Beleid VBN m.b.t. VOG van vrijwilligers #

Inleiding #

In deze notitie leggen wij het beleid van VBN vast met betrekking tot het aanvragen van Verklaringen omtrent het Gedrag (VOG) voor onze vrijwilligers.

Hoofdlijn #

Wij vragen van vrijwilligers van VBN die in hun werk voor de vereniging te maken hebben met vertrouwelijke en/of gevoelige informatie (bijvoorbeeld financiële gegevens, persoonsgegevens, toegang tot IT-systemen) dat zij een positieve VOG kunnen overleggen. Dat geldt eveneens voor vrijwilligers in een leidinggevende en/of coördinerende rol. Als een (beoogd) vrijwilliger geen VOG kan overleggen, kan hij/zij helaas niet voor VBN in de betreffende functie werkzaam zijn.

Voor welke functies geldt de verplichting van een VOG? #

Voor de volgende functies wordt van de vrijwilligers in kwestie een (positieve) VOHG gevraagd:

• Alle bestuursleden van VBN
• Alle teammanagers en -coördinatoren
• Alle leden van het team Financiën
• Alle leden van het team Fondsenwerving
• Alle leden van het team IM/ICT
• Alle leden van het team Vrijwilligers
• De door VBN aangestelde vertrouwenspersonen
• Eventuele andere functies waarbij met vertrouwelijke gegevens wordt gewerkt.

Een nieuwe vrijwilliger heeft al een VOG, wat nu? #

Soms heeft een beoogd vrijwilliger al een VOG ontvangen voor een andere functie of organisatie. Deze VOG wordt door VBN geaccepteerd als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• Voor de betreffende VOG heeft Justis (de screeningsautoriteit) tenminste alle aspecten die VBN zou hebben laten screenen positief beoordeeld; én
• de betreffende VOG is niet ouder dan 1 jaar (afgiftedatum VOG).

Géén vernieuwing van de VOG #

Het bestuur van VBN heeft in zijn vergadering van januari 2024 besloten dat een VOG niet na ommekomst van een bepaalde periode (bijvoorbeeld iedere 4 jaar) opnieuw aangevraagd en overlegd hoeft te worden.

Procedure #

De aanvraag voor een VOG en de verwerking ervan in de vrijwilligersadministratie worden verzorgd door het team Bestuurlijke, juridische en fiscale zaken en het team Vrijwilligers. De praktische uitwerking van een en nader, waaronder informatievoorziening richting vrijwilligers, wordt separaat in onderling overleg tussen beide teams bepaald.

Houten, 2 juni 2020, update: januari 2024 (Jenniskens)