VOEDSELBANK REGLEMENT 2025 #

Reglement als bedoeld in artikel 19, lid 2 van de Statuten van de Vereniging van Nederlandse Voedselbanken, vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van 29 november 2025.

In dit Voedselbank Reglement 2025 worden “leden” ook aangeduid als ”voedselbanken” en worden degenen die voedselhulp krijgen aangeduid als “klanten”, wordt de Vereniging van Nederlandse Voedselbanken aangeduid als “vereniging” en haar statutaire bestuur als “bestuur”.

Inhoudsopgave

1. De vereniging ……………………………………………………………………………………………… 3
2. Organisatie van de vereniging ………………………………………………………………………. 5
3. Gemeenschappelijk beleid ……………………………………………………………………………. 8
4. Voedselverwerving en voedselverdeling ……………………………………………………….. 11
5. Financiën van de vereniging ……………………………………………………………………….. 11
6. Verzekeringen …………………………………………………………………………………………… 12
7. Handhaving………………………………………………………………………………………………. 13
8. Klachtenregeling ……………………………………………………………………………………….. 14

Bijlage 1 Modelstatuten voor een voedselbank ………………………………………………… 16
Bijlage 2. Aanmeldingsprocedure voor nieuwe voedselbanken ……………………………..23
Bijlage 3. Protocol Financiering Regionale Distributiecentra ………………………………… 25
Bijlage 4. Samenwerkingsovereenkomst Voedselbanken Nederland en Regionaal Distributiecentrum ……………………………………………………………. 27
Bijlage 5. Bepalingen die in elk geval worden opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst tussen RDC en voedselbank ………………….. 30
Bijlage 6 De Integriteitscode voor voedselbankorganisaties in Nederland …………….. 32

1. De Vereniging #

1.1 Missie, visie en kernwaarden van de vereniging en de leden

1.1.1 Onze missie

Het bieden van directe voedselhulp aan hen die het nodig hebben; en het voorkomen van verspilling van goed voedsel.

1.1.2 Onze visie

In Nederland leven nog steeds te veel mensen onder de armoedegrens. Voedselbanken helpen degenen die het financieel even niet redden door ze tijdelijk te voorzien van voedselhulp. Het voedsel dat we uitgeven komt zoveel mogelijk uit verspillingsstromen. Zo zorgen we ervoor dat het leven van mensen in armoede wordt verzacht, voedseloverschotten verdwijnen en het milieu minder wordt belast. Om onze klanten te helpen weer op eigen benen te staan, werken we samen met andere organisaties en gemeenten. We streven ernaar dat voedselhulp tijdelijk is. Samenvattend noemen we dit tegenwoordig: “Een pakket met een traject” (voorheen: “Geen pakket zonder traject”) en ons streven is zo laagdrempelig mogelijk te zijn.

1.1.3 De kernwaarden

De voedselbanken hanteren de volgende kernwaarden als maatstaf voor hun handelen: o Toegankelijk (welkom, laagdrempelig, bereikbaar, inclusief, oordeelvrij, transparant). o Behulpzaam (Een pakket met een traject, menselijke maat).

•  Samen (solidair, respectvol, met klanten, vrijwilligers en partners).
• Ongebonden (burgers voor burgers, neutrale partij, onafhankelijk).

1.2 Hoe we werken

• We werken uitsluitend met vrijwilligers. o We verstrekken zoveel mogelijk gezond voedsel.
• We verstrekken voedsel en persoonlijke verzorgingsproducten zonder dat onze klanten hiervoor hoeven te betalen.
• We verdelen dit zo eerlijk mogelijk. o We werken veilig zowel sociaal als fysiek.
• We zijn neutraal en onafhankelijk (‘burgers voor burgers’).
• We zijn transparant in onze verantwoording.

1.3 De naamgeving van de leden

De officiële naam van een lid is als volgt samengesteld: “Stichting voedselbank XXXX”, waarbij “XXXX” bij voorkeur de naam aangeeft van een plaats of regio of van een eigen naam die het lid zelf kiest. Een voedselbank die ook de Regionale Distributie Centrumfunctie (“RDC”) vervult, voegt aan de eigen naam toe “Regionaal Distributiecentrum van Voedselbanken Nederland”.

1.4 De rechtsvorm van de leden

De rechtsvorm van de leden is die van stichting. De statuten van de leden zijn niet in strijd met de modelstatuten zoals die door de Algemene Ledenvergadering zijn vastgesteld (zie Bijlage 1).

1.5 ANBI-status

De leden dienen voorts de ANBI-status te hebben, niet alleen uit integriteits-, en risico-overwegingen, maar ook om te voorkomen dat over geschonken gelden en/of voedsel schenkingsrecht betaald moet worden. De leden dienen jaarlijks te voldoen aan de verplichtingen die de Belastingdienst oplegt om de ANBI-status te handhaven.

1.6 Het logo en de huisstijl van de vereniging en de leden

Om de herkenbaarheid van de vereniging en de leden te vergroten en om een eenduidig imago te bevorderen, gebruiken we het meest recente logo met het hart en de vork en dezelfde huisstijl zoals door de vereniging beschikbaar wordt gesteld. Voedselbanken kunnen een korte slagzin bij hun naam gebruiken, namelijk: ‘Oog voor voedsel, Hart voor mensen’ in de stijl en vorm die door de vereniging beschikbaar wordt gesteld.

1.7 Transparantie bij de vereniging en de leden

Wij publiceren de jaarrekening en het jaarverslag van het voorafgaande jaar vóór 1 juli op de eigen website (ook een verplichting om de ANBI-status te behouden). Voor de leden volstaat een eigen jaarrekening, die door een eigen kascommissie is goedgekeurd of door een accountant, de jaarrekening van RDC’s dienen door een accountant gecontroleerd te zijn. De leden sturen een exemplaar van hun jaarrekening en jaarverslag digitaal naar de penningmeester van de vereniging voor 30 juni van het daaropvolgende jaar.

1.8 De aanmeldingsprocedure voor nieuwe leden

Voor nieuwe voedselbanken geldt de aanmeldingsprocedure zoals die door de Algemene Ledenvergadering is vastgesteld (zie Bijlage 2). Voordat een voedselbank volwaardig lid van de vereniging wordt, kan zij eerst als kandidaat-lid worden ingeschreven.

1.9 De ambassadeurs van de vereniging.

Ambassadeurs zijn bekende Nederlanders die de voedselbanken een warm hart toedragen en zich in die zin in het openbaar willen uiten. Daardoor neemt de naamsbekendheid en de geloofwaardigheid van de vereniging en de leden toe, het imago wordt versterkt en we ontvangen meer voedsel en financiële ondersteuning. Het bestuur benoemt de landelijke ambassadeurs. De criteria waaraan onze landelijke ambassadeurs moeten voldoen:

• een landelijke bekendheid; o een goede reputatie;
• van onbesproken gedrag zijn, zodat iedereen zich daarmee kan identificeren;
• een relevant netwerk; o de bereidheid om zich actief en onbetaald voor de voedselbanken in te zetten; en o het aanvaarden van missie, visie en kernwaarden van de voedselbanken.

1.10 De Europese Federatie van Voedselbanken

De vereniging is lid van de Europese Federatie van Voedselbanken (FEBA), gevestigd te Brussel.

2. Organisatie van de vereniging #

2.1 De Algemene Ledenvergadering; interne geschillen

Het hoogste orgaan is de Algemene Ledenvergadering. Alle bevoegdheden die niet door de wet of de statuten aan het bestuur zijn opgedragen, liggen bij de Algemene Ledenvergadering. De Algemene Ledenvergadering geeft het bestuur opdracht om haar besluiten uit te voeren en controleert of ze juist zijn uitgevoerd. De Algemene Ledenvergadering heeft het recht bestuursleden te benoemen, te schorsen en te ontslaan. Alle leden van de vereniging hebben stemrecht, waarbij elk lid één stem heeft. De Algemene Ledenvergadering komt tenminste driemaal per jaar (digitaal) bijeen.
Geschillen tussen leden onderling of tussen leden met de vereniging kunnen – als eerder overleg geen zin blijkt te hebben gehad – aan de Algemene Ledenvergadering worden voorgelegd die in hoogste ressort bevoegd omtrent het geschil een bindende uitspraak te doen

2.2 Het bestuur van de vereniging

Om ervoor te zorgen dat voldoende voedselbankkennis in het bestuur vertegenwoordigd is, wordt ernaar gestreefd dat bestuursleden ervaring hebben als voedselbankvrijwilliger. Het bestuur heeft de dagelijkse leiding over de vereniging. Het bestuur is belast met de uitvoering van het door de Algemene Ledenvergadering bepaalde beleid. Het bestuur legt periodiek verantwoording af aan de Algemene Ledenvergadering en legt daar ook jaarplannen, de begroting en voorstellen aan de leden voor. Onverminderd de collectieve bestuursverantwoordelijkheid, is elk
bestuurslid verantwoordelijk voor een eigen portefeuille en wordt bij de uitvoering ondersteund door een eigen team vrijwilligers. Het bestuur stelt een Bestuursreglement vast waarin haar organisatie verder wordt vastgelegd.

2.3 Het landelijk ‘Voedselbank Servicecentrum’

Het landelijk Voedselbank Servicecentrum valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur. Het Voedselbank Servicecentrum heeft twee hoofdtaken: ondersteuning van de leden en ondersteuning van de vereniging.

2.4 De Regionale Distributiecentra

De coördinatie en de distributie van voedsel binnen de regio’s kan worden uitgevoerd door:

• een voedselbank met een regionale RDC-functie, waarmee de leden in die regio een overeenkomst hebben gesloten. Daarin mogen géén bepalingen zijn opgenomen die strijdig zijn met de door de Algemene Ledenvergadering vastgestelde statuten en reglementen van de vereniging; of
• een regionale stichting met een eigen RDC, waarmee de voedselbanken in die regio een overeenkomst hebben gesloten. Daarin mogen géén bepalingen zijn opgenomen die strijdig zijn met de door de Algemene Ledenvergadering vastgestelde statuten en reglementen van de vereniging.

De regio zorgt zelf voor de financiering van het RDC binnen de kaders van het door de Algemene Ledenvergadering vastgestelde Protocol Financiering Regionale Distributiecentra (zie Bijlage 3). Daarnaast stelt de vereniging een financiële bijdrage beschikbaar, waarvan de hoogte en de voorwaarden jaarlijks via de begroting door de Algemene Ledenvergadering worden vastgesteld. Tussen de vereniging en de partij die verantwoordelijk is voor de distributiefunctie binnen een regio wordt een samenwerkingsovereenkomst gesloten, waarvan de tekst door de Algemene
Ledenvergadering is vastgesteld (zie Bijlage 4).

2.5 De leden

Lokale voedselbankorganisaties die aan de door de vereniging gestelde voorwaarden voldoen, kunnen (volwaardig) lid van de vereniging worden. Aan dit lidmaatschap zijn geen kosten verbonden. De leden onderschrijven de kernwaarden van de vereniging en handelen daarnaar. De
leden zijn in alle gevallen verantwoordelijk voor de voedselveiligheid en de klantbehandeling bij hun voedselbank en uitgiftepunten, overeenkomstig de door de Algemene Ledenvergadering vastgestelde regelingen. Het werkgebied van een lid kan één of meer gemeenten omvatten. De leden kunnen gebruik maken van één of meer uitdeel-/uitgiftepunten per gemeente. Dit kunnen zowel eigen uitgiftepunten zijn, maar ook uitgiftepunten onder het dak van een andere instelling. Uitgangspunt is dat in één gemeente niet meer dan één voedselbank gevestigd is die lid is van de vereniging, tenzij het bestuur in overleg met het Regionaal Overleg Platform (ROP) anders besluit. Als door fusie van gemeenten meerdere voedselbanken in de nieuwe gemeente werkzaam zijn, bepaalt het Regionaal Overleg Platform of er redenen zijn die het bestaan van meer dan één voedselbank in die gemeente rechtvaardigen. Lokale werkgebieden worden binnen het Regionaal Overleg Platform geregeld en vastgelegd. Indien de regio er zelf niet uitkomt, neemt het bestuur een besluit na overleg met de betrokken leden (zie Bijlage 2).

2.6 Regionaal Overleg Platform

In elke regio functioneert een ROP. Taken van het ROP zijn het voeren van overleg, het bevorderen van onderlinge afstemming en het nemen van besluiten. Aan de regio’s wordt overgelaten op welke manier zij dit ROP willen inrichten. Deelnemers zijn in elk geval het RDC en de leden in die regio. Tussen het RDC en elk lid in die regio wordt een samenwerkingsovereenkomst gesloten. In elk geval worden daarin de bepalingen opgenomen, zoals die door de Algemene Ledenvergadering zijn vastgesteld (zie Bijlage 5).
Elke regio bepaalt verder de inhoud van de eigen samenwerkingsovereenkomst. In het ROP wordt het RDC en elk lid door maximaal twee personen vertegenwoordigd, tenzij het ROP anders beslist.

Het ROP is bevoegd besluiten te nemen over de volgende onderwerpen:

• de regionale voedselverwerving;
• de regionale voedselverdeling. Als onderlinge solidariteit daarom vraagt, kan het ROP besluiten van de regionale verdeling op basis van het aantal personen af te wijken;
• de regionale fondsenwerving; o de regionale acties;
• in het geval de leden bijdragen aan de gezamenlijke financiering van het regionaal distributiecentrum: de vaststelling van de begroting en de vaststelling van de hoogte van deze bijdrage, zoals geregeld in het Protocol financiering regionale distributiecentra (zie Bijlage 3);
• de regionale lobbyactiviteiten; o de contacten met de regionale media;
• de wijziging van werkgebied van de leden binnen de regio. De beslissing hierover wordt gezamenlijk door het ROP genomen op voorstel van de betrokken leden;
• het advies aan het bestuur over de toelating van een (kandidaat-)lid; en
• onvoorziene zaken.

Het ROP kan géén besluiten nemen die in strijd zijn met de statuten en de reglementen van de vereniging en met de door de Algemene Ledenvergadering genomen besluiten.

Het ROP neemt besluiten bij meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Als de stemmen staken is het voorstel verworpen. Een lid kan niet meer dan twee andere leden vertegenwoordigen. Voor het nemen van besluiten geldt geen minimumaantal leden dat aanwezig moet zijn. Besluiten gelden voor alle leden in die regio, dus ook voor de leden die op de betreffende vergadering van het ROP niet aanwezig of vertegenwoordigd waren. In verband hiermee wordt de agenda van de vergaderingen tenminste twee weken voor de vergaderdatum aan alle deelnemers van het ROP toegezonden.

2.7 Relatiebeheerders

Het bestuur kan besluiten relatiebeheerders aan te stellen en eventueel ook met redenen omkleed van hun taak ontslaan. Een relatiebeheerder kijkt waarmee hij/zij voedselbanken van dienst kan zijn, in de praktijk van nu en bij het beleid voor de toekomst. Relatiebeheerders zijn op de hoogte van de expertise en middelen die vanuit andere voedselbanken en de vereniging beschikbaar zijn zodat ze snel lijntjes kunnen leggen naar experts, adviseurs of collega-voedselbanken. Ze kunnen door hun vele contacten in het land zaken signaleren, agenderen en stimuleren die het functioneren van de voedselbanken alleen én samen als vereniging verbeteren. Bij benoeming zal elke relatiebeheerder een bepaalde regio onder de hoede krijgen die niet noodzakelijk gelijkloopt met de indeling die gevolgd wordt bij de ROP’s.

Eén bestuurslid, in beginsel de houder van de portefeuille Coördinatie Voedselbankondersteuning, draagt zorg voor de verdere organisatie van de relatiebeheerders en zal het bestuur op regelmatige wijze geïnformeerd houden over hun werkzaamheden. Dit bestuurslid zorgt ervoor dat de relatiebeheerders op de hoogte worden gehouden van de voor de uitvoering van hun taak benodigde informatie. Relatiebeheerders bepalen zelf, samen met het desbetreffende bestuurslid, hoe zij zich organiseren en bijeenkomen.

Tenminste één keer per jaar worden de relatiebeheerders door het bestuur uitgenodigd om in gesprek te gaan over hun werkzaamheden en voornemens. Relatiebeheerders worden ook uitgenodigd om de ROP bijeenkomsten in hun regio en de Algemene Ledenvergaderingen als toehoorder bij te wonen.

2.8 Vertrouwenspersonen

Leden dienen op de website een regeling te vermelden over externe vertrouwenspersonen voor hun vrijwilligers. Dat kunnen aan de voedselbank verbonden vertrouwenspersonen zijn, maar dat kan ook door verwijzing naar regionale vertrouwenspersonen of naar de aan de vereniging verbonden vertrouwenspersonen.

3. Gemeenschappelijk beleid #

3.1 Inleiding

Leden zijn zelfstandige stichtingen die in de lokale samenleving geworteld zijn. Dat vereist de nodige vrijheid om eigen keuzes te kunnen maken. Daarnaast is het noodzakelijk dat de voedselbanken een gemeenschappelijk beleid hebben en daarnaar handelen. ‘Eenheid door verscheidenheid’ is de bindende factor tussen de leden. Hierna wordt dit gemeenschappelijke beleid verwoord.

3.2 Aanmelding en beslissing over toekenning voedselhulp

Directe en voorwaardenvrije hulp voor nieuwe klanten. Nieuwe klanten die zich aanmelden bij de voedselbank ontvangen direct – of zo snel als mogelijk binnen onze organisatie – voedselondersteuning, zonder voorwaarden. Dit geldt vanaf de aanmelding totdat de structurele beoordeling is afgerond, met een maximum van drie maanden. Het traject omvat de volgende stappen:

1. Kennismakingsgesprek: Direct na aanmelding vindt een gesprek plaats met een voedselbankvrijwilliger of externe organisatie, om de vragen en behoeften van de aanvrager in kaart te brengen.
2. Start voedselondersteuning: Direct na het kennismakingsgesprek ontvangt de klant wekelijks boodschappen.
3. Beoordeling continuering: Na ongeveer een maand wordt de aanvraag voor verlenging van de voedselhulp doorgerekend en beoordeeld door voedselbankvrijwilligers of (externe) organisaties die toegerust zijn voor een financiële en mensgerichte evaluatie. Uitvoering door  vrijwilligers geniet de voorkeur.
4. Toepassing toekenningscriteria: Het doorrekenen en beoordelen geschiedt op basis van de door de Algemene Ledenvergadering van jaar tot jaar vastgestelde normering van toekenning (“Toekenningscriteria”) in verhouding tot de hoogte van het besteedbaar inkomen.
5. Besluitvorming en uitlooptraject: De voedselbank neemt zelfstandig de beslissing of voedselhulp wordt toegekend. Als bij de intake of herintake blijkt dat men een tot 15% hoger bedrag aan besteedbaar inkomen overhoudt dan de geldende toekenningscriteria, start een  uitlooptraject van zes maanden – indien nodig langer – waarbij de desbetreffende klant (al dan niet aangepast in hoeveelheid of frequentie) voedselhulp blijft krijgen. Elke voedselbank kan een noodvoorziening treffen om zonder verdere voorwaarden voedselhulp te blijven verstrekken. Deze aanpak zorgt voor onmiddellijke urgentiehulp, met een gestructureerde overgang naar duurzame ondersteuning.

3.3 Over onze klanten

Algemeen uitgangspunt voor klantondersteuning

• Het uitgangspunt is dat voedselbanken klanten niet alleen met voedsel helpen, maar óók met een traject naar structurele verbetering. In een vertrouwelijk gesprek brengen we samen met de klant de oorzaken van de voedselnood in kaart en ondersteunen hen bij het zoeken naar passende hulp van gespecialiseerde (lokale) organisaties. “Een pakket vandaag, een perspectief voor morgen” is hierbij leidend: voedselhulp gaat gepaard met begeleiding om de zelfredzaamheid te bevorderen en langdurige afhankelijkheid te voorkomen.
• Voedselbanken accepteren uitsluitend klanten uit hun eigen werkgebied.
• Klanten kunnen nooit van meerdere voedselbanken voedsel krijgen.
• Voedselbanken streven ernaar elke week voedsel voor drie dagen aan hun klanten te geven.
• Voedselbanken vragen nooit geld of gratis diensten voor het voedsel dat zij verstrekken.
• De hoogte van het leefgeld (besteedbaar inkomen) van de klant wordt in principe ten minste één keer per halfjaar gecontroleerd.
• Uitgangspunt is dat de klanten gedurende maximaal drie jaar voedselhulp ontvangen. Dit is echter geen harde grens. Als deze termijn niet realistisch of haalbaar is, kunnen voedselbanken aanvullende termijnen van voedselhulp afspreken. Binnen deze periode wordt in overleg met de klant samen met lokale organisaties gewerkt aan aanvullende hulp die de klant verder op weg kunnen helpen.

3.4 Over onze vrijwilligers

• De vereniging en de leden werken uitsluitend met vrijwilligers en treden dus nooit als werkgever op.
• De vereniging en de leden bepalen hun eigen vrijwilligersbeleid en werkomstandigheden/veiligheidsbeleid dat ten minste aan vergelijkbare wettelijke uitgangspunten voldoet.
• Het heeft de voorkeur dat onze klanten geen vrijwilliger bij de vereniging of de leden zijn.

3.5 Over ons voedsel

• Als uitgangspunt kopen de leden geen voedsel. Zolang de situatie echter is dat we gezamenlijk onvoldoende voedsel hebben, of als er door derden daarvoor specifieke fondsen ter beschikking zijn gesteld, kunnen de leden ter aanvulling voedsel kopen. Op landelijk en regionaal niveau wordt als uitgangspunt geen voedsel gekocht, al was het maar omdat dan het risico te groot wordt dat we minder voedsel gedoneerd krijgen.
• Het staat de leden vrij om actief mee te doen met commerciële acties om voedsel te verwerven, zoals supermarktacties.
• Aangeboden, kwalitatief goed voedsel wordt in principe nooit geweigerd.
• De leden verkopen nooit voedsel.
• De leden bepalen zelf wat er met het voedsel gebeurt dat niet, of niet tijdig, wordt opgehaald, of anderszins niet voor uitdeling aan klanten in aanmerking komt. De leden stellen hiervoor zelf een beleid vast, waarover al hun vrijwilligers geïnformeerd moeten worden. Als onderdeel van dit beleid is dat dit voedsel ook aan vrijwilligers kan worden uitgedeeld, kan dit slechts gebeuren met toestemming van het bestuur van het lid of een door dit bestuur gemachtigde persoon.

3.6 Voedsel en verzorgingsproducten

Leden verstrekken voedsel en eventueel huishoudelijke en persoonlijke
verzorgingsproducten. Andere structurele activiteiten worden in een aparte
stichting ondergebracht (uitgezonderd incidentele acties rondom verjaardagen,
religieuze en nationale feestdagen).

3.7 Informatie en Data verzameling

Leden verplichten zich om de navolgende informatie/data op regelmatige basis
te verstekken aan de vereniging:
• op de eerste maandag van de maand worden gedetailleerde cijfers
aangeleverd over het klantenbestand op de eerste dag van de maand, voor
zover deze cijfers door de vereniging niet zijn te downloaden vanuit
Voedselbank.nu;
• op de eerste maandag van de maand wordt de verdelingsbarometer
ingevuld op basis van de voedselverstrekking in de voorafgaande week; en
• na toezending van de halfjaarlijkse enquête worden de vragen beantwoord.

De vereniging spant zich ervoor in om de verzamelde gegevens op een voor de
leden zo toegankelijke en veilig mogelijke manier beschikbaar te stellen.

Informatie/data die door de vereniging verkregen wordt uit bovenbedoelde en
soortgelijke onderzoeken wordt in het kader van transparantie én om van elkaar
te leren gedeeld met alle leden van de vereniging, vanzelfsprekend met
inachtneming van toepasselijke wet-, en regelgeving.

3.8 Integriteitscode

De vereniging en haar leden werken conform de Integriteitscode (Bijlage 6).
4. Voedselverwerving en voedselverdeling

4.1 Voedselverwerving

o Het landelijk team voedselverwerving zal bij het benaderen van leveranciers altijd
informeren of er al contacten zijn met leden of RDC’s.
o Als die contacten er zijn en er kan extra volume beschikbaar komen voor de
vereniging als deze leverancier vanuit het landelijk team voedselverwerving
beheerd wordt, wordt het primaire contact overgedragen aan het landelijk team
voedselverwerving. Dit gaat in goed overleg en onderlinge afstemming met het lid
of het RDC dat al contacten had met deze leverancier.

4.2 Voedselverdeling

o Het landelijk team voedselverdeling streeft ernaar om per kwartaal al het landelijk
verworven voedsel te verdelen op basis van het aantal personen dat men in de
regio heeft per 1 januari van dat jaar. Hiervan kan worden afgeweken als een RDC
partijen weigert of niet reageert op een aanbod.
o Alle partijen voedsel die direct aan één regio/lid worden aangeboden en groter zijn
dan 20.000 consumenteneenheden/producten, worden vervolgens aangeboden en
verdeeld via het landelijk team voedselverdeling.
o Als een RDC van een bepaald product een voorraad heeft die groter is dan de
eigen maandbehoefte, dan wordt dit product aangeboden aan andere RDC’s via
het landelijk team voedselverdeling.
o Het landelijk team voedselverdeling zorgt voor opvolging en verdeling van partijen,
die rechtstreeks aan de vereniging worden aangeboden.
o Op elke Algemene Ledenvergadering rapporteert het landelijk team
voedselverwerving over de hoeveelheid verworven voedsel en de verdeling
daarvan.

5. Financiën van de vereniging

5.1 Jaarplan, begroting en jaarverslag

Jaarlijks stelt het bestuur een jaarplan en een begroting op die door de Algemene
Ledenvergadering worden vastgesteld. Jaarlijks stelt het bestuur ook een jaarverslag
op, waarin verantwoording wordt afgelegd van het gevoerde beleid, en de jaarrekening
van het afgelopen jaar. De jaarrekening en het jaarverslag worden vóór 30 juni van het
daaropvolgende jaar aan de Algemene Ledenvergadering ter vaststelling voorgelegd.
Goedkeuring van de jaarrekening strekt tot décharge van het bestuur van het gevoerde
(financiële) beleid.

5.2 Fondsenwerving

De vereniging werft geld, ondersteuning en middelen voor de vereniging en de leden bij
landelijk werkende vermogensfondsen, bedrijven, particulieren, loterijen en andere
organisaties.

5.3 Donateurs

De vereniging beheert een bestand van landelijk geworven donateurs. De vereniging
kan een landelijke actie organiseren om donateurs te werven.

5.4 Besteding en verdeling

Jaarlijks neemt de Algemene Ledenvergadering een besluit over de besteding en de
verdeling van de landelijk verworven gelden op basis van een begrotingsvoorstel van
het bestuur van de vereniging.

6. Verzekeringen

6.1 Verzekeringen en premiebetaling

De vereniging heeft voor de leden, de RDC’s, de vereniging zelf en andere organisaties
die nauw met de vereniging zijn verbonden en door het bestuur als zodanig zijn
aangewezen, een collectieve bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en een collectieve
bestuurders-aansprakelijkheidsverzekering gesloten. De premie wordt door de
vereniging betaald.
Let op: in de collectieve aansprakelijkheidsverzekering zijn alle voertuigen die met een
eigen motor worden voortbewogen (auto’s, heftrucks, enz.) uitgesloten; deze moeten
door de voedselbanken zelf worden verzekerd met een WA-verzekering en liefst met
extra dekking voor ongevallen van bestuurders en inzittenden.

6.2 Bij schade

De gegevens van de contactpersonen omtrent verzekeringszaken zijn op te vragen bij
het Voedselbank Servicecentrum, waar ook de polissen en voorwaarden te verkrijgen
zijn.

6.3 Beëindiging

Als een voedselbank geen lid meer is, dan wel de overeenkomst met een RDC is
beëindigd, of in het desbetreffende geval de verbinding met de vereniging, stopt ook de
dekking van beide verzekeringen per diezelfde datum.

6.4 Vrijwilligersverzekering

Over het algemeen zijn vrijwilligers verzekerd via de gemeente waarvan zij inwoner
zijn, ook al verlenen ze hun diensten in een andere gemeente, de “VNG
Vrijwilligersverzekering”.
Meer dan 300 gemeentes hebben zo’n verzekering (zie ook
https://www.centraalbeheer.nl/zakelijk/bedrijfsverzekeringen/vrijwilligersverzekering).
Het verdient aanbeveling om bij het aangaan van de vrijwilligersovereenkomst na te
gaan of dit ook voor de gemeente van de desbetreffende vrijwilliger geldt.

7. Handhaving

7.1 Uitgangspunt

De Algemene Ledenvergadering bepaalt het gemeenschappelijke beleid voor de leden.
Het bestuur ziet toe dat de leden zich daaraan houden, waarvoor een
handhavingsbeleid nodig is.

7.2 Instrumenten

Indien geconstateerd wordt dat een lid in strijd handelt met het beleid zoals vastgelegd
in de statuten, dit Voedselbank Reglement 2025 of met andere door de Algemene
Ledenvergadering genomen besluiten, kan het bestuur van de vereniging de volgende
maatregelen nemen: o allereerst wordt in goed overleg met het bestuur van het
betreffende lid besproken of het in strijd handelen wordt erkend en tevens of er
bereidheid is dat te corrigeren. Indien die erkenning en bereidheid er is, maar er zijn
bepaalde voorzieningen of begeleiding nodig, zorgt de vereniging voor zo goed
mogelijke ondersteuning; en
o als het lid niet erkent dat sprake is van het in strijd handelen met het afgesproken
beleid, of niet de bereidheid heeft dat te corrigeren, geeft het bestuur een
schriftelijke waarschuwing. In die waarschuwing wordt aangegeven wanneer
vervolgstappen gezet zullen worden indien het handelen in strijd met het
vastgestelde beleid niet binnen een redelijke termijn wordt gecorrigeerd.

Vervolgstappen kunnen zijn:
o het lid met name te noemen naar de andere leden mét vermelding van de
geconstateerde overtreding;
o aan het lid geen geld en middelen, of minder, beschikbaar te stellen; o aan het
lid geen of minder voedsel te leveren; o het lidmaatschap conform de
bepalingen in de Statuten te beëindigen.

Als het lid meent dat een maatregel ten onrechte is opgelegd, kan het lid conform de
statuten in beroep gaan bij de Algemene Ledenvergadering die op voorstel van een
daartoe benoemde commissie uit haar midden in hoogste ressort bevoegd is
hieromtrent een bindende uitspraak te doen.

7.3 Acute situatie

In geval van een acute situatie met betrekking tot een lid, die onmiddellijke actie vereist
om schade in welke vorm dan ook voor de vereniging, de overige leden of andere
belanghebbenden zoals klanten, vrijwilligers en leveranciers te voorkomen of te
beperken, is het bestuur gerechtigd alle noodzakelijke maatregelen te nemen. De
voorzitter of bij diens afwezigheid de vice-voorzitter of bij afwezigheid van beiden, de
secretaris, stelt het bestuur onmiddellijk van het voornemen om maatregelen te nemen
in kennis. Als ten minste een/derde van de bestuursleden zich per omgaande
uitspreekt tegen de voorgestelde maatregelen, wordt het voornemen in een bijeen te
roepen bestuursvergadering besproken. In dat geval wordt een maatregel pas getroffen
indien die maatregel met meerderheid van stemmen wordt goedgekeurd. Een
dergelijke bestuursvergadering kan vanwege het spoedeisende karakter ook digitaal
worden gehouden. Als een maatregel wordt genomen, worden de leden daar
onmiddellijk over geïnformeerd.
Tegen de genomen maatregel staat, overeenkomstig het bepaalde in de statuten,
beroep open bij de Algemene Ledenvergadering die op voorstel van een daartoe
benoemde commissie uit haar midden in hoogste ressort bevoegd is hieromtrent een
bindende uitspraak te doen.

8. Klachtenregeling

8.1 Interne klachten

Het gaat hierbij om klachten van leden over een of meer andere leden, over een RDC,
over de vereniging, over andere organisaties die nauw met de vereniging zijn
verbonden en door het bestuur als zodanig zijn aangewezen, of over het ROP en vice
versa. Deze klachten worden behandeld door het bestuur van de organisatie
waartegen de klacht is ingediend.
In alle gevallen wordt een maximale inspanning verricht de klacht in goed overleg
tussen partijen op te lossen, waarbij de vereniging desgevraagd een bemiddelende rol
speelt. Als de kwestie door bemiddeling van de vereniging niet tot een bevredigende
oplossing leidt, staat voor elk van de betrokken partijen de mogelijkheid om het geschil
ter beslechting voor te leggen aan de Algemene Ledenvergadering die op voorstel van
een daartoe benoemde commissie uit haar midden een bindende uitspraak doet.

8.2 Klachten van vrijwilligers

De klachten van vrijwilligers worden als volgt behandeld: o de klacht moet altijd bij
het bestuur van de eigen organisatie worden ingediend. De klacht wordt door het
bestuur van de betreffende organisatie behandeld. Indien de klacht echter een (vermoeden van) integriteitsschending of grensoverschrijdend seksueel gedrag betreft,
wordt uitdrukkelijk verwezen naar Bijlage 6, de
Integriteitscode; en o indien de klacht een bestuurslid betreft, dient de klacht
bij de overige bestuursleden van de organisatie te worden ingediend en door hen te
worden behandeld.

8.3 Externe klachten (ook van klanten)

De klachten van externen worden als volgt behandeld: o als de klacht wordt
ingediend door klanten, wordt de klacht behandeld door het bestuur van de organisatie
waartegen de klacht is ingediend;
o als de klacht wordt ingediend door leveranciers, hulpverleners, overheidsinstanties
etc., wordt de klacht eveneens behandeld door het bestuur van de organisatie
waartegen de klacht is ingediend. Desgewenst kan de vereniging hierbij een
bemiddelende rol spelen;
o als de klacht zich richt op de vereniging wordt de klacht behandeld door het
bestuur.

8.4 Assistentie bij klachtenbehandeling

Leden kunnen de vereniging verzoeken om hun bij te staan in het proces van
behandeling van klachten van klanten of vrijwilligers, echter onverminderd hun
gehoudenheid om deze zelf te behandelen en daaromtrent een besluit te nemen.
Mocht een dergelijk verzoek in behandeling worden genomen door de
klachtenfunctionaris van de vereniging, dan zal deze niet in het geschil treden, maar
zal de klachtenfunctionaris het proces van waarborgen voorzien opdat de
gerechtvaardigde belangen van alle betrokkenen geborgd is.

8.5 Klachtenregeling op website

Leden zijn gehouden een klachtenregeling voor klanten en vrijwilligers, die niet strijdig
mag zijn met deze klachtenregeling, op hun website te plaatsen. In de klachtenregeling
dient duidelijkheid te worden gegeven over: o hoe er met de klacht wordt omgegaan,
zowel in het geval van een ‘klacht’ over de kwaliteit van de dienstverlening als van een
‘melding’ over grensoverschrijdend gedrag; o de wijze waarop de klacht kan
worden ingediend; bij voorkeur met een apart emailadres dat alleen door specifiek
daartoe aangewezen vrijwilligers of externen kan worden geopend;
o de termijn van behandeling; o de wijze van communicatie; en o de borging van
vertrouwelijkheid bij de behandeling van de klacht.

**********

Bijlage 1 #

Modelstatuten voor een voedselbank
(conform artikel 1.4 van het Voedselbank Reglement)

Vandaag, ***, verschenen voor mij, ***, notaris te ******.

De verschenen personen verklaarden bij deze een stichting op te richten (of
statutenwijziging van bestaande voedselbank), waarvoor gelden de volgende S T A
T U T E N.

Artikel 1 Definities
In deze statuten gelden de volgende definities:
– Stichting: de rechtspersoon waarop deze statuten betrekking hebben.
– Voedselbankactiviteiten: het (direct of indirect) verstrekken van (pakketten met)
levensmiddelen aan personen of personen die daarvoor in aanmerking komen en het
acquireren van levensmiddelen.
– Voedselbanken Nederland: de Vereniging van Nederlandse Voedselbanken, statutair
gevestigd te Utrecht.

Artikel 2 Naam, zetel
2.1 De Stichting draagt de naam: Stichting Voedselbank ***.

2.2 De Stichting heeft haar zetel te ***.

Artikel 3 Doel
3.1 De Stichting heeft ten doel:
– het bieden van directe voedselhulp aan de armste mensen; en – het tegengaan
van verspilling van goed voedsel.

3.2 De Stichting tracht haar doel te bereiken door:
– het uitvoeren van Voedselbankactiviteiten in haar werkgebied;
– het aangesloten zijn bij Voedselbanken Nederland en zich houden aan de statuten
van Voedselbanken Nederland, het door de Algemene Ledenvergadering van de
vereniging vastgestelde Voedselbankreglement en de besluiten van die
ledenvergadering; en
– het verrichten van alle verdere werkzaamheden, die met het vorenstaande in de
ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn.

3.3 De Stichting onderneemt geen commerciële activiteiten en beoogt niet het maken
van winst.

3.4 De Stichting beoogt een algemeen nut beogende instelling als bedoeld in artikel
5b Algemene wet inzake rijksbelastingen, of een daartoe in de plaats getreden
bepaling, te zijn en als zodanig aangemerkt te zijn door de Nederlandse
belastingdienst. Het uitkeringsbeleid van de Stichting dient zodanig te zijn dat de
Stichting kan worden aangemerkt als een instelling als bedoeld in artikel 32 lid 1 sub 3
van de Successiewet 1956 juncto artikel 6.33 sub b van de Wet inkomstenbelasting
2001.

3.5 Het bestuur draagt er zorg voor dat de Stichting een neutrale houding behoudt
ten aanzien van levensovertuiging, politieke stroming en dergelijke.

3.6 De Stichting mag niet meer vermogen aanhouden dan redelijkerwijs nodig is voor
de activiteiten van de Stichting.

3.7 Geen natuurlijk persoon of rechtspersoon (anders dan de Stichting zelf) kan over
het vermogen van de Stichting beschikken als ware het zijn eigen vermogen.

Artikel 4 Bestuur, samenstelling, benoeming, schorsing, ontslag, belet en
ontstentenis
4.1 Het bestuur van de Stichting bestaat uit tenminste drie natuurlijke personen. Het
aantal bestuursleden wordt vastgesteld door het bestuur. Leden van het bestuur dienen
te bestaan uit personen die geen relatie met elkaar hebben. Onder relatie wordt in dit
verband verstaan: bloed- of aanverwantschap tot en met de vierde graad, gehuwd zijn,
geregistreerd partners zijn en/of samenwonende zijn.

4.2 De bestuursleden alsmede alle andere personen die als vrijwilliger rechtstreeks
betrokken zijn bij de Stichting moeten voldoen aan de navolgende integriteitseisen:
− zij mogen niet aanzetten tot haat of het gebruik van geweld; en
− zij mogen in de afgelopen vier jaar voorafgaande aan hun benoeming niet zijn
veroordeeld voor een misdrijf. Daarnaast dienen betrokkenen:
− een geheimhoudingsverklaring te hebben getekend; en
− voor zover het bestuursleden, coördinatoren en intakers betreft, een positieve
Verklaring omtrent het Gedrag voor Natuurlijke Personen (VOG-NP) zonder
bezwaar te hebben aangevraagd en gekregen.

4.3 Het bestuur (met uitzondering van het eerste bestuur, waarvan de leden in functie
worden benoemd) kiest uit haar midden een voorzitter, een secretaris en een
penningmeester en optioneel een vicevoorzitter. De functies van secretaris en
penningmeester kunnen ook door één persoon worden vervuld.

4.4 Bestuursleden (met uitzondering van de eerste bestuursleden, die bij deze akte
worden benoemd) worden benoemd door het bestuur. Het bestuur dient naar een juiste
samenstelling van het bestuur te streven, op onder meer financieel, juridisch en
bestuurlijk gebied.

4.5 Bestuursleden worden benoemd voor een periode van maximaal vier jaar. De
bestuursleden treden af volgens een door het bestuur op te maken rooster van
aftreden. Een volgens het rooster aftredend bestuurslid is maximaal twee keer
herbenoembaar.
Een in een tussentijdse vacatures benoemd bestuurslid door het bestuur neemt op het
rooster de plaats in van diegene in wiens vacature hij werd benoemd.

4.6 Een bestuurslid kan te allen tijde door de overige bestuursleden worden geschorst
en ontslagen. Terzake van schorsing, handhaving of opheffing van de schorsing of
ontslag besluit het bestuur met een meerderheid van ten minste twee/derde van de
uitgebrachte stemmen. Het betrokken bestuurslid wordt in de gelegenheid gesteld zich
in een vergadering van het bestuur te verantwoorden. Daarbij kan hij zich doen bijstaan
door een raadsman.

4.7 De schorsing van een bestuurslid vervalt, indien het bestuur niet binnen drie
maanden na de datum van ingang van de schorsing besluit tot ontslag, tot opheffing of
handhaving van de schorsing. Een schorsing kan eenmaal voor ten hoogste drie
maanden worden gehandhaafd, ingaande op de datum waarop het besluit tot
handhaving van de schorsing werd genomen.

4.8 Een bestuurslid defungeert:
– door zijn overlijden;
– doordat hij failliet wordt verklaard of doordat de schuldsaneringsregeling natuurlijke
personen op hem – al dan niet voorlopig – van toepassing wordt verklaard;
– door zijn onder curatelestelling;
– door zijn vrijwillig aftreden;
– door zijn ontslag door de rechtbank;
– door zijn ontslag verleend door de gezamenlijke overige bestuursleden
overeenkomstig het bepaalde in artikel 4.6;
– door zijn (periodiek) aftreden, al dan niet volgens het rooster van aftreden als
bedoeld in artikel 4.5, dan wel door verloop van de periode als bedoeld in artikel 4.9,
zonder herbenoeming;
– doordat hem surseance van betaling wordt verleend;
– doordat één of meer van zijn goederen onder meerderjarigenbewind, als bedoeld in
titel 19 van Boek 1 van het Burgerlijk Wetboek, worden gesteld; en
– door een onherroepelijke veroordeling voor het aanzetten tot haat, aanzetten tot
geweld, het gebruik van geweld of het opzettelijk plegen van een misdrijf waardoor
hij de algemene veiligheid van personen of goederen in gevaar heeft gebracht, tenzij
sinds deze veroordeling vier (4) kalenderjaren zijn verstreken.

4.9 In vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien.
Een niet voltallig bestuur behoudt zijn bevoegdheden. Indien het bestuur uit minder dan
drie (3) personen bestaat en niet binnen drie (3) maanden wordt voorzien in een
vacature, kan in de vacature(s) worden voorzien door benoeming door Voedselbanken
Nederland, zulks ter beoordeling aan laatstgenoemde zodat het aantal bestuursleden
wordt aangevuld tot drie (3) personen. Een dergelijke benoeming geschiedt voor de
maximale periode van zes (6) maanden. Dit bestuurslid is herbenoembaar
overeenkomstig het bepaalde artikel 4.5.

4.10 Bij ontstentenis of belet van één of meer bestuursleden, niet zijnde alle
bestuursleden of het enige (overgebleven) bestuurslid, zijn de overblijvende leden,
of is het overblijvende lid met het gehele bestuur belast. Bij ontstentenis of belet
van alle bestuursleden of van het enige (overgebleven) bestuurslid wordt de
Stichting tijdelijk bestuurd door een persoon die daartoe door de rechtbank van het
arrondissement waar de Stichting haar zetel heeft, op verzoek van één of meer
belanghebbende(n), is of wordt aangewezen.
Degene die bij ontstentenis of belet van bestuursleden is aangewezen tot het
verrichten van bestuursdaden, wordt voor wat betreft deze bestuursdaden met een
bestuurslid gelijkgesteld.

4.11 Bestuursleden ontvangen geen beloning voor hun werkzaamheden. Zij hebben
wel recht op vergoeding van de door hen in de uitoefening van hun functie
gemaakte kosten.

Artikel 5 Bestuursbevoegdheid
5.1 Het bestuur is belast met het besturen van de Stichting. Bij de vervulling van hun
taak richten de bestuursleden zich naar het belang van de Stichting en de met haar
verbonden onderneming of organisatie. Het bestuur houdt rekening met de bijzondere
maatschappelijke verantwoordelijkheid van de Stichting en draagt zorg voor de
naleving van de op de stichting van toepassing zijnde wet- en regelgeving, waaronder
begrepen de voorwaarden die worden gesteld aan een algemeen nut beogende

instelling, zoals bedoeld in artikel 5b Algemene wet inzake rijksbelastingen of een
daarvoor in de plaats komende regeling.
5.2 Het bestuur is niet bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten
waarbij de Stichting zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor
een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander
verbindt.

5.3 Het bestuur is [niet] bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot
verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen.

5.4 Het bestuur zal erop toezien dat de Stichting een actueel beleidsplan heeft.

5.5 Erfstellingen kunnen slechts onder het voorrecht van boedelbeschrijving
(beneficiair) worden aanvaard.

5.6 Indien een schenking wordt verricht waarbij de stichting optreedt als begiftigde,
dient in de schenkingsovereenkomst expliciet te worden opgenomen dat de schenking
mag worden toegevoegd aan het vermogen van de stichting, mits het rendement van
het geschonken vermogen wordt besteed conform de doelstelling van de stichting.

Artikel 6 Vertegenwoordiging
6.1 Het bestuur vertegenwoordigt de Stichting, voor zover uit de wet niet anders
voortvloeit.

6.2 De vertegenwoordigingsbevoegdheid komt tevens toe aan twee gezamenlijk
handelende bestuursleden.

6.3 Het bestuur kan besluiten tot de verlening van volmacht aan één of meer
bestuursleden, alsmede aan derden, om de Stichting binnen de grenzen van die
volmacht te vertegenwoordigen.

Artikel 7 Bestuursvergaderingen
7.1 De bestuursvergaderingen worden gehouden in de gemeente waar de Stichting
haar zetel heeft of ter plaatse in Nederland als bij de oproeping bepaald.

7.2 Onverminderd het bepaalde in artikel 9 lid 2 worden vergaderingen van het bestuur
gehouden zo dikwijls als de voorzitter of één van de overige bestuursleden dit wenselijk
acht.

7.3 De oproeping tot de vergadering geschiedt aan de stemgerechtigde bestuursleden
ten minste zeven dagen tevoren, de dag van de oproeping en die van de vergadering
niet meegerekend, door middel van oproepingsbrieven, al dan niet verzonden op
elektronische wijze.

7.4 De oproepingsbrieven vermelden, behalve plaats en tijdstip van de vergadering, de
te behandelen onderwerpen.

7.5 Toegang tot de bestuursvergadering hebben de bestuursleden die niet geschorst
zijn. Een geschorst bestuurslid heeft toegang tot de bestuursvergadering waarin het
besluit tot schorsing, tot opheffing of handhaving van de schorsing wordt behandeld en
is bevoegd daarover het woord te voeren.

7.6 Een stemgerechtigd bestuurslid kan zich door een ander zodanig bestuurslid ter
vergadering schriftelijk doen vertegenwoordigen. Een bestuurslid kan slechts één
medebestuurslid ter vergadering vertegenwoordigen.
7.7 De vergaderingen worden geleid door de voorzitter; bij diens afwezigheid voorzien
de aanwezigen zelf in de leiding van de vergadering.

7.8 De voorzitter van de vergadering bepaalt de wijze waarop de stemmingen in de
vergaderingen worden gehouden, met dien verstande, dat indien één of meer
bestuursleden zulks verlangen, stemmingen over personen schriftelijk geschieden.

7.9 Het door de voorzitter van de vergadering ter vergadering uitgesproken oordeel
omtrent de uitslag van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van
een genomen besluit, voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd
voorstel.

7.10 Van het verhandelde in de vergaderingen worden notulen gehouden door de
secretaris of door één van de andere aanwezigen, door de voorzitter van de
vergadering daartoe aangezocht. De notulen worden vastgesteld en getekend door
degenen, die in de vergadering als voorzitter en secretaris hebben gefungeerd.

7.11 Bestuursvergaderingen kunnen worden gehouden door het bijeenkomen van
bestuursleden of door middel van telefoongesprekken, “video conference” of via andere
communicatiemiddelen, waarbij alle deelnemende bestuursleden in staat zijn gelijktijdig
met elkaar te communiceren. Deelname aan een op deze wijze gehouden vergadering
geldt als het ter vergadering aanwezig zijn.

Artikel 8 Bestuursbesluiten
8.1 Ieder bestuurslid heeft, voor zover hij niet is geschorst, het recht tot het uitbrengen
van één stem. Voor zover de wet of deze statuten geen grotere meerderheid
voorschrijven worden alle bestuursbesluiten genomen met volstrekte meerderheid van
de geldig uitgebrachte stemmen. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn
uitgebracht.

8.2 Het bestuur kan ter vergadering alleen dan geldige besluiten nemen indien minimaal
twee/derde van de stemgerechtigde bestuursleden ter vergadering aanwezig of
vertegenwoordigd is.

8.3 Zolang in een bestuursvergadering alle stemgerechtigde bestuursleden aanwezig
zijn, kunnen geldige besluiten worden genomen over alle aan de orde komende
onderwerpen, mits met algemene stemmen, ook al zijn de door de statuten gegeven
voorschriften voor het oproepen en houden van vergaderingen niet in acht genomen.

8.4 Een bestuurslid neemt niet deel aan de beraadslaging en besluitvorming indien hij
daarbij een direct of indirect persoonlijk belang heeft dat tegenstrijdig is met het belang
bedoeld in artikel 5.1. Wanneer hierdoor geen besluit kan worden genomen, wordt het
besluit genomen door het bestuur onder schriftelijke vastlegging van de overwegingen
die aan het besluit ten grondslag liggen.

8.5 Het bestuur kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits alle bestuursleden in
de gelegenheid zijn gesteld schriftelijk, al dan niet per enig telecommunicatiemiddel,

hun mening te uiten. Van een aldus genomen besluit wordt onder bijvoeging van de
ingekomen antwoorden door de secretaris een relaas opgemaakt, dat na
medeondertekening door de voorzitter bij de notulen wordt gevoegd.

Artikel 9 Boekjaar en jaarstukken
9.1 Het boekjaar van de Stichting is gelijk aan het kalenderjaar.

9.2 De penningmeester sluit per de laatste dag van het boekjaar de boeken van de
Stichting af en maakt daaruit zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vijf maanden na
afloop van het boekjaar een jaarrekening (bestaande uit een balans, een staat van baten
en lasten en een toelichting) op over het verstreken boekjaar.

9.3 Het bestuur verleent opdracht tot onderzoek van de jaarrekening. Het onderzoek
kan verricht worden door een externe accountant dan wel een kascommissie.

9.4 De jaarrekening wordt door het bestuur in een vergadering, te houden binnen zes
maanden na afloop van het boekjaar, vastgesteld en ten blijke daarvan door alle
bestuursleden ondertekend.

9.5 De penningmeester zendt de jaarrekening en eventuele andere, in het vorige lid
vastgestelde stukken voor het einde van de in het eerste lid bedoelde termijn aan alle
bestuursleden.

Artikel 10 Statutenwijziging
10.1 Het bestuur is bevoegd deze statuten te wijzigen, voorzover de voorgenomen
wijziging in lijn is met de door Voedselbanken Nederland vastgestelde reglementen.
Het besluit tot statutenwijziging kan slechts worden genomen in een
bestuursvergadering waarin alle stemgerechtigde bestuursleden aanwezig of
vertegenwoordigd zijn, met een meerderheid vertegenwoordigende ten minste
drie/vierde van de stemmen.

10.2 Indien in een vergadering als in lid 1 bedoeld niet alle stemgerechtigde
bestuursleden aanwezig of vertegenwoordigd zijn, wordt een tweede vergadering
bijeengeroepen, te houden binnen één maand na de eerste vergadering, waarin
ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde stemgerechtigde bestuursleden
tot statutenwijziging kan worden besloten, mits het besluit wordt genomen met een
meerderheid van drie/vierde van de stemmen die door de aanwezigen in die
vergadering kunnen worden uitgebracht. Bij de oproeping tot bedoelde tweede
vergadering dient te worden medegedeeld dat het hier een tweede vergadering als
vorenbedoeld betreft.

10.3 De wijziging moet op straffe van nietigheid bij notariële akte tot stand komen.
Ieder bestuurslid afzonderlijk is bevoegd de desbetreffende akte te verlijden.

Artikel 11 Ontbinding en vereffening
11.1 Het bestuur is bevoegd de Stichting te ontbinden. Op het daartoe te nemen besluit
is het bepaalde in artikel 10 lid 1 en 2 van overeenkomstige toepassing.

11.2 De Stichting blijft na haar ontbinding voortbestaan voor zover dit tot vereffening
van haar vermogen nodig is.

11.3 Bij de ontbinding van de Stichting geschiedt de vereffening door het bestuur.

11.4 Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van deze statuten zoveel
mogelijk van kracht.

11.5 Een batig liquidatiesaldo wordt besteed ten behoeve van een algemeen nut
beogende instelling met een soortgelijke doelstelling of van een buitenlandse instelling
die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend het algemeen nut beoogt en die een soortgelijke
doelstelling heeft.
11.6 Na afloop van de vereffening blijven de boeken, bescheiden en andere
gegevensdragers van de ontbonden Stichting gedurende zeven jaren berusten onder
de door de vereffenaars aan te wijzen persoon.

Artikel 12 Reglement
12.1 Het bestuur is bevoegd een reglement vast te stellen, waarin die onderwerpen
worden geregeld, die naar het oordeel van het bestuur (nadere) regeling behoeven.

12.2 Het reglement mag niet met de wet, deze statuten of met het door Voedselbanken
Nederland vastgestelde Voedselbankreglement in strijd zijn noch met de statuten van
Voedselbanken Nederland.

12.3 Het bestuur is onverminderd het bepaalde in het vorige lid te allen tijde bevoegd
het reglement te wijzigen of op te heffen.

Artikel 13 Slotbepalingen
In alle gevallen, waarin zowel de wet als deze statuten niet voorzien, beslist het
bestuur.

Slotverklaringen
Tenslotte verklaarden de verschenen personen:
1. Tot bestuursleden van de Stichting ***** zijn benoemd.
2. Het eerste boekjaar van de Stichting eindigt op (DATUM INVULLEN).

SLOT
De verschenen personen zijn mij, notaris, bekend.

WAARVAN AKTE
is verleden te **** op de datum in het begin van deze akte vermeld.
De inhoud van deze akte is aan de verschenen personen zakelijk opgegeven en
toegelicht. Hierbij zijn de verschenen personen gewezen op de gevolgen die uit de akte
voortvloeien. De verschenen personen hebben vervolgens verklaard kennis te hebben
genomen van de inhoud van de akte en met de inhoud en beperkte voorlezing van
deze akte in te stemmen.
Onmiddellijk na beperkte voorlezing is deze akte door de verschenen personen en mij,
notaris, ondertekend.

…………………………………… …………………………………………
(naam notaris) (naam voorzitter)

…………………………………… …………………………………………
(handtekening) (handtekening)

**********

Bijlage 2 #

Aanmeldingsprocedure voor nieuwe voedselbanken

1. Een organisatie die lid wil worden van de vereniging stuurt het
aanmeldingsformulier per email of brief aan de secretaris van de vereniging.
2. Als de secretaris niet binnen één week na dagtekening van het formulier de
ontvangst bevestigt, heeft de secretaris het formulier niet ontvangen. In dat geval is
het aan te bevelen de secretaris te bellen om te zien wat er is misgegaan en hoe
dit kan worden hersteld.
3. De secretaris controleert de gegevens, waar nodig samen met andere
bestuursleden, relatiebeheerders en/of door het bestuur ingeschakelde
deskundigen.
4. Als de informatie afdoende is, wordt de voorzitter van het Regionaal Overleg
Platform gevraagd om binnen één maand een advies te willen verstrekken. Indien
dit positief is, wordt de aanvrager vervolgens op grond van een besluit van het
bestuur geregistreerd als “kandidaat-lid” en wordt dit aan de aanvrager gemeld.
Mocht dit advies niet of niet tijdig verstrekt worden, dan zal de secretaris contact
opnemen met de voorzitter van het ROP. Bij gebreke aan een ROP-advies binnen
deze periode, wordt dit geacht positief te zijn.
5. Vervolgens zal het kandidaat-lid door de vereniging geholpen worden om te gaan
voldoen aan de verenigingsvereisten aan het lidmaatschap.
6. In samenspraak met de relatiebeheerder gaat de secretaris op enig moment na of
de het kandidaat-lid in voldoende mate voldoet aan de bij of krachtens de statuten,
dit Reglement en andere relevante regelingen gestelde vereisten voor het
lidmaatschap. Zo nodig vindt nader onderzoek plaats bij het kandidaat-lid. De
secretaris legt vervolgens een met redenen omkleed verzoek tot het lidmaatschap
voor aan het bestuur.
7. Zelfs indien het kandidaat-lid nog niet aan alle vereisten voldoet maar naar het
oordeel van het bestuur wel voldoende perspectief biedt op het op afzienbare
termijn volledig voldoen, kan het bestuur tot toelating als lid besluiten, waarbij
binnen één jaar nadien in ieder geval aan de voorwaarden voldaan moet zijn om
het lidmaatschap te bestendigen.
8. Bij een positieve beslissing van het bestuur laat de secretaris de betreffende
voedselbank zo spoedig mogelijk berichten, doch uiterlijk binnen een week na het
nemen van het besluit, hiervan. Ook tekent de secretaris aan in het ledenregister
dat het kandidaat-lid inmiddels lid is en worden alle betrokkenen, waaronder in
ieder geval het ROP en het RDC, geïnformeerd.
9. Bij een negatieve beslissing van het bestuur bericht de secretaris het kandidaat-lid
zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen een week na het nemen van het besluit, hiervan. De secretaris wijst de voedselbank op de mogelijkheid genoemd in artikel
5 lid 2 van de statuten om aan de Algemene Ledenvergadering te vragen om
alsnog toelating tot lid. Een dergelijk verzoek wordt behandeld tijdens de
eerstvolgende Algemene Ledenvergadering. Aangezien Algemene
Ledenvergaderingen niet vaak worden gehouden, kan een beslissing geruime tijd
op zich laten wachten. De secretaris bericht de betreffende voedselbank periodiek
over de stand van zaken. Als de Algemene Ledenvergadering de afwijzing van het
bestuur bekrachtigt, is er geen mogelijkheid om alsnog lid te worden.
10. De hierbij aan het bestuur toegekende bevoegdheden kunnen worden
gedelegeerd aan het dagelijks bestuur van de vereniging, dat bestaat uit de
voorzitter, de vice-voorzitter, de penningmeester en de secretaris.

**********
Aanmeldingsformulier Vereniging van Nederlandse Voedselbanken

Hierbij meldt

……………………………………………………………………………………………….……
(officiële stichtingsnaam voedselbank)

……………………………………………………………………………………………….……
(adres)

……………………………………………………………………………………………….……
(postcode en plaats)

……………………………………………………………………………………………….……
(contactpersoon/telefoon/ email)

……………………………… ……………………………….………………………
(nummer KvK) (IBAN-nummer)

………………………………
(RSIN)

zich aan als (kandidaat-) lid bij de Vereniging van Nederlandse Voedselbanken, opgericht op 15
mei 2013, inschrijvingsnummer KvK 57977321, gevestigd te Utrecht.

Wij verklaren dat wij de statuten en het Voedselbank Reglement en de daarop gebaseerde
uitvoeringsbesluiten en regelingen van de Vereniging van Nederlandse Voedselbanken
onderschrijven.

Wij voegen de volgende stukken bij, indien reeds aanwezig:
• kopie van de statuten van onze voedselbank;
• kopie meest recente jaarrekening (indien beschikbaar) en begroting;
• uittreksel Kamer van Koophandel;
• lijst met fysieke adres(sen) waar de voedselbankactiviteiten plaatsvinden; • een lijst met
de na(a)m(en) van de gemeente(n) van het beoogde werkgebied; en

• kopie toekenning ANBI status.

Namens het bestuur van de Voedselbank,

…………………………………… …………………………………………
(Plaats) (Datum)

…………………………………… …………………………………………
(naam voorzitter) (naam secretaris)

…………………………………… …………………………………………
(handtekening) (handtekening)

**********

Bijlage 3 #

Protocol Financiering Regionale Distributiecentra

1. De activiteiten van de Regionale Distributiecentra (RDC) worden samengedaan
met en in overleg met de voedselbanken in de regio. Het is een gezamenlijke
verantwoordelijkheid van het RDC en deze voedselbanken. De met deze
activiteiten samenhangende baten en lasten moeten dan ook worden beschouwd
als baten en lasten voor gemene rekening en is er uitdrukkelijk geen sprake van
een dienstverleningsovereenkomst.

2. De Voedselbank (of, indien van toepassing, de aparte stichting) die de exploitatie
van het RDC uitvoert, verdeelt de opbrengsten en kosten voor de exploitatie van
het RDC over de lokale en regionale functie. Deze verdeling wordt verwerkt in de
begroting voor het komende kalenderjaar en ingediend bij het Regionaal
Overlegplatform (ROP). Als de opbrengsten van de regionale functie in een
kalenderjaar hoger zijn dan de kosten, is er geen exploitatietekort en hoeven de
voedselbanken in die regio niet in tekorten van het RDC bij te dragen. Het ROP
besluit wat te doen met een overschot. RDC’s die geen (jaarlijkse) bijdragen van
de voedselbanken in hun regio vragen, beslissen zelf over de bestemming van een
eventueel overschot.

3. Indien wél sprake is van een exploitatietekort van de regionale functie, draagt
iedere voedselbank in de regio bij aan de tekorten van het RDC. Indien van
toepassing geldt dit ook voor de investeringen voor de regionale functie. De
bijdrage van de voedselbanken wordt berekend naar rato van het aantal
huishoudens of klanten dat zij van voedsel voorziet bij de aanvang van het
boekjaar. Besluitvorming over de verdeling van opbrengsten en kosten (en
investeringen) en over de bijdrage van de voedselbanken vindt plaats in het
Regionaal Overleg Platform (ROP).

4. Het RDC maakt een voorstel voor de verdeling van de kosten op basis van de
onder 3 genoemde verdeelsleutel en legt dit voorstel ter goedkeuring voor aan het
ROP dat bij meerderheid van de aanwezige stemmen besluit. Dat besluit geldt
voor alle voedselbanken in de regio van het RDC die lid zijn van Voedselbanken Nederland. Het besluit geldt dus ook voor de voedselbanken die op de vergadering
niet aanwezig of vertegenwoordigd waren.

5. Ter voorbereiding van het voorstel voor de kostenverdeling overlegt het bestuur
van het RDC vóór 15 november van het jaar voorafgaand aan het boekjaar een
exploitatiebegroting ter goedkeuring aan het ROP en -indien van toepassing- een
investeringsplan.

6. Om het bestuur van het RDC in staat te stellen een juiste afrekening te maken,
leveren de voedselbanken jaarlijks voor 31 januari een opgave aan het RDC van
het aantal personen dat per 1 januari van dat jaar klant is.

7. Het RDC berekent de verwachte bijdrage per huishouden of monden voor dat jaar
van de Voedselbanken.

8. Indien een voedselbank in de regio haar bijdrage in termijnen wil betalen, bepaalt
het ROP de wijze waarop dat gebeurt.

9. Het RDC verstrekt telkens tijdig een overzicht met de feitelijke financiële stand van
zaken aan de voedselbanken voor bespreking in het ROP.
10. Indien aan het eind van het jaar blijkt dat er een afwijking heeft plaatsgevonden in
de verdeling, op basis waarvan de aanname voor de verdeling van de kosten en
opbrengsten is gebaseerd, kan het ROP besluiten tot aanpassing van de
kostenverdeling.

11. Indien een voedselbank niet in staat blijkt te zijn om de afgesproken financiële
bijdrage te betalen, kan die voedselbank een aanvraag indienen bij
Voedselbanken Nederland voor een bijdrage uit de betreffende
bestemmingsreserve.

12. Uiterlijk op 1 juni van het nieuwe jaar overlegt de rechtspersoon waarvan het RDC
deel uitmaakt aan de voedselbanken in de regio een door een externe,
onafhankelijke accountant gecontroleerde jaarrekening op basis van het door de
RDC’s met Voedselbanken Nederland afgesproken format.

13. Ook over onvoorziene zaken besluit het ROP bij meerderheid van de aanwezige
stemmen. Elke voedselbank heeft hierbij één stem.

**********

Bijlage 4 #

Samenwerkingsovereenkomst Voedselbanken
Nederland en Regionaal Distributiecentrum

Ondergetekenden:

1. Vereniging van Nederlandse Voedselbanken, statutair gevestigd te Utrecht, te
dezer zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar voorzitter en secretaris,
hierna ook te noemen: “VBN”;

en

2. Regionaal Distributiecentrum Stichting..………………………………………………
………………………, statutair gevestigd te ………………………………., te dezer
zake rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar voorzitter en secretaris, hierna
ook te noemen: “RDC”;

hierna gezamenlijk te noemen “Partijen” en ieder afzonderlijk hierna ook te
noemen “Partij”.

Onderwerp van de samenwerkingsovereenkomst
1.1 Het RDC is ten behoeve van VBN verantwoordelijk voor de distributie van
voedsel dat via landelijke en/of regionale contacten wordt ontvangen of
verworven door het distributiecentrum in de regio ……………………………..

Het Regionaal Distributiecentrum
2.1 Het RDC zal aan haar naam (in alle uitingen) toevoegen: ‘Regionaal
Distributiecentrum van Voedselbanken Nederland regio ………………….
2.2 De regio beslaat het werkgebied zoals omschreven in Bijlage 1 bij deze
samenwerkingsovereenkomst.
2.3 Partijen zullen bij hun samenwerking steeds handelen in overeenstemming met de
bepalingen van de statuten van VBN het Voedselbank Reglement dat van kracht
is en de overige, door de Algemene Ledenvergadering van VBN vastgestelde
reglementen en besluiten die hen aangaan.

Verhouding VBN – Regionaal Distributiecentrum (RDC)
3.1 De samenhangende baten en lasten van de in deze overeenkomst genoemde
activiteiten moeten worden beschouwd als baten en lasten voor gemene
rekening en is er uitdrukkelijk geen sprake van een
dienstverleningsovereenkomst.

3.2 Partijen zullen participeren in het landelijk overleg.

3.3 Het RDC zal zich inspannen om te handelen overeenkomstig de aanwijzingen en
richtlijnen van het bestuur c.q. de Algemene Ledenvergadering van VBN, voor
zover die van toepassing zijn op de distributiefunctie.

3.4. Het RDC zal voor de uitvoering van haar distributiefunctie gebruik maken van een
zodanig logistiek beheersysteem, dat het technisch mogelijk is de met VBN en de
andere RDC’s afgesproken informatie uit te wisselen. VBN verklaart zich bereid
training en andere ondersteuning te verzorgen.

De activiteiten van het Regionaal Distributiecentrum (RDC)
4.1 Het RDC verklaart dat het alleen voedsel zal distribueren aan de voedselbanken
die lid zijn van VBN in de eigen regio, en buiten de eigen regio uitsluitend aan
andere regionale distributiecentra.

4.2 Het RDC is in het kader van deze samenwerkingsovereenkomst verantwoordelijk
voor de juiste inzameling, uitgifte, op- en overslag van de producten van VBN in
haar Regionale Distributiecentrum. Deze verantwoordelijkheid vangt aan op het
moment van in ontvangst name van de goederen.

De duur van de samenwerkingsovereenkomst
5.1 Deze samenwerkingsovereenkomst treedt in werking op de datum van haar
ondertekening en vervangt alle eventuele vorige overeenkomsten over de
samenwerking tussen Voedselbanken Nederland en het RDC. Zij heeft een
looptijd van vijf jaar.

5.2. Deze samenwerkingsovereenkomst wordt na afloop van voormelde periode door
Partijen stilzwijgend verlengd met steeds twee (2) jaar, tenzij de Overeenkomst
schriftelijk per aangetekende brief met inachtneming van een opzegtermijn van
minimaal twee (2) jaar wordt opgezegd door één van de Partijen.

Financiën
6.1 De rechtspersoon waarvan het RDC deel uitmaakt zal jaarlijks een door een
externe, onafhankelijke accountant gecontroleerde jaarrekening overleggen op
basis van het door VBN vastgestelde format met uitzondering van eventuele, met
de Regionale Distributiecentra overeengekomen wijzigingen hierop.

6.2. Het RDC onderschrijft in het bijzonder het Protocol financiering regionale
distributiecentra waarvan de tekst als Bijlage 2 bij deze overeenkomst is gevoegd
en zal zich aan de bepalingen daarvan houden. Eventuele wijzigingen in dit
protocol zullen via de bekende communicatiekanalen van VBN bekend worden
gemaakt.

Ontbinden
7.1 Onverminderd het bepaalde in artikel 8.2 van deze overeenkomst is ieder der
Partijen gerechtigd deze samenwerkingsovereenkomst bij aangetekend schrijven
geheel of gedeeltelijk te ontbinden of de ontbinding ervan in rechte te vorderen
indien de andere Partij in de nakoming van diens uit deze
samenwerkingsovereenkomst voortvloeiende verplichtingen tekortschiet en ook
na een deugdelijke ingebrekestelling, waarbij een periode van 3 maanden wordt
gegund om alsnog de verplichtingen na te komen, in haar verzuim volhardt.

Slotbepalingen
8.1 Op deze samenwerkingsovereenkomst is uitsluitend Nederlands recht van
toepassing.

8.2 Bij een geschil is elk van beide partijen gerechtigd dit voor te leggen aan
de Algemene Ledenvergadering die in hoogste ressort bevoegd is hieromtrent
een bindende uitspraak te doen.
.
Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en getekend te
………………………… op …………………… ….. 20..

Vereniging van Nederlandse Stichting …………………………….
Voedselbanken ………………………………………….

………..………………………… …………………………………………
(Handtekening) (Handtekening)

………..………………………… ………………………………………..
(Naam voorzitter)

(Naam voorzitter)
……….………………………….. .. ………………………………………
(Handtekening)

(Handtekening)
………..………………………… ………………………………………..
(Naam secretaris)

(Naam secretaris)

**********

Bijlage 5 #

Bepalingen die in elk geval worden opgenomen in
de samenwerkingsovereenkomst tussen RDC en
voedselbank

Ondergetekenden:

1. Regionale Stichting ……………………………………………………., statutair
gevestigd te ………………………………., te dezer zake rechtsgeldig
vertegenwoordigd door haar voorzitter en secretaris, hierna ook te noemen: “het
RDC”;

en

2. Stichting.. ………………………………………………………………………,
statutair gevestigd te ………………………………., te dezer zake rechtsgeldig
vertegenwoordigd door haar voorzitter en secretaris, hierna ook te noemen: “de
voedselbank”;

hierna gezamenlijk te noemen “Partijen” en ieder afzonderlijk hierna ook te
noemen “Partij”.

Uitgangspunten
1. Het RDC is – rechtstreeks dan wel via een andere rechtspersoon – ten behoeve
van de Vereniging van Nederlandse Voedselbanken (VBN) verantwoordelijk
voor de coördinatie en de distributie van voedsel binnen de regio.
2. De voedselbank is verantwoordelijk voor de coördinatie en de distributie van
voedsel, dat haar door het RDC wordt aangeleverd, in de hieronder genoemde
gemeente(n), evenals voor het in die gemeente(n) en omgeving door haarzelf
ingezamelde voedsel.
3. De voedselbanken in de regio zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de
financiering van het RDC.

Werkgebied
1. Het werkgebied van de voedselbank beslaat de gemeente(n) …………….
2. Het werkgebied van het RDC beslaat ……………….

Toepasselijkheid statuten e.a. Voedselbanken Nederland
Partijen zullen bij hun samenwerking steeds handelen in overeenstemming met
de bepalingen van de statuten van VBN, het Voedselbank Reglement dat van
kracht is en de overige, door de Algemene Ledenvergadering van VBN
vastgestelde reglementen en besluiten die hen aangaan.

Financiering
De verdeling van de kosten van de activiteiten van het RDC vindt plaats op de in
het Voedselbank Reglement bepaalde wijze. Partijen onderschrijven in het
bijzonder het Protocol financiering regionale distributiecentrum waarvan de tekst
als bijlage bij deze overeenkomst is gevoegd. Eventuele wijzigingen in dit
protocol zullen via de bekende communicatiekanalen van Voedselbanken
Nederland bekend worden gemaakt.

 

Activiteiten
De activiteiten van het RDC worden samengedaan met en in overleg met de
voedselbanken in de regio. Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van het
RDC en deze voedselbanken. De met deze activiteiten samenhangende baten
en lasten moeten dan ook worden beschouwd als baten en lasten voor gemene
rekening en is er uitdrukkelijk geen sprake van een
dienstverleningsovereenkomst.

**************

Bijlage 6 #

De Integriteitscode voor voedselbankorganisaties in Nederland

Voorwoord
Tijdens ons werk voor de voedselbank krijgen we te maken met moeilijke keuzes en
lastige situaties. Op zulke momenten is een gezamenlijk integriteitsbeleid een leidraad
voor integer handelen. Wij moeten ons handelen uit kunnen leggen en verantwoorden.
We houden ons aan de wet- en regelgeving en het samen afgesproken beleid. Het is

belangrijk om integer te handelen. Succes en de goede naam van onze organisatie zijn
afhankelijk van onze houding en gedrag, iedere dag opnieuw.

1. Missie, doelstellingen en kernwaarden
Als voedselbanken hebben wij een duidelijke missie. Die staat in het Voedselbank
Reglement: wij verstrekken verkregen voedsel gratis aan mensen in Nederland die het
tijdelijk zelf niet redden en doen dat uitsluitend met vrijwilligers.
De voedselbanken hanteren de volgende kernwaarden als maatstaf voor hun handelen:
• we werken uitsluitend met onbetaalde vrijwilligers;
• we verstrekken voedsel dat door anderen gedoneerd wordt;
• we verstrekken op veilige wijze – zoveel mogelijk – gezond voedsel;
• we verstrekken uitsluitend gratis voedsel;
• we verdelen het voedsel zo eerlijk mogelijk;
• we zijn neutraal en onafhankelijk (‘burgers voor burgers’); en
• we zijn transparant in onze verantwoording.

2. Voor wie geldt de gedragscode?
De gedragscode geldt voor alle vrijwilligers, inclusief bestuurders en ambassadeurs, en
andere (nauw) betrokkenen bij:
– de voedselbanken die lid zijn van de landelijke Vereniging van Nederlandse
Voedselbanken (VBN);
– de regionale distributiecentra van de voedselbanken (RDC’s);
– de Regionale Overleg Platforms (ROP’s);
– de landelijke Vereniging van Nederlandse Voedselbanken, ook bekend onder de
naam Voedselbanken Nederland of VBN;
– de Groentebrigade Manna;
– de Groente & Fruitbrigade; en
– andere organisaties die nauw met de landelijke vereniging zijn verbonden, door het
bestuur van Voedselbanken Nederland als zodanig zijn aangewezen,
hierna gezamenlijk en afzonderlijk aangeduid met: voedselbankorganisatie.

3. Wat is integriteit? Integriteit is:
• je te gedragen in overeenstemming met de Nederlandse wet- en regelgeving en
met de regels en principes die wij als voedselbankorganisatie zelf hebben
opgesteld; en
• te handelen in overeenstemming met normen en waarden die de samenleving van
ons mag verwachten, maar die (soms) niet in wetten of regels zijn te vatten.

4. Wij gaan respectvol en veilig met onze (potentiële) klanten, vrijwilligers en
toeleveranciers om.
Wij handelen altijd respectvol. Wij hebben meestal te maken met kwetsbare mensen
die – al dan niet tijdelijk – aan de onderkant van de maatschappelijke ladder terecht zijn
gekomen. Ze verdienen het dat wij hen extra goed behandelen. Ze zijn niet altijd
mondig of taalvaardig genoeg om tegen een onterechte behandeling te protesteren. Wij
eerbiedigen de privacy van onze (potentiële) klanten en handelen ten opzichte van alle
klanten altijd onpartijdig. We onthouden ons van bejegening op een wijze die klanten of
anderen in hun waardigheid aantast. Dit alles geldt ook voor de houding ten opzichte
van vrijwilligers en toeleveranciers.

Wij zorgen voor een veilige omgeving voor klanten, vrijwilligers en toeleveranciers
waarin ongewenst gedrag, in het bijzonder (seksueel) grensoverschrijdend gedrag,
wordt voorkomen en, indien het toch voorkomt, afdoende wordt aangepakt.

5. Onze principes voor integer handelen
Om onze integriteit te bewaken én bewaren hanteren wij de volgende principes:

Wet- en regelgeving
• We houden ons aan wet- en regelgeving.
• We zijn bekend met en houden ons aan alle regels die de Algemene
Ledenvergadering heeft vastgesteld. In geval van onduidelijkheid over de
interpretatie van deze regels kan men zich wenden tot het bestuur van VBN dat
uitsluitsel zal geven.
Mensen
• We respecteren en steunen internationaal erkende mensenrechten voor alle
belanghebbenden. Dat betekent dat wij anderen niet discrimineren of lastigvallen
op basis van bijvoorbeeld ras, kleur, sekse, seksuele oriëntatie, leeftijd, religie,
politieke voorkeur, nationale, etnische of sociale afkomst.
• We respecteren de privacy van alle betrokkenen. We verzamelen, verwerken en
gebruiken alleen persoonsgegevens als dit echt nodig is voor ons werk. Wij
hebben een privacyreglement dat op onze website staat.
Veiligheid
• We doen ons uiterste beste om een veilige werkomgeving te creëren waarin
iedereen verantwoordelijkheid neemt voor zijn/haar eigen veiligheid en die van
anderen. Veiligheid staat altijd op de eerste plaats, zowel voor onze potentiële
klanten, vrijwilligers en toeleveranciers als voor de producten.
• Wij voeren een actief en actueel (werkomstandigheden-)veiligheidsbeleid.
• Wij zijn bekend met en handelen altijd in lijn met het Handboek Voedselveiligheid.
Milieu
• Samen met onze partners, zoals producenten en supermarkten, doen we ons best
om voedselverspilling tegen te gaan.
• We hebben een inspanningsverplichting het milieu met onze activiteiten zo min
mogelijk te belasten.
Publieke activiteiten
• Onze communicatie met anderen, zowel extern als intern, is altijd respectvol en
neutraal.
• Wij gaan professioneel om met klachten van onze klanten en vrijwilligers. De
klachtenregeling is onderdeel van het Voedselbank Reglement en staat ook op de
website.
• Als voedselbankorganisatie steunen we bijvoorbeeld geen politieke partijen en
verlenen we geen diensten of financiële bijdragen aan politici.
• Vertrouwelijke informatie
• We gaan netjes om met alle vertrouwelijke informatie over onze
voedselbankorganisatie en anderen. Daarnaast beschermen we onze data tegen
ongeoorloofde openbaarmaking.
• Alle bestuursleden van de voedselbankorganisatie tekenen een
geheimhoudingsverklaring, voor zover deze niet al is opgenomen in de
vrijwilligersovereenkomst, waarvan modellen beschikbaar zijn.

Belangenverstrengeling
• We vermijden elke schijn van mogelijke belangenverstrengeling. Dit betekent dat
we ons onpartijdig gedragen in het belang van onze voedselbank-organisatie. Als
persoonlijke belangen in strijd zijn hiermee, dan zijn we daar open en eerlijk over
en treden indien nodig terug.
• We geven of accepteren geen geschenken of diensten die leiden tot beïnvloeding
van onze onpartijdige besluitvorming.
Onze goederen
• We zijn er allemaal verantwoordelijk voor dat de goederen van de
voedselbankorganisatie worden beschermd, zoals auto’s en computers, maar ook
onze voorraden.
• Niemand gebruikt spullen van de voedselbankorganisatie privé (tenzij daar
uitdrukkelijk toestemming voor is gegeven door het bestuur, dan wel door een door
het bestuur aangewezen persoon) en gaat daar zeker niet mee handelen.
• De voedselbankorganisatie bepaalt zelf wat er met het voedsel gebeurt dat niet, of
niet tijdig, wordt opgehaald, of anderszins niet voor uitdeling aan klanten in
aanmerking komt. De voedselbankorganisatie stelt hiervoor zelf een beleid vast,
waarover al hun vrijwilligers geïnformeerd moeten worden. Als onderdeel van dit
beleid is dat dit voedsel ook aan vrijwilligers kan worden uitgedeeld, kan dit slechts
gebeuren met toestemming van het bestuur van de voedselbankorganisatie, of een
door dit bestuur gemachtigde persoon.
Status en toetsing
• VBN, alle voedselbanken en RDC’s hebben de ANBI-status en zijn dus door de
belastingdienst gecontroleerd op een aantal criteria voor goede
doelenorganisaties. Als er sprake is van een nieuwe stichting, dan kan het bestuur
van VBN voor het verkrijgen van de ANBI status een overgangsperiode van
maximaal 12 maanden vaststellen.
• VBN, alle voedselbanken en RDC’s dragen ervoor zorg dat hun statuten niet in
strijd zijn met de door de Algemene Ledenvergadering vastgestelde modelstatuten.
Transparantie
• VBN, alle voedselbanken en RDC’s geven via hun website o.a. inzicht in de gelden voedselstromen. Ze publiceren hiertoe o.a. tijdig een jaarverslag met
jaarrekening.
• Deze stukken worden na vaststelling naar de penningmeester van VBN gezonden.

Bestuurssamenstelling
• Besturen van voedselbankorganisaties bestaan uit minimaal drie leden. Als door
onvoorziene omstandigheden minder dan drie bestuursleden in het bestuur zitting
hebben, worden binnen zes maanden nieuwe bestuursleden benoemd, waardoor
weer het getal van drie bereikt wordt. Lukt het niet binnen zes maanden voldoende
bestuursleden te vinden, dan kan het bestuur van VBN op verzoek van de
voedselbankorganisatie tijdelijke bestuursleden voordragen. Deze bestuursleden
worden door de zittende bestuursleden benoemd. Zodra definitieve bestuursleden
zijn gevonden, treden de door het bestuur VBN voorgestelde tijdelijke
bestuursleden weer af.
• In de besturen van de voedselbankorganisatie zitten geen familieleden of
aangetrouwde familieleden in de 1e en 2e graad (1e graad: partner, ouders, schoonouders, kinderen, schoonzoons en schoondochters. 2e graad: broers,
zussen, kleinkinderen, opa’s, oma’s, schoonzussen, zwagers, stiefzussen en
stiefbroers).
• Bestuursleden van alle voedselbankorganisaties kunnen maximaal drie
zittingsperioden van 4 jaar zitting hebben in hun bestuur.
• Alle bestuursleden van de voedselbankorganisatie hebben een positieve
Verklaring omtrent het Gedrag voor Natuurlijke Personen (VOG-NP) aangevraagd
en zonder bezwaar verkregen. Hetzelfde geldt voor de algemeen coördinatoren op
de werkvloer (“bedrijfsleiders”) en voor alle intakers bij voedselbanken die zelf de
intake doen, dan wel de intakes van derden accepteren.
• Bij bestuursaangelegenheden zoals het aangaan van overeenkomsten en
betalingen wordt het vierogen-principe toegepast. Dit houdt in dat er altijd minimaal
twee bestuursleden meekijken en tekenen bij dergelijke activiteiten en hun
goedkeuring verlenen.
Vrijwilligersoverleg
Bij alle voedselbankorganisaties wordt ten minste twee keer per jaar een overleg met
alle vrijwilligers gevoerd.

Vertrouwenspersoon
Bij alle voedselbankorganisaties wordt een niet met de desbetreffende
voedselorganisatie verbonden, onafhankelijke vertrouwenspersoon aangesteld. Deze
aanstelling kan ook op regioniveau plaatsvinden na vaststelling binnen het ROP.
Voedselbankorganisaties of regio’s die geen eigen vertrouwenspersoon hebben
aangesteld, kunnen een beroep doen op het landelijk team van met VBN verbonden
vertrouwenspersonen.
Geen fraude, bedrog of misleiding
We accepteren geen gedrag waarmee anderen worden bedrogen of misleid. We
verwachten dat elke vrijwilliger bijdraagt aan het voorkomen van fraude binnen onze
voedselbankorganisatie.
Melding van (vermoedens van) integriteitsschending
Wij moedigen iedereen aan die een vermoeden heeft van een integriteitschending om
dit te melden bij het bestuur van de betreffende voedselbankorganisatie. Vermoedens
van integriteitsschending kunnen ook worden gemeld bij de vertrouwenspersoon van
VBN en worden vertrouwelijk behandeld.

6. Gedragsregels bij (seksueel) grensoverschrijdend gedrag
Wat is (seksueel) grensoverschrijdend gedrag?
Onder (seksueel) grensoverschrijdend gedrag verstaan wij in ieder geval:
• elke vorm van ongewenst verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een
(seksuele) duiding, die als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van de andere
persoon naar zijn of haar eigen inzicht wordt aangetast; in het bijzonder;
• wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende
situatie wordt gecreëerd pestgedrag daaronder begrepen; of
• handelingen of gedragingen worden verricht die strafbaar zijn volgens het Wetboek
van Strafrecht.

Wat mag niet?
Alle soorten van (seksueel) grensoverschrijdend gedrag zowel fysiek als (non)verbaal
zijn ontoelaatbaar. Dat geldt zowel voor vrijwilligers onder elkaar (inclusief
bestuursleden die immers ook vrijwilliger zijn) als voor vrijwilligers ten opzichte van
klanten, leveranciers en donateurs, kortom voor iedereen met wie de vrijwilligers te
maken krijgen.

Speciale aandacht voor minderjarigen
• Alle seksuele handelingen, handelingen, contacten en relaties tussen vrijwilligers
en minderjarigen tot 16 jaar zijn onder geen beding geoorloofd en worden altijd
beschouwd als seksueel grensoverschrijdend gedrag.
• Een vrijwilliger mag een minderjarige nimmer op zodanige wijze aanraken, dat
deze aanraking naar redelijke verwachting als seksueel of erotisch van aard
ervaren zal worden.
• Vrijwilligers hebben de plicht een minderjarige naar vermogen te beschermen
tegen vormen van ongelijkwaardige behandeling en seksueel grensoverschrijdend
gedrag en zullen er actief op toezien dat de gedragscode door iedereen die bij de
minderjarige is betrokken, wordt nageleefd.

Meldplicht
• Indien een vrijwilliger (seksueel) grensoverschrijdend gedrag signaleert of daarvan
een sterk vermoeden heeft, is hij/zij verplicht hiervan melding te maken bij de
daarvoor door het bestuur aangewezen persoon/personen. Als deze
persoon/personen zelf het onderwerp van de klacht is/zijn, meld de vrijwilliger het
vermoeden bij het bestuurslid dat vrijwilligerszaken in de portefeuille heeft of bij
een (lokale, regionale of landelijke) vertrouwenspersoon of bij de secretaris van
VBN.
• Klanten en vrijwilligers dienen voor een dergelijke melding gebruik van de officiële
klachtenprocedure van de voedselbankorganisatie.

Wat zijn de (mogelijke) sancties?
Voor klachten ten aanzien van andere volwassen vrijwilligers zijn die gehonoreerd
worden, zijn de mogelijke door het bestuur van de voedselbankorganisatie op te leggen
sancties:
• een mondelinge of schriftelijke reprimande;
• het voor korte of langere of zelfs onbepaalde tijd uitsluiten van vrijwilligerswerk; of
• (hulp bij) aangifte bij justitie.

Voor klachten over klanten die ongewenst (seksueel) grensoverschrijdend gedrag aan
de dag leggen en die gehonoreerd zijn, zijn de mogelijke door het bestuur van de
voedselbankorganisatie op te leggen sancties:
• een mondelinge of schriftelijke reprimande;
• het voor korte of langere of zelfs onbepaalde tijd uitsluiten van het ontvangen van
voedsel; of
• (hulp bij) aangifte bij justitie.

Voor klachten van (seksueel) grensoverschrijdend gedrag ten aanzien van personen
jonger dan 17 jaar geldt dat er onverwijld hulp wordt geboden aan het de
desbetreffende persoon, waaronder aangifte bij justitie, onverminderd de eigen verantwoordelijkheid van het bestuur van de voedselbankorganisatie om juridische
actie te ondernemen.

7. Dilemma, wat nu?
Beland je in een dilemma en kom je niet tot het juiste antwoord? Stel jezelf de volgende
vragen:
• Mag het volgens de wet en is het rechtvaardig?
• Is het in overeenstemming met onze kernwaarden (zie pagina 1)?
• Zou ik er persoonlijk verantwoordelijkheid voor nemen?
• Wat zou de maatschappij ervan vinden?
Je kunt je dilemma ook voorleggen aan een (lokale, regionale of landelijke)
vertrouwenspersoon.

8. Handhaving gedragscode
Het bestuur van een voedselbankorganisatie is zelf verantwoordelijk voor de
handhaving van dit integriteitsbeleid binnen haar organisatie. Het bestuur van VBN is
verantwoordelijk voor de handhaving bij de eigen vrijwilligers.
Mocht het bestuur van een voedselbankorganisatie, niet goed weten hoe in een
bepaalde zaak te handelen, dan kan het advies vragen aan de secretaris van VBN.
Mocht het bestuur van een voedselbankorganisatie in gebreke blijven om maatregelen
te nemen, dan kan VBN hulp aanbieden. Mocht die hulp worden geweigerd en mocht
het imago van voedselbankorganisaties in Nederland hierdoor schade dreigen op te
lopen, dan zal het bestuur van VBN gebruik maken van de mogelijkheden tot
handhaving van deze integriteitscode zoals vastgelegd in het Voedselbank Reglement.

9. Tot slot
Bestuursleden en andere vrijwilligers van een voedselbankorganisatie kunnen met hun
vragen over integriteit altijd terecht bij de secretaris van VBN.
Veel informatie is ook te vinden op de digitale kennisbank Voedingsbodem; zoals een
model geheimhoudingsverklaring, een model vrijwilligersovereenkomst een model
klachtenregeling voor klanten en vrijwilligers en een model privacy statement.

**********

Bijlage 6 In het Engels en Arabisch #

De tekst in het Engels en Arabisch: Integriteitscode voor voedselbankorganisaties in Engels en Arabisch