REGLEMENT BESTEMMINGSRESERVE DUURZAAMHEID 2024 #

Vastgesteld in ALV van 30 november 2024

Inleiding #

Voedselbanken Nederland (VBN) kende eerder al een Bestemmingreserve Ondersteuning Voedselbanken en een Bestemmingsreserve Logistiek. Gezien de maatschappelijke ontwikkelingen door klimaatverandering en de daarmee samenhangende duurzaamheidsvereisten is in 2022 een nieuwe Bestemmingreserve Duurzaamheid ingesteld om leden te helpen bij investeringen in verduurzaming (energie besparen en energie opwek). Het daarbij behorende Reglement is bij de ALV van 25 mei 2024 aangepast aan de eisen van tijd. Op grond van de discussie in deze ALV zijn er nu nog wat wijzigingen doorgevoerd.

Doel Bestemmingsreserve Duurzaamheid #

De Bestemmingsreserve Duurzaamheid heeft tot doel om financiële ondersteuning te bieden bij investeringen in verbeteringen van duurzaamheid van voedselbanken, aangesloten organisaties in de zin van het Voedselbank Reglement 2024 en Regionale Distributie Centra (RDC’s) die een overeenkomst hebben met VBN. De Bestemmingsreserve Duurzaamheid wordt binnen VBN apart geadministreerd. De hoogte van de Bestemmingsreserve Duurzaamheid wordt op voorstel van het VBN-bestuur bij het vaststellen van de begroting voor het opvolgende financiële jaar vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering. VBN zal nimmer uitkeringen doen waardoor het vastgestelde totaalbedrag van de Bestemmingsreserve Duurzaamheid wordt overschreden.

Welke investeringen en maximum bijdrage #

Voedselbanken, aangesloten organisaties in de zin van het Voedselbank Reglement 2024 en Regionale Distributie Centra kunnen een aanvraag doen voor een uitkering uit de Bestemmingsreserve Duurzaamheid voor investeringen in verbeteringen van de duurzaamheid binnen het kader van de energietransitie van het gebouw. Het gaat hierbij om ledverlichting, energiebeheersystemen, isolatie van het pand van de voedselbank, zonnepanelen/-collectoren/-boilers, warmtepompen en energieopslag. Maatregelen om energie te besparen hebben prioriteit. “Energie die je niet gebruikt hoef je niet te betalen en je hebt minder zonnepanelen nodig.”¹ De investeringen dienen ertoe te leiden dat de duurzaamheid van de panden van de voedselbanken, aangesloten organisaties in de zin van het Voedselbank Reglement 2024 en Regionale Distributie Centra verbeterd wordt.² Aanloopkosten van bij voorbeeld een energiescan of sterkteberekening worden alleen vergoed in combinatie met de te nemen maatregelen én als een bijdrage uit de Bestemmingsreserve Duurzaamheid wordt toegekend. De bijdrage uit de Bestemmingsreserve Duurzaamheid is maximaal 50% van de totale investering na aftrek van alle beschikbare externe (overheids-)subsidies, donaties en andere giften, met een maximum van € 50.000; alles inclusief BTW. Kosten van huur of lease (operationeel of financieel) komen niet in aanmerking voor een
bijdrage en worden gezien als operationele kosten.

1 NB Investeringen in koel- en vriescellen vallen onder de Bestemmingsreserve Ondersteuning Voedselbanken. Investeringen in rijdend materieel en laadpalen vallen onder Bestemmingsreserve Logistiek.
2 NB Beleggen in verduurzaming is uitgesloten. Ook maatregelen op afstand, zoals zonnepanelen op het dak van een andere locatie komen in beginsel niet in aanmerking voor een uitkering uit de Bestemmingsreserve Duurzaamheid.

Inhoudelijke toets #

Aanvragen worden – op grond van een inhoudelijk advies van het Operationeel Team van VBN – nader beoordeeld een commissie bestaande uit het Dagelijks Bestuur van VBN en het bestuurslid Logistiek en verdeling (VBN-Toetsingscommissie). Hierbij wordt onder andere
gekeken naar de onderbouwing van de keuze voor de investering en naar de doelmatigheid ervan. Bij bedoelde advisering door het Operationeel Team van VBN is dit Reglement het uitgangspunt. De VBN-Toetsingscommissie besluit over de verdeling van het op enig moment aanwezige bedrag in de Bestemmingsreserve Duurzaamheid op basis van de urgentie of het relatieve belang van de mogelijke investeringen.

Onderbouwing van investering #

Voor de beoordeling van de aanvraag kan de VBN-Toetsingscommissie zich voor eigen rekening verder laten adviseren door een door haar aangestelde externe deskundige. De VBN-Toetsingscommissie informeert aanvrager over zo een eventuele toetsing. De aanvrager is gehouden volledige medewerking aan deze toetsing te verlenen wanneer deze de aanvraag gestand wil doen. Indien afdoende beredeneerd aangegeven door de aanvrager, kan de VBN- Toetsingscommissie naar eigen inzicht afstand doen van bepaalde in dit Reglement opgesomde vereisten aan de aanvraag; de zogenaamde “Hardheidsclausule”.

Doelmatigheid van de investering #

Bij de aanvraag voor een uitkering uit de Bestemmingsreserve Duurzaamheid dient door de aanvrager een inhoudelijke onderbouwing geleverd te worden met betrekking tot de doelmatigheid van de investering overeenkomstig het hieronder bepaalde:

de investering moet gaan over maatregelen in, om en op een door de aanvrager gebruikt pand, of over maatregelen die exclusief ten goede komen aan de aanvrager;
een projectvoorstel met financieringsplan waaruit blijkt welke verbeteringen op welke termijn worden gerealiseerd;
een gerede inschatting van de terugverdientijd van de investering;
het geldende energiecontract;
het energiegebruik van afgelopen jaar (nota of jaarrekening bijvoegen);
de al genomen maatregelen om het energiegebruik zoveel mogelijk te verlagen met ledverlichting, automatische lichtschakelaars, energiebeheer (eventueel op afstand), isolatiemaatregelen en dergelijke;
een sterkteberekening van de dakconstructie bij plaatsing zonnepanelen;
een opsomming van-, en de randvoorwaarden behorende bij eventueel beschikbare externe (overheids-)subsidies, donaties en giften;
het aantal zonnepanelen dat voor subsidie in aanmerking komt met een maximumcapaciteit van 125% – in verband met groei – van het eigen energiegebruik van het vorig/afgelopen jaar op de desbetreffende locatie; en/of
een bevestiging dat de investeringen gerealiseerd zullen worden in samenspraak met de eigenaar/verhuurder met enig inzicht over het vestigen van een recht van opstal of een vergelijkbare overeenkomst en vastlegging van afspraken bij verhuizing of beëindiging van het huurcontract;
een bevestiging dat de investeringen in het kader van duurzaamheid en desinvestering niet verhuisd zullen worden gedurende de terugverdientijd; en
dat de investeringen voldoen aan de relevante wettelijke eisen en plichten, inclusief goedkeuring van verzekeringsmaatschappij.

Het spreekt voor zich dat de hierboven gevraagde onderbouwing dient te zien op de desbetreffende investering. Aangezien het Operationeel Team van VBN en de VBN-Toetsingscommissie opereren ineen snel veranderende omgeving op het gebied van energietransitie, kan per geval – op redelijke gronden – aanvullende onderbouwing gevraagd worden aan de aanvrager, waarbij een verkennend bezoek tot de mogelijkheden behoort.

Voldoen aan verplichtingen ten opzichte van VBN #

Uitkeringen uit de Bestemmingsreserve Duurzaamheid kunnen in beginsel alleen worden gedaan als de aanvrager aan alle verplichtingen ten opzichte van VBN op grond van het Voedselbank Reglement 2024, andere door de ALV vastgestelde regelingen en de door de Algemene Ledenvergadering en het bestuur van VBN genomen – voor ieder kenbare – besluiten heeft voldaan.

Totale financiering gewaarborgd #

Uitkeringen uit de Bestemmingsreserve Duurzaamheid kunnen alleen worden gedaan, als de aanvrager aantoont dat met inbegrip van de gevraagde uitkering(en) de totale financiering van de investering is gewaarborgd, zodat het voortbestaan van aanvrager is gezekerd.

Indienen aanvraag³ #

De door twee bestuursleden van de aanvrager ondertekende aanvraag – met vermelding van het gevraagde bedrag dient digitaal te worden ingediend via het formulier op voedingsbodem: Bestemmingsreserve duurzaamheid – Voedingsbodem 3.0 (voedselbankennederland.nl).

De volgende stukken moeten worden bijgevoegd:

een uittreksel uit het Handelsregister dat niet ouder is dan 3 maanden;
de financiële begroting/prognose van het lopende boekjaar en het komende boekjaar
de jaarrekening van het meest recente boekjaar; als die nog niet gecontroleerd is, dan de ongecontroleerde jaarrekening, plus de jaarrekening van het direct voorafgaande boekjaar;
het huurcontract of eigendomsbewijs;
het geldende energiecontract;
het energiegebruik van afgelopen jaar (nota of jaarrekening bijvoegen);
een overzicht van al genomen energiebesparende maatregelen;
een projectplan met financieringsplan waaruit blijkt welke verbeteringen op welke termijn worden gerealiseerd.

In het projectplan staat de volgende informatie:

berekening terugverdientijd van de investering;
bevestiging dat investeringen in het kader van duurzaamheid en desinvestering niet
verhuisd zullen worden gedurende de terugverdientijd;
een sterkteberekening van de dakconstructie bij plaatsing zonnepanelen;
bewijs dat de investeringen voldoen aan de relevante wettelijke eisen en plichten,
inclusief goedkeuring van verzekeringsmaatschappij;
recht van opstal of een vergelijkbare overeenkomst met eigenaar/verhuurder over
afspraken bij verhuizing of beëindiging van het huurcontract;
overzicht beschikbare externe (overheids-)subsidies, donaties en giften.

³ Zie ook de Bijlage bij dit reglement: Richtlijnen voor aanvragen Bestemmingreserve Duurzaamheid.

Als de aanvraag wordt gedaan door een RDC dan dient de jaarrekening te zijn voorzien van een goedkeurende verklaring, overeenkomstig de tussen VBN en het RDC gesloten overeenkomst. Vragen over het indienen van de aanvraag kunt u mailen naar:
bestemmingsreserveduurzaamheid@voedselbankennederland.nl

Behandeling aanvragen #

Aanvragen worden in beginsel behandeld in volgorde van binnenkomst.

Beoordeling en beslissing #

Aanvragen die niet compleet zijn ingediend worden niet in behandeling genomen. De aanvrager zal worden verzocht de ontbrekende gegevens aan te leveren. De VBN-Toetsingscommissie beslist binnen drie weken na indiening van de aanvraag, mits deze naar het inzicht van de VBN-Toetsingscommissie volledig is, en bericht de aanvrager binnen deze periode of-, en zo ja tot welk bedrag de aanvraag gehonoreerd wordt.

Geschil; beroep tegen de beslissing #

Mocht er een geschil ontstaan dan zal VBN langs minnelijke weg pogen tot een oplossing te komen overeenkomstig het bepaalde in artikel 8.1 van het Voedselbank Reglement 2024, bij gebreke waaraan voor de aanvrager tegen de beslissing van de VBN-Toetsingscommissie als eerste een beroep open zal staan bij het VBN-bestuur. Mocht een dergelijk beroep afgewezen worden dan staat de aanvrager beroep open bij het VBN-Arbitragecollege.

Enige Bestemmingsreserve #

Een aanvraag voor een uitkering ten behoeve van een investering kan slechts voor één VBN-Bestemmingreserve worden gedaan.

Inwerkingtreden Reglement Bestemmingsreserve Duurzaamheid 2024 (02) #

Deze versie van het Reglement Bestemmingsreserve treedt in werking op 21 september 2024. De eerdere versie van 25 mei 2024, die inging op 1 juni 2024, komt dan te vervallen.

Slotbepaling #

Bij onvoorziene omstandigheden, anders dan gebruik van de Hardheidsclausule, beslist de VBN-Toetsingscommissie. Daarbij kan zij zo nodig afwijken van de in dit Reglement gestelde voorwaarden, na verkregen instemming van het VBN-Bestuur, doch niet in ongunstige zin
voor de aanvrager.

**********

Bijlage Richtlijnen voor aanvragen Bestemmingsreserve Duurzaamheid #

Onderstaand een aantal algemene richtlijnen die in acht genomen worden bij de beoordeling van aanvragen voor bijdragen uit de Bestemmingsreserve Duurzaamheid.

De inzet van de Bestemmingsreserve Duurzaamheid is met name bedoeld voor het besparen van energie. Het opwekken van energie is de volgende stap.
Het is duidelijk dat we uitgaan van echte en gemaakte kosten in euro’s als we praten over energiegebruik en maatregelen om te besparen.
Energie besparen heeft prioriteit boven duurzaamheid. Probeer het energiegebruik zoveel mogelijk te verlagen met ledverlichting, automatische lichtschakelaars, energiebeheer (eventueel op afstand), isolatiemaatregelen enzovoort. Dit alles in samenspraak met de eigenaar/verhuurder. Energie die je niet gebruikt hoef je niet te betalen en je hebt minder zonnepanelen nodig.
Het gaat om maatregelen in en op het pand van de RDC en voedselbank. Maatregelen op afstand, zoals zonnepanelen op het dak van een andere locatie, komen in principe niet in aanmerking voor subsidie.
De aan te brengen maatregelen op een pand gelden tot max. 125% van het eigen energiegebruik van het vorige jaar op de benoemde locatie. Op deze manier kan (een deel van) de toekomstige groei opgevangen worden.
De aan te brengen maatregelen mogen, in het kader van duurzaamheid en desinvestering, niet verhuisd worden gedurende de terugverdientijd.
De maatregelen moeten voldoen aan wettelijke eisen en plichten, inclusief goedkeuring van verzekeringsmaatschappij.
Denk ook aan het vestigen van een recht van opstal of in ieder geval vastlegging van afspraken bij verhuizing of beëindiging van het huurcontract.
Aanvullende vragen kunnen gesteld worden vanuit het team Duurzaamheid van VBN, waarbij een verkennend bezoek tot de mogelijkheden behoort.
De subsidie bedraagt max. 50% van het totaal te investeren bedrag na aftrek van alle overige subsidies, donaties en andere giften. De subsidie bedraagt max. € 50.000.
Opdrachten voor de maatregelen mogen niet vroeger aangegaan zijn dan 12 november 2022. De energiescan of het dakonderzoek mogen wel voor 12 november 2022 zijn uitgevoerd.
VBN (Operationeel Team en/of de VBN-Toetsingscommissie) kunnen in voorkomende gevallen mede op grond van de Hardheidsclausule afwijken van bovenstaande beoordelingscriteria.

Houd ook rekening met het navolgende:

Om de aanvraag te kunnen beoordelen moeten de volgende gegevens meegestuurd worden:

Informatie over het aantal monden/gezinnen dat wordt bijgestaan.
Informatie over het pand/object:
- contractduur;
- eventueel sterkteberekening van de dakconstructie; en
- energiegebruik afgelopen jaar (nota of jaarrekening bijvoegen).

Aanloopkosten van bijvoorbeeld een energiescan en/of sterkteberekeningen worden alleen vergoed als de bijdrage uit de Bestemmingsreserve Duurzaamheid toegekend wordt.