Draaiboek voor de organisatie
van winkel/inzamelacties
Doel: een inzamelactie organiseren met voldoende vrijwilligers die in de winkel kunnen helpen
Inleiding
De Voedselbanken helpen hun klanten door gratis voedsel
te geven dat zij ontvangen van voedseldonateurs. Dat zijn
supermarkten, bakkers, slagers, fabrikanten en groente- en
fruittelers die de voedselbanken ondersteunen en waarmee
ze samen voedselverspilling tegengaan. Om dit allemaal
voor elkaar te krijgen, werken de voedselbanken met bijna
14.000 vrijwilligers, samen met voedsel- en gelddonateurs.
Voedselbanken krijgen steeds minder donaties binnen omdat
bedrijven minder voedsel verspillen, terwijl meer dan 100.000
Nederlanders afhankelijk zijn van de voedselbank. Om extra
artikelen te verkrijgen worden winkel/inzamelacties
georganiseerd; landelijk door AH en Jumbo en Hoogvliet.
Een enkele keer organiseert een lokale voedselbank het zelf met
de plaatselijke supermarkten tegelijk.
Tijdens de winkelacties organiseren voedselbanken samen met
de supermarkten en de inzet van veel vrijwilligers in zoveel
mogelijk winkels een inzameling van houdbare producten.
We hebben geleerd dat als er bij een inzameling uitleg gegeven
wordt aan klanten van de supermarkt en er persoonlijk contact is,
dat dan de opbrengst significant hoger is.
Belangrijk is dus een goede organisatie, om zoveel mogelijk
vrijwilligers te krijgen die op de drukke tijden in de supermarkten
shifts draaien. Veelgehoord probleem is dat voedselbanken te
weinig vrijwilligers kunnen inzetten gedurende deze acties.
Er zijn voedselbanken die geen coördinator hebben om de
inzamelacties te organiseren wat resulteert in te weinig vrijwilligers
en soms ook niet meedoen met inzamelacties.
Dit terwijl we weten dat de inzamelacties een belangrijke
bijdrage leveren aan het totaal van ingezamelde producten.
Extra bijvangst is het onder de aandacht brengen van de
voedselbank bij het winkelend publiek. En dat kan
vervolgens weer nieuwe vrijwilligers opleveren of donaties.
Daarom delen we hierbij een draaiboek wat met veel succes
ingezet wordt in de gemeenten Overbetuwe en Lingewaard.
De inzamelactie wordt in die gemeenten georganiseerd door
verschillende partijen samen, zoals serviceclubs en kerkgenootschappen. Het draaiboek is toegespitst op de organisatie van
1 hele grote dag met veel supermarkten tegelijk. Vanzelfsprekend
haal je eruit wat voor jou van toepassing is; ook als je kleinere
inzamelingen organiseert verspreid over meerdere momenten in
het jaar. Dit draaiboek is verder aangevuld met opgedane
ervaringen door verschillende voedselbanken, klein, middelgroot
en groot in de afgelopen jaren.
Wat moet er geregeld worden voor het
organiseren van een winkel/inzamelingsactie?
1. Formeren van een kernteam
2. Datum bepalen. Of lift mee op de landelijke inzamelacties van
bijvoorbeeld AH en Jumbo en bepaal in samenwerking met
de lokale supermarkten welke datum/data geschikt zijn.
3. Publiciteit
4. Werven van vrijwilligers
5. Afstemming met de voedselbank
6. Afstemming met supermarkten
7. Aanstellen van coördinatoren
8. Bepalen van de in te zamelen artikelen
9. Collectebussen en QR-codes
10. Ontwerpen en drukken van flyers en posters
11. Maken van rooster voor vrijwilligers en communicatie met
vrijwilligers
12. Aanvraag van vergunning (indien nodig) voor kraam buiten
(inname van goederen)
13. Regelen muzikale ondersteuning voor extra aandacht
(optioneel)
14. Evaluatie: intern, met vrijwilligers en met de supermarkten
Onderstaand worden bovenstaande punten nader toegelicht.
1. Formeren van een kernteam
Formeer een kernteam van enkele leden die zorgdragen dat
bovenstaande zaken geregeld worden. Indien je als voedselbank
geen capaciteit hebt om dit zelf te organiseren leg dan contact
met serviceclubs, verenigingen, (bedrijfs)partners, kerkgenootschappen en vraag hen of zij de organisatie op zich willen nemen.
Gewenst/ideaal als ook een bestuurslid/coördinator vrijwilligerswerk van de voedselbank in het kernteam zit. Dit kernteam
ontzorgt én creëert brede betrokkenheid en draagvlak in de
samenleving. Hun netwerk samen is groot! Dit kernteam start
ongeveer 2 maanden voor de actie m-et de organisatie.
2. Bepalen van een geschikte datum voor voedselbank-actie
Lift mee op de landelijke inzamelacties van bijvoorbeeld AH,
Jumbo en Hoogvliet; deze acties worden door beide supermarkten 2x per jaar georganiseerd; AH in februari en september en
Jumbo in juni en november. Veelal duren deze acties een week.
3. Publiciteit
Publiciteit is van groot belang om vrijwilligers te werven en de
actie onder de aandacht te brengen. Lokale kranten en -omroepen, websites/informatiebladen van verenigingen en kerkgenootschappen en social media zijn hierbij geschikte kanalen. Aarzel
niet een vooraankondiging te doen 6 weken voorafgaand aan de
actie en meteen een oproep te plaatsen voor vrijwilligers (Heb je
vrijdag/zaterdag ….. datum 2 à 3 uur tijd om ons te helpen met
de voedselbankactie in jouw supermarkt?). Daarna ongeveer 2
weken voor de actie om de laatste vrijwilligers te werven en de
actie als geheel te communiceren. In de week volgend op de
actie is het goed in de media te communiceren wat de opbrengst
is geweest (bedankje aan vrijwilligers én winkelend publiek!). Een
filmpje met een sfeerimpressie is leuk om te gebruikten om alle
betrokkenen te bedanken voor hun inzet en bijdragen, maar ook
bij acquisitie om het aantal deelnemende vrijwilligers en supermarkten uit te breiden voor volgend jaar.
Ook regionale zenders zijn vaak bereid deze actie als topic op te
nemen, nodig ze uit bij de voedselbank voor een opname en
vertel je verhaal, vertel over de actie, vertel dat er altijd vrijwilligers
nodig zijn etc….
4. Werven van vrijwilligers
Het is van belang tijdig (uiterlijk 6 weken voor de actie) te starten
met het werven van vrijwilligers. Dit kan gericht via bijvoorbeeld
het netwerk van verschillende serviceclubs, kerkgenootschappen, bedrijven en verenigingen. Maar denk ook aan statushouders via Vluchtelingenwerk of aan leerlingen van voortgezet
onderwijs die een maatschappelijke stage moeten lopen.
Ook medewerkers van bedrijven met een maatschappelijke
betrokkenheid zijn veelal bereid te helpen. In geval van steden
met universiteiten; de studentenverenigingen zijn vaak op zoek
naar vrijwilligerswerk wat ze structureel kunnen oppakken.
En last but not least; post de vacatures voor vrijwilligers op de
vrijwilligersplatformen. De kracht van de inzamelactie is de
eenvoud, dus iedereen kan het. Maak voor de werving van de
vrijwilligers gebruik van de directe contacten met serviceclubs en
verenigingen, roep besturen op dit met een positieve aanbeveling
onder de aandacht te brengen van hun leden op de website, via
nieuwsbrieven en social mediakanalen.
Door vrijwilligers concreet te vragen maximaal 3 à 4 uur (op een
van de actiedagen of wellicht op beide actiedagen) in de supermarkt te staan, is de vraag laagdrempelig en duidelijk. Gebleken
is dat 2 uur op 1 dag goed te doen is voor onervaren supermarktvrijwilligers. Twee uur per dag borgt ook dat het leuk blijft en
niet omslaat naar een verplichting. Het winkelend publiek geeft
graag aan lokale, voor hen bekende vrijwilligers. Bovendien heeft
de jeugd een gunfactor.
Vraag vrijwilligers bij hun opgave naam, telefoonnummer, email te
vermelden alsmede hun voorkeur voor tijdsblok en supermarkt
5. Afstemming met de voedselbank
Natuurlijk dient de actie te worden afgestemd met de lokale
voedselbank. Indien een bestuurslid/vrijwilligers coördinator van
de voedselbank in het kernteam zit gaat dit vanzelf.
Is dat niet het geval, dan is onderstaande afstemming cruciaal:
• Zijn er meerdere acties voor de voedselbank die worden
georganiseerd?
• Welke artikelen worden ingezameld (zie hiervoor punt 8)?
• Afspraken ten aanzien van het ophalen van de ingezamelde
artikelen.
• Beschikbaar stellen van voedselbankkratjes. Als er geen
kratjes beschikbaar zijn, kunnen de supermarkten worden
gevraagd bananendozen te verzamelen in de weken voorafgaande aan de actiedagen of spreek met de supermarkt af
dat je kratten en rolcontainers van hen kan gebruiken die ze
achteraf retour krijgen.
• Beschikbaar stellen van banners en hesjes om aandacht te
vragen voor de actie en voor de herkenbaarheid van de
vrijwilligers
• DE-boxen beschikbaar stellen voor het tijdens de inzamelactie inzamelen van DE-punten.
6. Afstemming met supermarkten
Doe mee met de landelijke winkelacties. Is dat niet het geval,
probeer dan zoveel mogelijk supermarkten bij de actie te
betrekken. Het zet de actie kracht bij als de gehele gemeente in
het teken staat van de inzamelactie. Bovendien worden er dan
geen supermarkten uitgesloten en wordt het maximale voordeel
uit de organisatie, publiciteit en logistiek gehaald omdat dat toch
geregeld moet worden ongeacht het aantal deelnemende
supermarkten.
Het is goed om in het gesprek met de supermarktmanager de
volgende zaken af te spreken:
• Het kernteam zorgt voor de bemensing. Het kost de supermarkt dus geen arbeidskracht. Wel is het handig om af te
stemmen wie aan het begin en ook gedurende de actie het
aanspreekpunt van de supermarkt is.
• De artikelen gaan nog dezelfde dag naar de voedselbank,
zodat geen opslagruimte van de supermarkt nodig is.
• Er wordt een lijst aangeleverd met de artikelen die ingezameld
gaan worden
• Er een tafel/kraampje in de supermarkt wordt ingericht met
daarop informatie over de actie, boodschappenlijstje en de in
te zamelen artikelen om het voor het winkelend publiek zo
makkelijk mogelijk te maken. Indien er geen plek is voor een
tafel/kraampje voldoet het ook als vrijwilligers voor de
klaphekjes de boodschappenbriefjes uitdelen.
• Afspraken maken wie tijdens de actie de producten in het
kraampje aanvult. Zijn dat de vrijwilligers van de voedselbank
of de medewerkers van de supermarkt.
• Om de klanten inzicht te geven in de prijzen, is het goed een
prijslijst van de artikelen op de kraam te plaatsen.
• Na afloop wordt alles opgeruimd door de vrijwilligers.
7. Aanstellen van coördinatoren
Advies is per supermarkt twee coördinatoren (die per actiedag
4 uur actief zijn) aan te stellen. Zij onderhouden de contacten met
de supermarkt, instrueren de vrijwilligers tijdens de actiedagen en
zijn het aanspreekpunt voor de kernteamleden bij calamiteiten.
De coördinatoren zorgen er eventueel ook voor dat de evaluatieformulieren worden ingevuld als leerlingen deelnemen die een
maatschappelijke stage lopen. Door een groepsapp te maken
met daarin alle coördinatoren, kan informatie vanuit het kernteam
in één keer met alle coördinatoren worden gedeeld.
Organiseer voor de coördinatoren een gezamenlijke informatiebijeenkomst (zie presenstatie) om het te informeren over de actie.
Als je dit bij de voedselbank doet, kun je dit combineren met een
rondleiding zodat de coördinatoren een indruk krijgen wat er zoal
gebeurt bij een voedselbank. Dat is indrukwekkend en verbindt.
8. Bepalen van de in te zamelen artikelen
Indien de voedselbank meelift op de landelijke inzamelacties
wordt de boodschappenlijst centraal aangeboden met de rest
van de flyers en posters. Anders wordt in overleg met de
voedselbank de in te zamelen artikelen bepaald. Veelal zijn dit
lang houdbare artikelen (> 10 weken). gepresenteerd op de flyer
en eventueel geëtaleerd op een tafel/kraam in de supermarkt.
9. Collectebussen en QR-codes
Sommige bezoekers van de supermarkt geven liever geld dan
dat ze artikelen moeten uitzoeken. Dit stimuleren we van harte.
Met cash kan de voedselbank meer dan met artikelen en het
scheelt een hoop logistiek werk. Daarom kan op de tafel in de
supermarkt ook een collectebus worden geplaatst met daarop
tevens een QR-code om geld te geven of over te maken.
Wij adviseren niet actief te gaan collecteren (met de collectebus
rond). Dat wordt veelal niet gewaardeerd door de gasten en
de supermarktmanager.
10. Ontwerpen en drukken van flyers en poster
Flyers worden uitgereikt aan het winkelend publiek tijdens de
actiedagen. De posters worden in overleg enkele weken voorafgaand aan de actiedagen in de supermarkten en overige publieke
gebouwen opgehangen om de actie aan te kondigen. De posters
worden tevens gebruikt voor social media. Sommige dorpen
hebben centrale billboards staan. Ook supermarkten hebben
diverse schermen. Goed om op deze billboards/schermen de
actie ook aan te kondigen.
Het fijne aan meedoen met de landelijke AH en Jumbo acties is
dat de communicatiematerialen (zoals het boodschappenlijstje,
posters en social media content) centraal worden ontworpen en
aan alle deelnemende voedselbanken en supermarkten worden
aangereikt.
Naast een QR-code voor een donatie kan je natuurlijk ook een
link plaatsen met een oproep om te kunnen helpen (QR-code
naar de vacaturewebsite) of een link naar de informatiepagina
voor mensen die zelf voedselhulp nodig hebben.
11. Maken van rooster voor vrijwilligers/ Communicatie
met vrijwilligers
Maak een concept en definitief rooster waaruit blijkt wanneer
welke vrijwilliger bij welke supermarkt wordt verwacht.
Communiceer deze roosters tijdig met de vrijwilligers.
Maak als het mogelijk is een mooie mix van jong en oud en
vrijwilligers uit verschillende clubs/verenigingen. Stuur gelijk ook
informatie over het verloop van de actie en wat er precies van de
vrijwilligers wordt verwacht. Denk aan: hoe kan je klanten
aanspreken? De producten die ingezameld worden? De opzet in
de supermarkt? Aanspreekpunt voor vragen op de dag dat je
werkt? Etc. En denk na afloop ook aan het sturen van een
bedankmailtje. Vertel wat de totale opbrengst is geweest,
vraag om tips en verbeterpunten voor een volgende keer.
Communiceer wat de volgende inzameldata zijn en benader
deze vrijwilligers voor een volgende actie.
12. Aanvraag van vergunning (indien nodig) voor kraam
buiten (inname van goederen)
Bij sommige supermarkten is de ruimte achter de kassa/bij de
uitgang te klein om de artikelen in ontvangst te nemen. In dat
geval kan een tafel buiten worden geplaatst waar mensen hun
artikelen kunnen afgeven. Als deze tafel op gemeentegrond staat,
moet hiervoor een vergunning worden aangevraagd. De ervaring
leert dat de gemeente hieraan graag haar medewerking verleend.
13. Regelen muzikale ondersteuning voor extra aandacht
(optioneel)
In overleg met supermarkt en gemeente kan overwogen worden
de actie op bescheiden schaal muzikaal te laten ondersteunen.
Dit geeft extra sfeer en genereert extra aandacht.
14. Evaluatie: intern, met vrijwilligers en met de
supermarkten
Wat ging goed, wat kan beter, wat moet anders, is behaalde doel
behaald, voor herhaling vatbaar, etc.
Enkele sfeerimpressies in de gemeenten Overbetuwe en
Lingewaard:
2020: https://youtu.be/WEjWGhz0FDA
2021: https://youtu.be/c76p6w1Vpj0
2022: https://youtu.be/sy2qPkNOZ4Q en https://youtu.be/
Fbgl7YXpVCE