5-Stappenplan voor succesvol samenwerken met lokale bedrijven

Herkenbaar?
Een bedrijf belt met de vraag of zij met een team van 10 medewerkers een betrokken teamactiviteit kunnen doen bij jouw voedselbank. Het liefst inpakken van kratjes. Vaak kan dat niet: omdat vaste vrijwilligers het al doen, omdat er geen ruimte is in het magazijn, omdat de werkzaamheden zijn veranderd met de intrede van de winkelformule of omdat er simpelweg geen werk is.
Zonde om deze hulp te laten liggen! Bedrijven brengen niet alleen extra handen, maar ook
expertise en waardevolle contacten mee. Dit kan leiden tot nieuwe vaste vrijwilligers, bekendheid, nieuwe donateurs en extra ondersteuning bij projecten. Projecten waar wel veel vrijwilligers voor nodig zijn zoals voor en tijdens winkelacties. Of eindelijk de kans om die ene klus op te starten. De sleutel? Een goede match tussen hun aanbod en jouw behoeften.
Vijf stappen om bedrijven succesvol te betrekken:
Stap 1: Bepaal je behoefte
Voor je in gesprek gaat met bedrijven, moet je weten wat je écht nodig hebt:
 Wat is de missie en visie van jullie voedselbank?
 Welke taken blijven liggen waar extra handen, expertise of middelen nodig zijn?
 Wat voor type ondersteuning zou structureel bijdragen aan jullie doelen?
 Kijk ook naar de wensen die je hebt maar die bij gebrek aan handjes of expertise op de plank
blijven liggen.
 Ga uit van je eigen kracht en behoefte. Op korte en op lange termijn.
Stap 2: Maak een helder aanbod
Beschrijf concreet hoe bedrijven kunnen helpen:
 Welke taken kunnen incidentele vrijwilligers uitvoeren?
 Heb je behoefte aan specialistische expertise, zoals IT, communicatie of logistiek?
 Kunnen bedrijven helpen bij fondsenwerving of het organiseren van een inzamelactie en bij
hen intern werven van vrijwilligers?
 Zijn er terugkerende werkzaamheden waar je vaste vrijwilligers niet aan toekomen zoals de
grote kwartaal schoonmaak (de koelcel, de bus, stellingen en schappen en buiten
schoffelen); beschrijf de klus en benoem concreet wat er voor nodig is (bv gereedschap, verf,
mankracht, uren, geld)
Stap 3: Proactief netwerken
Wacht niet tot bedrijven zich melden, maar ga zelf op zoek!
 Inventariseer en breng je huidige en gewenste (bedrijven) netwerk in beeld. Heb je warme
contacten binnen deze bedrijven zodat je makkelijk(er) een ingang hebt, gebruik deze dan
om contact te leggen.
 Denk ook aan kerkelijke instellingen, scholen etc.
 Maak gebruik van (lokale) maatschappelijke beursvloeren waar organisaties met een
hulpvraag en bedrijven met aanbod bijeenkomen en gematched worden (beursvloer.com).
 Neem in jouw eigen gemeente contact op met de intermediair maatschappelijk betrokken
ondernemen.
 Neem deel aan landelijke acties NLdoet en onderzoek of daar mogelijkheden liggen
 Gebruik netwerken zoals VBN om potentiële partners te vinden.
 Zorg voor een duidelijke communicatie over hoe bedrijven impact kunnen maken

Stap 4: Ga in gesprek en geef een rondleiding
Nodig geïnteresseerde bedrijven uit en laat ze zien hoe de voedselbank werkt. Bespreek:
 Waarom willen zij zich inzetten?
 Wat zijn hun verwachtingen en doelen?
 Vertel over de voedselbank, over de uitdagingen en jullie eigen behoeften op het vlak van
samenwerken.
 Leg je eigen vraag en behoefte neer; wees concreet. Hoe kunnen jullie een samenwerking
vormgeven die voor beide partijen waardevol en duurzaam is?
 Als er een match mogelijk is; zorg voor een vast aanspreekpunt binnen de voedselbank en
het bedrijf en leg de gemaakte afspraken vast in een projectplan. Zie Projectplan pagina
hierna.
Stap 5: Maak een duurzame samenwerking
 Zorg voor een coördinator/ netwerker voor de externe relaties.
 Zorg voor een aanspreekpunt binnen de voedselbank die deze incidentele activiteiten van
begin tot eind kan organiseren.
 Blijf in gesprek om nieuwe mogelijkheden te ontdekken. Evalueer samen de dag. Stuur je
nieuwsbrief, waarin mogelijke vacatures en klussen, stuur foto’s met een bedankje na een
geslaagde match, vraag of je ze in de toekomst weer mag benaderen etc.
 Evalueer de samenwerking en kijk of er structurele hulp mogelijk is.
Aan de slag! En begin klein!
Wil jij bedrijven effectiever inzetten bij jullie voedselbank? Maak een lijst met taken waar je hulp bij
nodig hebt en neem contact op met je lokale netwerk. Of deel je uitstaande vraag met VBN, zij
kunnen jullie in contact brengen met bedrijven die via VBN hun vrijwilligersaanbod doen.
Wil je sparren over je aanpak?
 VBN helpt jullie graag; mail naar welkom@voedselbankennederland.nl
 Goodwork van Platform Vrijwillige Inzet met workshops voor tips & tricks
https://vrijwilligerswerk.nl/koers+mee/programmas/proggoodwork/default.aspx

Concept projectplan

Voorbereiding:
– Afspraak met bedrijf om de activiteit door te spreken
– Gemaakte afspraken samenvatten in projectplan
– Wie doet wat
– Wat is nodig (gereedschap, verf, geld, aantal vrijwilligers, kleding voor werken in magazijn
etc)
– EHBO
– Afspraken maken over communicatie via social media, wat zijn de afspraken mbt fotografie
en publicatie
– Afspraken kenbaar maken intern bij de voedselbank zodat iedereen weet van de komst van
een externe partij vrijwilligers

Wat is de
aanleiding?

Aanbod van een bedrijf of een behoefte van de voedselbank

Wat moet er
gebeuren?

Beschrijving van de activiteit
– wat is het doel van de activiteit / het beoogde resultaat
– wanneer is de voedselbank tevreden en dus geholpen
– wanneer is het bedrijf tevreden, wat wil zij uit de activiteit halen (bv
teambuilding of impact maken)

Contactgegevens
Bedrijf
Voedselbank

Contactpersonen
– mobiel nummer
– emailadres

Afspraken activiteit – Wat gaat / moet er concreet gedaan worden

– Wanneer (datum)
– Waar (locatie/adres en vermelden waar te parkeren)
– De tijd (van …. tot … uur)
– Hoeveel vrijwilligers van het bedrijf
– Hoeveel vrijwilligers van de voedselbank
– Wie regelt wat voorafgaand aan de activiteit (bv wie regelt de lunch,
gereedschap, verf, werkhandschoenen etc)

Programma op de
dag zelf:

– Inloop om 9:00 uur
– Koffie en thee en kennismaking en rondleiding
– Werkzaamheden en programma van de dag vertellen
– Aan de slag!
– Koffie / lunchpauze
– Weer aan de slag!
– Evaluatie met de vrijwilligers

Na afloop – Communicatie social media / lokale krant

– Evaluatie met eventueel vervolg afspraak voor duurzame
samenwerking