1 / 4 TEAM HRM | VERSIE 12-11-2020
Checklist Boeien & Binden van Vrijwilligers
Hieronder volgt een checklist over het boeien en binden van vrijwilligers. Kijk hierbij steeds zoveel
mogelijk door de ogen van je vrijwilligers: wat vinden zij leuk, wenselijk en/of belangrijk wat betreft
het werk en de organisatie? Hoe ervaren zij de werkwijzen, procedures en “de dingen die we doen”?
Met deze checklist kan elke voedselbank en/of onderdeel daarvan inventariseren op welke gebieden
en wat er gedaan wordt aan het boeien en binden van haar vrijwilligers. Wat gaat goed en waar de
liggen mogelijke verbeterkansen? Op welke punten moeten we actie ondernemen?
Met als doel: het behouden van geboeide en verbonden vrijwilligers, die elke keer met energie en
enthousiasme samen het verschil maken voor de klanten van de voedselbank; met “oog voor voedsel
en hart voor mensen”.
Kijken “door de ogen van vrijwilligers”!
Bij het behouden van vrijwilligers gaat het vooral om het boeien en binden van hen. En kijken we
door de ogen van vrijwilligers dan betekent dat, dat zij “geboeid zijn” én “zich verbonden voelen”.
Bij “geboeid zijn”, gaat het met name om het werk wat een vrijwilliger doet bij de Voedselbank.
Denk aan: de inhoud van het werk, de variatie van werkzaamheden, de taakverdeling, het teamwork
en/of de mate zelfstandigheid, de mate van aandacht en waardering, de mate van mee mogen
denken en de manieren van communicatie, aansturing, begeleiding en feedback.
“Geboeid zijn” is persoonsgebonden en wordt bepaald door de motieven/drijfveren van de
vrijwilliger zelf. Wat de ene vrijwilliger leuk vindt, vindt de ander niet of minder leuk. De een: ik wil
gewoon praktisch werk. De ander: mag wel wat uitdaging in zitten. De een: gewoon gezellig met de
collega’s. De ander: geef mij maar af en toe een aparte klus. De een: beetje meer variatie is wel mijn
ding. De ander: ik zou wel coördinator willen worden, denk dat ik dat kan.
Bij “zich verbonden voelen” gaat het meer om de persoonlijke klik met de organisatie
Voedselbanken. Enerzijds waar de Voedselbanken voor staan: haar visie, missie en kernwaarden. Je
voelt je dan verbonden met het goede doel en de koers van de organisatie als geheel. Je bent trots
op de organisatie waarvoor je werkt. Anderzijds gaat het ook over hoe de betreffende voedselbank
of een onderdeel ervan in de praktijk opereert: de manier waarop het werk is georganiseerd, de
wijze van aansturing en de cultuur. Je voelt je thuis, want de manier van leiding geven en
samenwerken voelen goed, de interne organisatie en werkzaamheden zijn duidelijk en goed
ingericht, en de werkomstandigheden en Arbo zaken zijn goed geregeld.
De uitdaging voor de Voedselbanken is zoveel mogelijk in te spelen op deze verscheidenheid in
motivatie en wensen van vrijwilligers. Kortom:
Ken de motivatie en wensen van uw vrijwilligers en probeer daar zoveel mogelijk rekening mee te
houden bij het boeien en binden van uw vrijwilligers.
2 / 4 TEAM HRM | VERSIE 12-11-2020
Checklist Boeien & Binden van Vrijwilligers
Checklist “door de ogen van vrijwilligers”
ONDERWERPEN DOEN WE KAN BETER ACTIEPUNT
1) Website(s) en andere externe communicatie
Duidelijke verwachtingen scheppen vooraf. Denk hierbij aan:
• Visie, missie en kernwaarden van Voedselbanken
• Merkkracht en de spontane merkbekendheid van de
voedselbank (anno 2020 in de top 5 van goede doelen)
• Kerncompetenties vrijwilligers: respectvol – open
minded – dienstverlenend – gemotiveerd – collegiaal
• Vrijwillig, maar niet vrijblijvend
• Informatie over gedragscodes, huisregels, veiligheids- en
arbo protocollen, privacy en integriteit
• Variatie aan functies, rollen en werkzaamheden
• Verhalen van andere vrijwilligers
• Nieuwsfeiten, speciale acties en campagnes
• Vacatures en open sollicitatie mogelijkheden
• …
2) Werving en selectie
Denk hierbij aan:
• Een realistisch en helder wervingsprofiel met duidelijke
omschrijving van de functie, vereisten en verwachtingen
• Snelle en klantvriendelijke afhandeling van sollicitaties
• Duidelijke en volledige informatie vooraf en tijdens
gesprekken
• Persoonlijke gesprekken, goede gespreksvaardigheden
en motiverende gespreksvoering
• Duidelijke correspondentie, (vervolg)afspraken en
terugkoppeling over selectie uitkomst
• Duidelijke informatie over administratieve zaken bij
aanname, waaronder vrijwilligersovereenkomst en VOG
• Duidelijke afspraken over startdatum, ontvangst,
introductie en inwerken
• …
3) Introductie
Denk hierbij aan:
• Via apart programma: over bestuur, organisatie, teams,
leveranciers, klanten, logistiek, werkprocessen,
voedselveiligheid, arbo zaken, etc.
• Via websites en specifieke documentatie (introductie
pakket)
• Via rondleiding en introductie bij andere vrijwilligers
• Via aantal dagdelen meelopen en -werken
• …
3 / 4 TEAM HRM | VERSIE 12-11-2020
ONDERWERPEN DOEN WE KAN BETER ACTIEPUNT
4) Inwerken
Denk hierbij aan:
• Volgens afgesproken inwerkplan en -periode en met
specifieke accenten, zoals voedselveiligheid en Arbo
• Afgestemd op de motivatie en wensen én op de kennis
en vaardigheden van de vrijwilliger
• Samen met vaste inwerk buddy
• Met voldoende feedbackmomenten en waardering
• …
5) Werkverdeling en werkinstructie
Denk hierbij aan:
• De werkverdeling kent vaste patronen en/of wordt van
tevoren afgesproken
• Werkinstructies worden met regelmaat en naar
behoefte gegeven door teamcoördinatoren en/of
collega’s met ervaring
• Er is periodiek werkoverleg met collega’s, bijvoorbeeld
in de vorm van zogenaamde “dag starts”
• …
6) Persoonlijke aandacht en waardering
Denk hierbij aan:
• Tijdens vergaderingen, teamoverleg en werkoverleg
• Persoonlijk en tussendoor op de werkvloer
• Waar nodig bieden van persoonlijke ondersteuning en
helpen om problemen op te lossen
• Samen successen vieren
• Via informele teamsessie en -uitjes
• Via jaarfeesten, zoals zomer BBQ en eindejaar viering
• Bij persoonlijke gebeurtenissen, bijvoorbeeld:
verjaardagen, geboortes, jubilea, etc.
• Bij ziekte en ingrijpende gebeurtenissen
• …
7) Voortgangs- en/of evaluatiegesprekken
Denk hierbij aan:
• Drie maand gesprek (of eerder; als eerste formele
gesprek na inwerkperiode)
• Gesprekcyclus; 1 of 2 vaste gesprekken per jaar
• Gesprekken op verzoek van vrijwilliger
• Vrijwilliger staat centraal en wordt in alle gesprekken
uitgenodigd om zelf na te denken en met ideeën te
komen over werkinhoud en -processen, samenwerking,
duurzame inzetbaarheid en werkgeluk (“motiverende
gespreksvoering”)
• …
8) Interne communicatie
Denk hierbij aan:
• Informatie over Voedselbanken Nederland: via website,
over expertteams, jaarverslagen en cijfers, digitale
nieuwsbrieven, onze voedingsbodem, social media, etc.
• Over eigen voedselbank:; via website, jaarverslagen,
cijfers, eigen nieuwsbulletins, info mails, etc.
• Via vergaderingen en werkoverleg
• Tijdens “dag starts”, bij werkinstructies en tussendoor
• …
4 / 4 TEAM HRM | VERSIE 12-11-2020
ONDERWERPEN DOEN WE KAN BETER ACTIEPUNT
9) Ontwikkeling
Denk hierbij aan:
• Ontwikkelpunten bespreken tijdens voortgangs- en/of
evaluatiegesprekken (zie 7)
• Ontwikkelgesprek op eigen initiatief van de vrijwilliger
• Werken met persoonlijk ontwikkelplan indien gewenst
• Bepalen en inzetten van verplichte opleidingen en
trainingen, bijvoorbeeld over voedselveiligheid, veilig
werken en arbo zaken
• Volgen van opleidingen en trainingen die aangeboden
worden via Team Training en Opleiding van
Servicecentrum Voedselbanken Nederland
• Opleidingen en trainingen aanvragen via coördinatoren /
bestuursleden en gunning door bestuur; geldt ook voor
conferentie, netwerkbijeenkomsten, etc.
• …
10) Meedenken en meedoen
Denk hierbij aan:
• Vrijwilligers keuze vrijheid geven over de wijze van
werkuitvoering (niet het wat, maar wel het hoe)
• Vrijwilligers mee laten denken over efficiënte en
effectieve werkuitvoering en werkprocessen
• Deelnemen aan speciale werk- en/of projectgroepen
• Doorstroom mogelijkheden naar andere functies of
rollen
• Inspraak in beleidszaken en organisatie ontwikkelingen,
mede op basis van specifiek vakkennis en expertise
• …
11) Vertrek
Denk hierbij aan:
• Conform lopende vrijwilligersovereenkomst
(opzegtermijn van minimaal 1 maand)
• Afspraken over ruimte en tijd voor afmaken werk,
overdracht werkzaamheden en regelen facilitaire zaken
(kan langer duren dan 1 maand)
• Voeren van een exitgesprek en leren van de bevindingen
van vertrekkende vrijwilliger
• Indien gewenst afspraken maken over
ambassadeurschap, alumni relatie en/of contact blijven
houden
• …