MODEL

Privacyreglement Voedselbank <NAAM>Inleiding

Onze Voedselbank helpt mensen in Nederland die (ver) onder de armoedegrens leven door ze tijdelijk te voorzien van gratis voedselpakketten. Bij de Voedselbank vinden we het respecteren van uw privacy erg belangrijk. Daarom willen wij u in dit document informeren over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken, bewaren en verwijderen (‘verwerken’).

Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens? #

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom de Voedselbank uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt.

Uw gegevens als klant verwerken wij bijvoorbeeld om de levering van de voedselpakketten mogelijk te kunnen maken; dit helpt bij de klantgerichte uitgifte van voedselnoodpakketten en de verdere begeleiding van u, immers “Geen pakket zonder traject”. Verder worden gepseudonimiseerde klantgegevens gebruikt voor statistische doeleinden van de Voedselbank en van de Vereniging van Nederlandse Voedselbanken, waar de Voedselbank lid van is. Soms verwerkt de Voedselbank uw gegevens op grond van een zogenaamd “gerechtvaardigd belang”, zoals bijvoorbeeld in het kader van gespeudonimiseerde verantwoording van voedselstromen.

Toestemming en intrekking verwerking

De belangrijkste grondslag op basis waarvan wij uw gegevens verwerken is toestemming. U kunt de toestemming op ieder moment intrekken. Na het intrekken van uw toestemming zal de Voedselbank uw gegevens niet langer verwerken, tenzij er een andere grondslag is op basis waarvan wij uw gegevens verwerken, bijvoorbeeld gerechtvaardigd belang.

Welke gegevens verwerken wij en van wie? #

Hieronder leest u wat voor soort persoonsgegevens wij van u verwerken.

• Zo zullen we, wanneer u een aanvraag doet om klant te worden van de Voedselbank, in elk geval vragen om uw contactgegevens, geboortedatum, inkomen, gezinssamenstelling en daarbij behorende uitgaven.
• Wanneer u als vrijwilliger bij de Voedselbank wilt meehelpen, zullen wij uw contactgegevens, uw motivatiebrief en de gegevens uit uw cv verwerken.
• Als u een donatie doet aan de Voedselbank verwerken wij uw naam, contactgegevens en bankrekeningnummer, tenzij u wilt dat uw donatie anoniem blijft.
• Wij verwerken uw contactgegevens als u leverancier bent van de Voedselbank.
• Wanneer u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief van de Voedselbank, zullen wij uw naam en e-mailadres verwerken. Wanneer u per e-mail met ons communiceert, wordt uw e-mailadres ook verwerkt.
• De website van onze voedselbank maakt gebruik van cookies. Dat zijn kleine bestandjes die met de pagina’s van de website worden meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer worden opgeslagen. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar de Cookieverklaring op onze website.

Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens? #

De Voedselbank draagt zorg voor een zorgvuldige en veilige verwerking van uw persoonsgegevens, waarbij we ons altijd houden aan de eisen uit de privacywetgeving. Zo zullen we uw gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. In de meeste gevallen betekent dit dat de gegevens in ieder geval zullen worden bewaard totdat u niet langer gebruik maakt van een van onze diensten of bij ons betrokken bent.

De Voedselbank verwijdert de klantgegevens in beginsel zes maanden-, doch uiterlijk één jaar na afloop van het kalenderjaar waarin de periode van voedselnoodhulp beëindigd is. Hiervan kan echter bij aanvang/intake schriftelijk worden afgeweken door de klant en de voedselbank, doch niet voor een langere periode dan twee jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de voedselnoodhulp eindigt. Als dit niet van tevoren overeengekomen is, dan kan dit later alsnog worden overeengekomen, bijvoorbeeld als aannemelijk is dat de klant binnen gerede termijn weer in aanmerking komt voor voedselnoodhulp.

We zullen uw gegevens niet delen met derden, tenzij wij verplicht zijn uw gegevens te delen op basis van wetgeving of wij hiervoor vooraf uw toestemming hebben gekregen.

We nemen daarnaast passende maatregelen om ervoor te zorgen dat het risico op misbruik van uw persoonsgegevens zo goed als mogelijk voorkomen wordt. De toegang tot uw persoonsgegevens is afgeschermd voor onbevoegden. Daarnaast zullen we onze beveiligingsmaatregelen regelmatig controleren en waar nodig updaten, zodat uw gegevens altijd goed beveiligd zijn.

Wat zijn uw rechten?

Op grond van de AVG heeft u het recht op inzage van uw persoonsgegevens zoals die bij ons bekend zijn. Daarnaast heeft u het recht om uw persoonsgegevens te laten wijzigen als uw persoonsgegevens bij ons niet correct geregistreerd zijn en het recht uw gegevens te laten verwijderen. Wanneer uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt, verwijdert de voedselbank uw gegevens, met inachtneming van het voorgaande, uit de systemen. De voedselbank zal binnen één maand reageren op uw verzoek.

U heeft voorts in bepaalde gevallen het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens door ons tijdelijk stil te laten zetten (dit is het recht op beperking). We mogen dan gedurende deze periode uw persoonsgegevens slechts beperkt verwerken.

Onder bepaalde omstandigheden hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verdere verwerking van uw persoonsgegevens door het recht van verzet in te roepen. Dit is onder meer mogelijk wanneer u bezwaar hebt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van direct marketing of statistisch onderzoek.

Heeft u een vraag of een klacht? #

Als u na het doorlezen van dit Privacyreglement vragen heeft over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, wanneer u gebruik wilt maken van één of meer van de beschreven rechten, of wanneer u een klacht hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, neem dan contact op via onderstaand adres:

<invullen naam voedselbank + postadres>

<invullen e-mailadres>

Mochten we samen niet tot een passende oplossing komen dan hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We raden u in dat geval aan hun website te raadplegen om te zien hoe u het best contact met de toezichthouder kunt opnemen (https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/).

Modeltekst vastgesteld in maart/april 2025