Toelichting op het goede praktijkvoorbeeld
‘Gouden Regels’ (VB Leiden)
Leuk dat je interesse hebt in dit goede praktijkvoorbeeld! Deze pagina bevat informatie
over de manier waarop het goede praktijkvoorbeeld binnen de betreffende voedselbank
tot stand is gekomen. Het kan je op weg helpen als je zelf een dergelijk initiatief
wil starten en voorkomt dat je zelf het wiel moet uitvinden.
Gebruik het als voorbeeld en pas het eventueel aan op je eigen situatie.
Aanleiding en doel van het initiatief
Hoewel de interactie tussen vrijwilligers en klanten over het
algemeen goed verloopt, kan het in de communicatie door de
diversiteit in de groep vrijwilligers en klanten soms onbedoeld
“schuren”. Omdat het altijd beter kan, is op initiatief van het
bestuur van Voedselbank Leiden een interactief programma
opgezet onder de naam “Oog voor voedsel, hart voor mensen.
Zo doen wij dat.”
Primair doel van dit programma was met elkaar tot heldere
afspraken te komen over hoe de vrijwilligers met de klanten en
met elkaar willen omgaan, de zogenaamde “Gouden Regels”.
De kernwaarden van de Voedselbank hebben hierbij als kapstok gefungeerd. Met als uiteindelijk doel: Voedselbank Leiden
in de regio nog beter op de kaart zetten als klantvriendelijke
organisatie, waar onze klanten, vrijwilligers en iedereen die bij
ons te gast is zich welkom, prettig en veilig voelt.
Hoe is het initiatief tot stand gekomen?
In 2023 zijn 55 vrijwilligers, verdeeld over 8 groepen, samen
aan de slag gegaan met het formuleren van de afspraken in de
‘Gouden regels’. In het voortraject is aandacht besteed aan de
ontwikkeling van het script, een try out workshop met bestuur,
communicatie naar alle vrijwilligers, planning en indeling
groepen. De uitvoering bestond uit:
• 8 groepen, workshop van 1 dagdeel per groep.
• Uitwerking opbrengst alle groepen, in klein werkgroepje.
• Productie boekje Gouden Regels: “Oog voor voedsel,
hart voor mensen. Zo doen wij dat”.
Wat is het behaalde resultaat?
De opbrengst van de workshops is uitgewerkt en gebundeld
in het boekje met ‘Gouden Regels’ dat nu onderdeel uitmaakt
van het basispakket dat iedere vrijwilliger ontvangt. Een digitale
versie van het boekje is te vinden op de Voedingsbodem.
!
Script
Wat maakt het initiatief tot een succes?
• Betrokkenheid en eigenaarschap bestuur.
• Opgesteld samen met vrijwilligers.
• Mix verschillende rollen per groep (bestuur, intaker,
chauffeur, coördinator, logistiek, bezorgdienst, etc.).
• Vrijwillig is niet vrijblijvend: focus op samen afspraken
maken die horen bij het werk.
• Meerdere opties deelname door aanbieden verscheidenheid data/tijden.
• Aandacht voor borging door:
o de Gouden Regels en concrete voorbeelden regelmatig
terug laten komen in overleggen en gesprekken
o elkaar aanspreken op naleving
o het bestuur fungeert als rolmodel.
Wie zijn er betrokken in het proces?
• Bestuur Voedselbank Leiden
• Klankbordgroep Voedselbank Leiden
• Alle andere vrijwilligers
• (Externe) facilitator
• Vrijwilliger PR & Communicatie Voedselbank Leiden
• VBN Nederland (ondersteuning bij productie boekje)
Wat zijn de belangrijkste aandachtspunten
in het proces?
• Zorg voor goede facilitatie van het proces.
• Meenemen input alle deelnemers.
• Maak deelnemers eigenaar van de inhoud en de uitkomst.
• Zorg voor goede communicatie met betrekking tot
de voortgang.
• Afspraak = afspraak: eindresultaat (boekje) voor
afgesproken deadline klaar.
Meer weten? Voedselbank Leiden, Renée Wap
(facilitator programma), reneewap@gmail.com
Oog voor
voedsel,
hart voor
mensen
Zo doen we dat
Waar staat
Voedselbank Leiden
voor?
Wij verstrekken verkregen voedsel gratis aan
de mensen in de regio die het tijdelijk zelf
niet redden en doen dit uitsluitend
met vrijwilligers.
Om onze klanten een ruim en kwalitatief
goed voedselpakket aan te bieden,
werken we samen met bedrijven, charitatieve
instellingen, gemeenten en particulieren.
Zo zorgen we er samen voor dat klanten
zich minder zorgen over voedsel hoeven te
maken, voedselverspilling wordt verminderd
en het milieu minder wordt belast.
Om de zelfredzaamheid van onze klanten
te vergroten, werken we samen met lokale
organisaties die onze klanten helpen
om weer op eigen benen te staan.
Onze voedselhulp is immers bedoeld als
tijdelijke ondersteuning.
‘Vrijwillig is niet vrijblijvend’
Hoe willen wij omgaan
met onze klanten
en met elkaar?
Wij vinden het belangrijk dat onze klanten,
onze vrijwilligers en iedereen die bij ons te
gast is zich welkom, prettig en veilig voelen
bij de voedselbank.
Onze kernwaarden helpen ons hierbij;
zij geven richting aan ons handelen, aan alles
wat we doen en hoe we de dingen doen.
Om helder te maken wat dit in de dagelijkse
praktijk betekent hebben wij in groepssessies de kernwaarden vertaald naar
concrete afspraken, onze Gouden Regels.
Afspraken over hoe we met onze klanten en
met elkaar willen omgaan. Afspraken die
gelden voor alle vrijwilligers die werken bij
onze voedselbank. Afspraken die we met
elkaar gemaakt hebben en waarvan we dus
met z’n allen eigenaar zijn.
Voedselbank Leiden e.o., november 2023
‘Voor de vrijwilligers’
‘Door de vrijwilligers’
Wij behandelen onze
klanten en elkaar
met respect
Alle klanten zijn voor ons gelijk; wij behandelen al onze klanten op dezelfde manier,
zonder waardeoordelen en zonder
persoonlijke voorkeuren. We laten iedereen
in zijn/haar waarde.
We verwelkomen onze klanten vriendelijk bij
binnenkomst en groeten hen bij vertrek.
We zijn beleefd, rustig en aandachtig en
bieden een luisterend oor. We staan open
voor suggesties en klachten. Waar nodig
zoeken we aanvullende hulpverlening.
We checken bij onze klanten of onze dienstverlening en ons aanbod voldoende aansluit
op hun behoeften. We leggen hen duidelijk
uit hoe de pakketten zijn samengesteld en
wat de keuzemogelijkheden zijn.
We verstrekken zoveel mogelijk gezond
voedsel en houden oog voor de kwaliteit.
We zorgen samen voor een veilige en
prettige werkomgeving. We respecteren
ieders privacy, houden rekening met elkaar
en helpen elkaar.
We luisteren naar elkaar en hechten waarde
aan ieders input, ongeacht zijn/haar rol.
Onze vrijwilligers krijgen de ondersteuning
en middelen die ze nodig hebben voor de
uitvoering van hun werkzaamheden.
We zorgen voor voldoende rustmomenten
tijdens het werk.
Oog voor voedsel,
hart voor mensen.
Zo doen wij dat.
Wij zijn neutraal
en onafhankelijk
Iedereen die voldoet aan de landelijke
criteria mag een beroep op de voedselbank
doen, ongeacht afkomst, cultuur, geloof,
gender of huidskleur. We verstrekken
uitsluitend gratis voedsel en verdelen dit zo
eerlijk mogelijk. Het gedoneerde voedsel is
uitsluitend bestemd voor onze klanten.
We werken uitsluitend met vrijwilligers.
We behandelen onze klanten en elkaar open
en zonder vooroordelen en laten ons niet
leiden door persoonlijke voorkeuren.
We bieden alle klanten in principe dezelfde
producten aan, maar houden rekening met
bijzondere wensen en geloofsovertuiging.
We zijn een zelfstandige organisatie met
een eigen missie en visie, onafhankelijk van
politieke stromingen of religie. Binnen de landelijke kaders van Voedselbanken NL voeren
wij ons eigen beleid en nemen wij zelfstandig
onze besluiten..
‘Op een lege maag
kun je niet leren’
Wij zijn transparant in
onze verantwoording
We communiceren helder waar we voor
staan, wat we doen, hoe we het doen, en wat
onze richtlijnen en huisregels zijn.
We geven inzage in onze bedrijfsvoering en
financiële gegevens en laten onze sponsors
en donateurs zo goed mogelijk zien wat er
met hun bijdragen gebeurt.
We geven onze klanten bij de intake duidelijk
uitleg over onze werkwijze, onze huisregels,
de pakketgrootte en de betekenis van de
verschillende kleurenpasjes.
We leggen uit wat de keuzemogelijkheden
zijn en maken duidelijk waarom bepaalde
producten niet of beperkt beschikbaar zijn.
Intern delen we zoveel mogelijk alle relevante
informatie met elkaar: tijdens de dagstart
(het ‘ochtendgebed’), per mail of app en in
nieuwsbrieven.
Alle vrijwilligers hebben toegang tot de
notulen van de bestuursvergaderingen.
Belangrijke zaken bespreken we in de
klankbordgroep.
‘Geen pakket
zonder traject’
‘We werken uitsluitend
met vrijwilligers.’
Oog voor
voedsel,
hart voor
mensen
Voedselbank Leiden e.o.
Willem Barentszstraat 37
2315 TZ Leiden
www.voedselbankleiden.nl
tel 06-19246408