,
in goed overleg met de huidige provider, Voedselbank.nu
te vervangen. Met het nieuwe systeem beogen we niet
langer de intake centraal stellen, maar de klant.
Deze verandering is cruciaal om onze dienstverlening te
verbeteren en zo nóg beter aan te sluiten bij de behoeften
van onze klanten.
Over het nieuwe Klantregistratiesysteem
Graag willen wij deze overgang voor jullie zo soepel
mogelijk laten verlopen. Daarom behouden we, waar
mogelijk, de bestaande processen in hun huidige vorm
zodat het systeem herkenbaar blijft en jullie dagelijkse
werkzaamheden gemakkelijk kunnen voortzetten. B
ovendien profiteren we met het nieuwe systeem van de
volgende voordelen:
• Gebruiksvriendelijkheid Het nieuwe systeem biedt
meer flexibiliteit in inrichting en gebruiksvriendelijkheid,
waarbij wij meer eigen regie hebben.
• Beveiliging Het nieuwe systeem voldoet aan hoge
standaarden voor databeveiliging, zodat verbeterde
beveiliging van klantinformatie verzekerd wordt
• Data beschikbaarheid Het nieuwe systeem
resulteert in meer data, in lijn met de AVG.
Hierdoor kunnen we kunnen straks beter rapporteren
en analyseren, wat ons helpt bij het nemen van
beslissingen.
• Externe verantwoording Het nieuwe systeem stelt
ons in staat om betere verantwoording af te leggen
aan externe partijen, aangezien we transparanter
kunnen rapporteren naar externe partijen zoals
donateurs en de Belastingdienst.
Hoe gaan we dit bereiken?
De implementatie vindt niet gelijktijdig bij alle voedselbanken plaats. We starten met een pilotfase waarbij vijf
voedselbanken deelnemen, dit zijn: Amersfoort,
Groningen, Waalwijk, Rotterdam en Amsterdam.
Met deze diverse voedselbanken hebben we een representatieve afspiegeling van de verscheidenheid in
het land aan boord. De pilotfase loopt naar verwachting
tot eind augustus. Na afronding en evaluatie daarvan,
starten we met de uitrol van het nieuwe systeem van de
overige voedselbanken. Uiteraard infomeren we je tijdig
over wanneer jullie aan de beurt zijn en wat dit zo
betekent.
12 juni 2025
Nieuwsflits voor de Voedselbanken
Klantregistratiesysteem: start pilotfase
(vervolg op pagina2)
Tijdens de pilotfase, en straks ook tijdens de verdere
uitrol, vindt de besluitvorming plaats in nauwe samenwerking met de betrokken voedselbank.
We zullen jullie op de hoogte houden van de voortgang
door middel van verschillende communicatiekanalen,
zoals de Meedeler-Nieuwsfits en Voedingsbodem.
Daarnaast wordt het gebruikersoverleg opnieuw
opgestart met kerngebruikers vanuit elke regio om
belangrijke informatie te delen en – nog belangrijker –
informatie vanuit jullie op te halen. Ook worden de overleggen van de bestaande kerngroep voortgezet. In ons
volgend bericht geven we meer informatie over de gehele
projectorganisatie.
Deze implementatie wordt uitgevoerd samen met ons
team van vrijwilligers, Xperity en Bartosz, ondersteund
door onze partners Deloitte en PwC, die ons voorzien van
hun expertise en ervaring. Hun ondersteuning richt zich
niet alleen op de ontwikkeling van het nieuwe systeem,
maar ook op de begeleiding van de vrijwilligers bij de
lokale voedselbanken. Op deze manier zorgen we ervoor
dat iedereen zich straks comfortabel voelt in het gebruik
van het nieuwe systeem.
Conclusie: Samen naar de toekomst
Met de implementatie van het nieuwe systeem versterken
we de Voedselbank en zorgen we ervoor dat we onze
klanten en vrijwilligers nog beter kunnen ondersteunen.
Samen met jullie, onze vrijwilligers en partners, zetten
we deze belangrijke stap naar een klantvriendelijke en
toekomstbestendige organisatie!
Namens het Projectteam Klantregistratiesysteem
Rob van der Marck, bestuurslid IM/IT
Letty Broere-Doornkamp, bestuurslid Klanten
Actie Jumbo, de correcte data en dagen
In de afgelopen nieuwsflits over de aanstaande actie
van de Jumbo stonden wel de goeie data genoemd
maar niet de goeie dagen.
De actie is op vrijdag 27 juni en zaterdag 28 juni.
En voor de zekerheid nog even de link naar de
boodschappenlijst, deze vind je op:
http://voedselbankennederland.nl/doneer-voedsel/