Toolkit Recruitment #

Achtergrond

Al het werk bij voedselbanken wordt gedaan door vrijwilligers.
Uit de landelijke enquête eind 2018, bleek dat ruim 11.700 mensen
zich inzetten voor onze organisatie. Met elkaar leveren we
elke dag, elke week een enorme prestatie.
Het vinden van goede vrijwilligers is niet altijd eenvoudig.
Soms zijn we op zoek naar mensen met hele specifieke vaardigheden.
En voor sommige functies is er schaarste vanwege de
grote vraag op de arbeidsmarkt. Chauffeurs met groot rijbewijs
zijn daar een goed voorbeeld van.
Zoals afgesproken in de Algemene Ledenvergadering is het een
prioriteit van Voedselbanken Nederland om voedselbanken te
ondersteunen bij het vinden en binden van vrijwilligers. In deze
toolkit is vastgelegd wat er beschikbaar is voor het vinden
(Recruitment) van vrijwilligers.

Recruitment kan worden opgesplitst in een aantal fasen en onderdelen:
1. Voorbereiding
2. Werving en wervingskanalen
3. Selectieproces
4. Overig

Dit gehele proces is beschreven in een document dat op
Voedingsbodem beschikbaar is (Vrijwilligers -> recruitmentproces
VBN2). Op de volgende pagina’s worden deze fasen
afzonderlijk besproken.

1. Voorbereiding #

Een goede voorbereiding is essentieel. Welke taken moeten
vervuld worden? Passen deze in één functie? Is de functie qua
werkbelasting en/of leerervaring interessant voor één vrijwilliger?
Of zoeken we een schaap met vijf poten en is het verstandiger
om de taken te verdelen over meerdere functies?
Zorg dat er duidelijke functie- en wervingsprofielen zijn. Dat zijn
twee verschillende dingen.
Functieprofiel
Een functieprofiel is voor intern gebruik en bevat een omschrijving
van de taken en verplichtingen die bij deze vacature horen.
Wat de plaats in de organisatie is en welke kennis en ervaring
vereist is.
Op de Voedingsbodem staan voorbeelden van functiebeschrijvingen
van verschillende type functies zoals die bij Voedselbanken
Nederland voorkomen: bestuursleden, coördinatoren,
specialisten op bijvoorbeeld ICT-gebied en medewerkers op
bijvoorbeeld secretarieel gebied.

Wervingsprofiel
Een goed wervingsprofiel is verleidelijk, uitgangspunt hierbij is
het functieprofiel. Hoe meer wervend de tekst in de inleiding is,
hoe groter de kans dat iemand doorleest. Zorg dat je het goede
werk van jouw voedselbank in de gemeente helder omschrijft.
Vergeet niet in de tekst te vermelden bij wie een geïnteresseerde
zich kan melden (met mailadres en telefoonnummer).
Wellicht kan iemand van de vrijwilligers goed schrijven?
Soms wil een reclamebureau helpen met het schrijven.
Voorbeelden van wervende teksten staan op
www.werkenbijvoedselbbanken.nl, maar je kunt natuurlijk ook
de functienaam googelen en van internet goede teksten halen.

2. Werving en wervingskanalen #

Het wervingsprofiel moet onder de aandacht worden gebracht.
Daar gebruik je communicatiekanalen voor. Bedenk waar en bij
wie je de vacature(s) onder de aandacht wilt brengen. Wie is de
doelgroep voor deze vacature? Ga je de wervende teksten heel
breed uitzetten of juist heel gericht bijvoorbeeld bij organisaties
waar het gezochte talent te vinden is?
Hieronder volgt een opsomming van mogelijke wervingskanalen.
• De landelijke website: www.werkenbijvoedselbanken.nl1
en/of, als natuurlijk de eigen website.
• In lokale kranten (voorbeeld van een wervingsartikel bij een
lokale krant ’t Trefpunt vind je op Voedingsbodem)
• Via sociale media
• Via de vrijwilligers (hang een overzicht van alle vacatures in
de gemeenschappelijke ruimte en spreek hen aan. Kennen
zij iemand?)
• Via relaties zoals leveranciers van voedsel (wellicht willen ze
op hun prikbord of hun website de vacatures delen?)
• Via bestaande netwerken in de gemeente (bijv: kerken,
Rotary)
• Via scholen (voorbeeld van een wervingsartikel voor basisscholen
vind je op Voedingsbodem)
• Vrijwilligers App: Issy2

3. Het selectieproces #

Het kan zijn dat er veel reacties komen. Of misschien reageert er
maar één persoon. In alle gevallen adviseren wij om een selectieproces
te hanteren. Want als die ene kandidaat een brokkenpiloot
blijkt te zijn, ben je achteraf meer tijd kwijt.
• Stroomschema met daarin de stappen die er zijn in werving-
en selectieproces (Voedingsbodem -> vrijwilligers ->
stroomschema kandidaten)
• Richtlijnen voor een sollicitatiegesprek. Op Voedingsbodem
staat een beschrijving voor sollicitatiegesprek volgens de
STARR-methode. Ook vind je er een document genaamd
Gespreksstructuur Recruitment.
• Er bestaat een sollicitatiecode opgesteld door het NVP. Deze
code geeft richtlijnen over de do’s en don’ts gedurende een
sollicitatieprocedure. Deze kun je vinden op internet.
1 www.werkenbijdevoedselbanken.nl komt eind derde kwartaal in
de lucht. Een aparte beschrijving en werkwijze volgt via MEEdeler.
Een PowerPoint met info over deze website staat reeds op
Voedingsbodem
2 De app Issy is al beschikbaar in de app store.

4. Overig #

Op Voedingsbodem zijn ook andere documenten beschikbaar
die in het kader van de werving en selectie van belang kunnen zijn.
• Organisatiestructuur/Organogram van VBN. Het betreft een voorbeeld
hoe een organisatiestructuur van een voedselbank
er uit zou kunnen zien.
• Vrijwilligersovereenkomst. Zorg dat elke vrijwilliger een
vrijwilligersovereenkomst tekent. Alleen dan is een vrijwilliger
verzekerd (ongevallen) tijdens zijn werktijden bij de
voedselbank.
• Richtlijnen VOG-beleid. Voor een aantal functies is een
Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist. In dit document is
het beleid beschreven dat binnen de VBN wordt gehanteerd.
• Vrijwilligersbeleid VBN. Het vinden van vrijwilligers is stap één.
Maar daarna volgen meerder stappen om het vrijwilligersbeleid
compleet te maken. In dit document wordt beschreven wat er
nog meer bij komt kijken.

Vragen en ondersteuning #

Alle documentatie is te vinden op
www.voedselbankennederland.nl -> Voedingsbodem -> vrijwilligers.
Bellen of mailen kan natuurlijk ook. Het HRM-team van
Voedselbanken Nederland is meestal op woensdag aanwezig
op het VB-Servicecentrum.
Mail: HRM@voedselbankennederland.nl
Tel: 088 543 543 5.