Standaard boekhoudpakket en rekeningschema #

Inleiding #

VBN heeft in de ALV van februari 2022 aangekondigd de jaarlijkse rapportage van de jaarrekening met ingang van boekjaar 2023 in standaard Excel format te laten plaatsvinden. In de afgelopen periode is een werkgroep van voedselbanken (Opsterland, Vlaardingen, Gorinchem, Oss, Zaanstreek, Oosterwolde) bij elkaar gekomen om een standaard rekeningschema uit te werken en te peilen of (voldoende) voedselbanken interesse hebben om een standaard (e-)boekhoudpakket aan te schaffen. Daarnaast hebben wij PwC gevraagd om met een advies te komen. De  samenvatting van hun advies is als bijlage toegevoegd bij deze notitie. PWC adviseert om het pakket van e-Boekhouden.nl te kiezen. Deze keuze is gebaseerd op de functionele mogelijkheden en de prijs. De ervaringen van meerdere voedselbanken die al werken met dit systeem zijn erg positief.

Wat zijn de voordelen van dit pakket voor de voedselbanken? #

1. Het pakket blijkt in de praktijk erg gebruiksvriendelijk en eenvoudig te zijn. Het is toegankelijk en betaalbaar. Het zal de voedselbanken ook tijd besparen. En er is een standaard rekeningschema voor voedselbanken dat ingelezen kan worden en voldoet aan de ANBI-richtlijnen. De standaard template met een rekeningschema is vernieuwd en uitgebreid. We voegen nog een werkblad toe waarin afschrijvingen bijgehouden kunnen worden. De definitieve template dient als voorbeeld voor voedselbanken om de eigen administratie in te richten of als hulpmiddel om te bekijken hoe bepaalde bedragen verwerkt worden. De meest actuele versie zal steeds gepubliceerd worden via Voedingsbodem.

2. Hoe meer voedselbanken van dit standaardpakket gebruik gaan maken, des te beter kan VBN goede ondersteuning aan deze voedselbanken bieden (bij de aanschaf, advies en begeleiding bij de invoering en de inrichting van een gebruikersgroep) en mogelijk ook prijsafspraken maken.

3. Door van dit pakket gebruik te maken, krijgen voedselbanken inzicht in de financiële kentallen om de eigen situatie ter lering te vergelijken met die van andere voedselbanken.

Wat is het voordeel voor onze hele voedselbankorganisatie? #

We zijn in de ogen van de buitenwereld een zeer belangrijke maatschappelijke organisatie geworden. Dat brengt ook verplichtingen met zich mee. Zo wordt van ons verwacht, dat we weten wat de huidige en verwachte financiële situatie bij de hele organisatie is. Daar kunnen we nu geen antwoord op geven. Dus hoe meer voedselbanken in de komende jaren gebruik gaan maken van dit standaard boekhoudpakket, des te beter kunnen we ons verantwoorden door het eenvoudig samenvoegen van de belangrijkste getallen.

Aanbod VBN #

Om het gebruik extra te stimuleren, is VBN bereid de jaarlijkse kosten van het boekhoudpakket e-Boekhouden.nl voor de voedselbanken te betalen. Uiteraard bepaalt elke voedselbank zelf of zij van dit standaardsysteem en het aanbod van VBN gebruik maken.

Bijlage: Advies PWC #

Jaarlijks wordt door ICT-accountancy een rapport opgesteld waarin alle beschikbare software-aanbieders inzichtelijk worden gemaakt. Ten aanzien van de lijst van aanbieders van softwarepakketten zijn voor jullie een
aantal aspecten van belang:

• gebruiksvriendelijkheid
• gebruikskosten
• bankkoppeling
• declaratiesysteem
• factuurherkenning

Aangezien de gebruikskosten een belangrijk aspect is voor de analyse heb ik hiervoor nog een nadere analyse uitgevoerd en komt vooral e-Boekhouden.nl hier goed naar voren. De kosten bedrag EUR 9,50 per maand terwijl nagenoeg alle faciliteiten
beschikbaar zijn.

Exact Online, Yuki en Snelstart zouden ook zeker in aanmerking kunnen komen om in gebruik te nemen, echter de kosten liggen voor deze pakketten ruim hoger dan bij eBoekhouden.nl Ik hoop jullie hiermee in ieder geval een goed beeld te geven van de mogelijkheden en
mochten jullie nadere informatie wensen dan hoor ik dat graag.