1. Een privé e-mailadres is een persoonsgegeven. Als een medewerker van Voedselbanken Nederland een privé e-mailadres van iemand wil publiceren, is daar toestemming van deze persoon voor nodig. Krijgt hij of zij geen toestemming, dan is er een andere oplossing: maak een apart e-mailadres voor deze voedselbankactiviteit aan, waarin geen namen van opgenomen. Denk bijvoorbeeld aan: donateurs@voedselbankennederland.nl.

2. Een zakelijk e-mailadres waarin de naam van een persoon is opgenomen is eveneens een persoonsgegevens. Voor het publiceren van een zakelijk e-mailadres is een geldige reden (ook wel grondslag genoemd) nodig. Hierbij kan het gaan om toestemming, maar ook een gerechtvaardigd belang kan hier een geldige reden zijn. Zie voor meer informatie over de grondslagen het document ‘Wanneer mag je persoonsgegevens verwerken’ op de privacypagina van de Voedingsbodem.

3. Als u een groepsmail verzendt aan privé e-mailadressen, adresseer de deelnemers dan in de BCC (Blind Copy). Op die manier voorkomt u dat u de deelnemers elkaars e-mailadres stuurt. Het verstrekken van een privé e-mailadres aan iemand anders mag namelijk alleen met toestemming van de betrokkenen.

4. Controleer of de bijlage – met eventuele persoonsgegevens (Bijv. een adressenlijst) – die u verstuurt wel voor alle ontvangers is bestemd.

5. Meld de vertrouwelijkheid van uw e-mail aan de ontvanger. Dit kan door in de handtekening van uw e-mail de volgende tekst op te nemen:
“De informatie verzonden met dit e-mail bericht is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde(n). Gebruik van deze informatie door anderen dan de geadresseerde(n) is verboden. Openbaarmaking, vermenigvuldiging, verspreiding en/of verstrekking van deze informatie aan derden is niet toegestaan.”

6. Ontvangt u een e-mail die niet voor u bestemd is? Meld dit aan de verzender en verwijder vervolgens de e-mail.

7. Ontvangt u een bijlage met persoonsgegevens (adressenbestand/namenlijst e.d.) die niet voor u bestemd is of die u niet nodig heeft voor de uitoefening van uw voedselbanktaak? Meld dit aan de verzender en verwijder de e-mail en bijlage.

8. Ontvangt u persoonsgegevens in het kader van uw voedselbanktaak? Bewaar deze gegevens in een beveiligde digitale omgeving of op een andere beveiligde plek op uw computer.

9. De persoonsgegevens mogen niet aan derden worden verstrekt en niet worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor ze zijn verzameld.

10. Heeft u persoonsgegevens (adressenlijst, of deelnemerslijst, contactpersonenlijst e.d.) niet meer nodig voor uw voedselbanktaak? Dan moeten de gegevens direct worden verwijderen.

Tekst dd 10 april 202